W zeszłym miesiącu pracodawca oddelegował mnie w podróż służbową na 35 dni. Z racji tego, ze podróż trwa ponad miesiąc, mój bagaż był znacznie większy niż dopuszczalny (powyżej 32 kg). Czy koszty związane z podróżą służbową, tj. opłata za nadbagaż zostanie mi zwrócone? Czy takie koszty będą potraktowane jako mój przychód?

Grażyna, Żary

 

Koszty związane z podróżą służbową - zwrot od pracodawcy

Co do zasady pracodawca zwraca pracownikowi wszystkie niezbędne koszty związane z podróżą służbową do udokumentowanej wysokości.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych do kosztów związanych z podróżą służbową zalicza się opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Par. 18 wyżej wskazanego rozporządzenia wskazuje, że pracodawca może (ale nie musi!) wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Koszty związane z podróżą służbową a przychód pracownika

Jeżeli pokrywa Pani koszty opłat związanych z nadbagażem (powyżej limitu 30 kg) podczas podróży służbowej trwającej powyżej 30 dni, zwrot tych wydatków stanowi przychód pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, który nie podlega zwolnieniu z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy. Zwrot opłat związanych z nadbagażem stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Opodatkowaniu podlegają koszty zwrócone pracownikowi ponad limit.