Kontrola pracownika na zwolnieniu lekarskim - wszystko co warto wiedzieć

Pracownik na zwolnieniu lekarskim ma co do zasady przeznaczyć ten czas na odpoczynek, kurację i jak najszybszy powrót do zdrowia. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy zwolnienie lekarskie stanowi pretekst do uzyskania dodatkowego czasu na załatwienie spraw prywatnych, a nawet na podjęcie dodatkowego zajęcia zarobkowego. W związku z tym pracodawca, którego pracownik poszedł na zwolnienie, może go skontrolować. Kontrola pracownika jednak musi się odbyć w odpowiedni sposób.

Kontrola pracownika – kto może ją przeprowadzić?

Przepisy w jasny sposób określają, kto ma prawo kontrolować pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich.

Kontrola pracownika może zostać przeprowadzona osobiście przez pracodawcę – pod warunkiem, że zatrudnia on powyżej 20 osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Jednak ma on również możliwość delegować do tego zadania inną osobę po nadaniu jej imiennego upoważnienia. Zazwyczaj do przeprowadzenia kontroli zostaje oddelegowany jeden z pracowników firmy.

Ponadto pracodawca może także wnioskować o przeprowadzenie kontroli przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W takiej sytuacji można się zwrócić nawet do lekarzy orzeczników zatrudnionych w ZUS-ie. Tacy kontrolerzy mają bowiem prawo ustalić, czy rzeczywiście dane zwolnienie lekarskie jest uzasadnione względami medycznymi.

Upoważnienie dawane kontrolującemu powinno być zgodne ze wzorem, który został przedstawiony w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Kiedy powinno się przeprowadzić kontrolę?

Przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wskazują, że kontrole mające na celu zweryfikowanie poprawności korzystania ze zwolnienia lekarskiego powinny być wykonywane w miarę potrzeb. Co do zasady nie powinno wyznaczać się z góry określonych terminów do przeprowadzenia weryfikacji zachowań pracowniczych. Zalecane również jest zwiększenie liczby kontroli w okresach występowania wzmożonych absencji pracowniczych, czy to chorobowych, czy tych wynikających z przymusu sprawowania opieki nad członkiem rodziny.

Kontrola pracownika – gdzie należy jej dokonać?

Od 2019 roku ubezpieczeni, tzn. pracownicy oraz osoby zatrudnione posiadające prawo do ubezpieczenia chorobowego, zobowiązani są do przekazania lekarzowi wystawiającemu zwolnienie lekarskie informacji o miejscu pobytu w czasie choroby. Obowiązek ten odnosi się do sytuacji, w której chorujący, w trakcie absencji, będzie przebywał pod adresem innym niż adres podany w dokumentacji medycznej ubezpieczonego.

Kontrola pracownika może zostać przeprowadzona w miejscu jego zamieszkania, ale także w miejscu jego czasowego pobytu, w drugim miejscu pracy albo – jeśli pracownik jest jednocześnie przedsiębiorcą – w miejscu, w którym prowadzi on działalność gospodarczą. Podstawową przesłanką uprawniającą do stwierdzenia, że pracownik nadużył zwolnienia, jest jego nieobecność w miejscu zamieszkania lub pobytu. Jednakże warto przy tym pamiętać, że nie jest to przesłanka przesądzająca sprawę – nieobecność może być bowiem uzasadnioną wizytą u lekarza czy też koniecznością rehabilitacji. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do wyznaczenia pracownikowi terminu, w którym będzie on musiał wyjaśnić przyczyny swojej nieobecności. Jeśli podwładny odmówi udzielenia odpowiedzi lub też przekroczy wyznaczony termin, można uznać, że udzielone zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Przykład 1.

Pracodawca 12 marca 2023 roku zdecydował się skontrolować swojego pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim ze względu na powziętą informację, że rzekomo dana osoba w trakcie swojej absencji wyjechała na urlop. W wyznaczonym terminie pracodawca nie zastał pracownika w domu. Pracownik zapytany o nieobecności stwierdził, że we wskazanym czasie przebywał w aptece. Na dowód swoich słów przedstawił wyciąg z karty bankowej potwierdzający zakup.

Jak pracodawca powinien kontrolować swojego pracownika?

W pierwszej kolejności płatnik składek sprawdza, czy jego pracownik lub osoba zatrudniona opłacająca składki na ubezpieczenie chorobowe we wskazanym na zwolnieniu lekarskim okresie niezdolności do wykonywania pracy rzeczywiście wykorzystuje zwolnienie zgodnie z ogólnie przyjętymi normami. Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest zweryfikować, czy chory w trakcie zwolnienia lekarskiego nie wykonuje pracy zarobkowej, np. na rzecz innego pracodawcy.

Kontrola przeprowadzona przez pracodawcę może polegać również na weryfikacji formalnej zaświadczeń lekarskich będących podstawą do zwolnienia z wykonywania pracy. W praktyce oznacza to, że płatnik składek powinien wręcz zweryfikować, czy:

• zaświadczenie lekarskie nie zostało sfałszowane oraz
• czy zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich.

Kontrolę może przeprowadzić również pracodawca pracownikowi korzystającemu z możliwości sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny (dzieci, wstępni i zstępni). W tym przypadku proces postępowania wygląda jak powyżej, z czego dodatkowo płatnik może skontrolować, czy w danym gospodarstwie domowym nie ma innych członków rodziny, którzy mogliby świadczyć opiekę nad chorym.

Protokół z kontroli pracownika

Każdorazowa kontrola pracownika powinna zostać podsumowana protokołem. W takim dokumencie każdorazowo należy zawrzeć wszystkie fakty, które kontroler uznaje za istotne w kontekście przeprowadzonych czynności. Natomiast w przypadku, gdy zwolnienie jest wykorzystywane nieprawidłowo, konieczne będzie uwzględnienie w protokole także świadczących o tym zdarzeń. Wzór protokołu również można znaleźć w formie załącznika do wspomnianego wyżej rozporządzenia.

W przypadku, gdy pracodawca ma podstawy sądzić, że jego pracownik błędnie korzysta ze zwolnienia lekarskiego, ma prawo przeprowadzić niezapowiedzianą kontrolę swojemu pracownikowi. Potwierdzenie takiego stanu rzeczy może skutkować dla pracownika karą w postaci pozbawienia go prawa do wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego.