20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów - tak dokładnie brzmi zasada Pareto. Co to oznacza? Prościej można powiedzieć, że tak naprawdę niewielka część naszych zadań czy pracy generuje aż 80% zysków i korzyści. Dzięki jej zastosowaniu można zaoszczędzić czas i znaleźć takie miejsca w swojej pracy, które zatrzymują naszą produktywność. Jak wykorzystywana jest zasada Pareto w pracy?

Na czym polega zasada Pareto?

Zasada Pareto, zwana też zasadą 80/20 czy 80 na 20, została sformułowana na początku lat 50. przez Josepha Jurana, jednak opierała się na zależności, którą zauważył Vilfredo Pareto - mianowicie 80% dóbr całego świata jest własnością 20% ludzkości. Przekładając te wartości na inne zmienne, okazuje się, że w przypadku czynności powtarzalnych zasada ta sprawdza się. Oczywiście nie zawsze jest to dokładny stosunek, wartości są raczej obrazowe i nie będą miały zastosowania do każdej sytuacji, jednak w wielu przypadkach zasada Pareto doskonale się sprawdza.

Zasada Pareto - przykłady

Jak wygląda zasada Pareto w codziennym życiu i gdzie możemy ją zauważyć? Przykładów jest wiele i chodzi tutaj między innymi o takie sytuacje, jak:

  • sytuacje drogowe - ok. 20% kierowców generuje aż 80% wypadków.

  • miejsca w internecie - można to zauważyć na przykład na forach internetowych. Choć zazwyczaj zarejestrowanych jest wielu użytkowników, 20% z nich generuje zazwyczaj 80% treści. Podobnie jest także na portalach, np. YouTubie. Choć kanały posiadają wielu subskrybentów, 80% komentarzy pochodzi od 20% z nich.

  • egzaminy - zazwyczaj 80% egzaminu opiera się na 20% materiału. Dlatego też szybkie powtórki nie powinny polegać na uczeniu się wszystkiego po trochę. Warto zadać sobie pytanie, co jest najważniejsze i właśnie te zagadnienia przypomnieć uczniom czy studentom.

  • garderoba - z pewnością niemal każdy podczas sprzątania szafy przekonuje się, że ma mnóstwo ubrań, których nie nosi wcale, a ok. 20% ubrań mamy na sobie przez 80% czasu.

Takie przykłady można mnożyć, a jeżeli zauważymy pewne zależności, możemy nauczyć się dzięki zasadzie Pareto oszczędności czasu i miejsca.

Czy zasada Pareto ma swoje zastosowanie w pracy?

Niemal oczywiste wydaje się zastosowanie zasady Pareto w codziennej pracy. Takie zarządzanie sobą i zadaniami powinno być ważne dla ludzi związanych z biznesem i mowa tutaj nie tylko o przedsiębiorcach, lecz także pracownikach. Działania 80 na 20 mogą usprawnić działanie firmy i jej pracowników. Jak to zrobić?

Na początku musimy zdać sobie sprawę, że w dużej mierze tylko 20% naszych działań daje aż 80% wyników. Tym samym warto się na nich skupić. Przykładowo załóżmy, że pracujemy w firmie, w której praca polega przede wszystkim na telefonicznych rozmowach z klientami. Każdego z nich staramy się traktować z należytym szacunkiem, poświęcamy im wiele czasu, mimo że zauważamy, w jak wielu przypadkach tłumaczymy coś setny raz, a i tak nie przekłada się to na wyniki. Zdajemy sobie sprawę, że tak naprawdę tylko 20% naszych klientów tak naprawdę daje naszej firmie zyski, a u reszty są to wielkości znikome, z kolei poświęcony im czas można mierzyć godzinami. Jeżeli zrezygnujemy ze współpracy z tymi klientami, a poświęcimy cały czas i możliwości właśnie wspomnianym 20% zwiększymy nie tylko swoje zyski, lecz także czas jaki poświęcamy pracy.

Dlatego też na początku warto określić zmienne, które możemy zmierzyć. Wyznaczmy takie czynności, które rzeczywiście mogą generować 80% rezultatów i nad którymi zdecydowanie warto pracować. Sprawdźmy, jakie zadania są powtarzalne i obserwujmy je. Analizujmy poświęcany im czas - czy możemy zrobić więcej? Czy go nie marnujemy? Czy w naszej pracy nie znajdują się rozpraszacze, które można wyeliminować?

Jeżeli znajdziemy takie zadanie, przy którym odpowiedź na postawione powyżej pytania jest twierdząca, przyjrzyjmy się im dokładniej i sprawdźmy, które elementy tej pracy przynoszą największe korzyści. Kiedy je odnajdziemy, będziemy mogli skupić się nad nimi w pełni, zwiększyć swoją produktywność i zaoszczędzić czas.

Zasada Pareto - podsumowanie

Dzięki zastosowaniu zasady Pareto w swojej pracy można odnaleźć miejsca, w których zanika produktywność i efektywność. Czasami nadmiernie bowiem skupiamy się na zadaniach nieistotnych, z których tak naprawdę można byłoby zrezygnować i nic by to nie zmieniło w działaniu firmy. Jeżeli odnajdziemy 20%, które generuje 80% zysku, będziemy mogli poświęcić tej części znacznie więcej czasu.

Czasami naprawdę warto zrezygnować z klientów czy usług, jeżeli zaczynamy boleśnie odczuwać, jak wiele temu poświęcamy, a jak niewiele otrzymujemy w zamian. Istnieje powiedzenie mówiące o tym, że klient powinien być naszym panem, jednak nie do końca należy tak na niego spoglądać. Owszem, wzajemny szacunek i dobra współpraca to istotne wartości, jednak jeżeli zaczynamy zdawać sobie sprawę z tego, jak bezcelowe działania prowadzimy, nierzadko warto po prostu zakończyć współpracę.

Dzięki zasadzie Pareto możemy uporządkować swoją pracę i życie! Przypomnijmy sobie chociażby o garderobie. Skoro nosimy przez 80% czasu tylko 20% ubrań, może warto pozbyć się reszty i oczyścić przestrzeń? 80% naszych ubrań po prostu zalega w szafie i zabiera miejsce do przechowywania.

Zdecydowanie warto przemyśleć wprowadzenie zasady Pareto do życia i pracy, może bowiem zmienić na lepsze sposób w jaki gospodarujemy swoim czasem. Dzięki temu będziemy o krok bliżej do sukcesu, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Wystarczy tylko dokładnie obserwować powtarzalne zjawiska i wyciągać z nich prawidłowe wnioski.