Pracownik rozpoczynający pracę podaje pracodawcy swoje dane poprzez wypełnienie kwestionariusza osobowego. Aktualne dane są bardzo istotne, jeżeli chodzi o nawiązanie i funkcjonowanie stosunku pracy. Dowiedz się, dlaczego pracodawcy powinna być zgłaszana każda zmiana danych osobowych.

Udostępnianie danych osobowych pracodawcy

Według kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika udostępnienia następujących danych:

  • imion i nazwiska,
  • imion rodziców,
  • daty urodzenia,
  • miejsca zamieszkania,
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W razie potrzeby pracownik powinien podać w swoim zakładzie pracy inne dane dotyczące na przykład:

  • numeru identyfikującego PESEL,
  • imion i nazwisk swoich dzieci - jeżeli korzysta z uprawnień rodzicielskich,
  • osoby, z którą należy się skontaktować w razie wypadku,
  • urzędu skarbowego dla celów rozliczeniowych
  • oddziału NFZ
  • innych kwestii (jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów)

Zmiana danych osobowych

Pracownik, który zmienia dane osobowe, powinien jak najszybciej powiadomić o tym swojego pracodawcę. Jest to szczególnie ważne, szczególnie jeśli chodzi o ubezpieczenie. Pracodawca ma bowiem obowiązek zgłoszenia zmiany danych w terminie 7 dni od daty zaistnienia tej zmiany. Niepoinformowanie ZUS na przykład o zmianie nazwiska czy oddziału NFZ może być przyczyną niepotrzebnych komplikacji w razie korzystania ze świadczeń bezpłatnej służby zdrowia.

Zmiana danych osobowych takich jak adres zamieszkania czy właściwości urzędu skarbowego istotna jest przy rozliczeniu rocznym PIT-11. Podanie nieprawidłowych danych powoduje konieczność sporządzania zbędnych korekt deklaracji, przez co pracownik ma mniej czasu na rozliczenie się z fiskusem. W przypadku zmiany pracy były zakład pracy może przesłać PIT-11 na nieaktualny adres, przez co w ogóle deklaracja ta może nie trafić do pracownika. W przypadku zmiany adresu zamieszkania, która powoduje także zmianę właściwego urzędu skarbowego, należy powiadomić nie tylko aktualnego pracodawcę, ale także pozostałych płatników podatku dochodowego (byłego pracodawcę, zleceniodawcę), którzy odprowadzali zaliczkę na podatek dochodowy w danym roku.

Forma powiadomienia pracodawcy o zmianie danych osobowych

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie powinna być  zgłoszona pracodawcy zmiana danych osobowych. Można zatem dokonać tego:

  • ustnie,
  • pisemnie,
  • w formie elektronicznej.

Niezaprzeczalnie najlepszą formą jest oświadczenie pracownika sporządzone na piśmie, gdyż może być ono istotnym dowodem w razie sporów pomiędzy stronami stosunku pracy.