Poradnik Pracownika

10 porad jak sprawnie wdrożyć pracę zdalną w firmie

Praca zdalna może być tak samo, jeśli nie bardziej, efektywna niż praca z biura. Sukces nie przychodzi jednak od razu - kluczowe jest odpowiednie wdrożenie pracowników, by home office nie skutkowało rozproszeniem uwagi i spadkiem motywacji. Jak odpowiednio przejść na tryb pracy zdalnej w firmie?

Jak wygląda praca zdalna w 2020 roku?

Popularność pracy zdalnej stopniowo wzrastała w przeciągu ostatnich kilkunastu lat. Pierwszy kwartał roku 2020 był jednak przełomowy - aby uchronić pracowników przed negatywnymi skutkami pandemii, wiele firm musiało w natychmiastowym trybie zamknąć biura i przenieść pracę do domów. 

Niosło to za sobą sporo wyzwań, ale i niewątpliwych zalet. Z badania Future of Work, przeprowadzonego przez Crain wśród managerów, wynika, że aż 78% respondentów uważa elastyczny harmonogram i możliwość pracy zdalnej za najskuteczniejszy niepieniężny sposób na zatrzymanie pracowników. Z kolei badanie Gallup wykazało, że zdalni pracownicy mogą być o 20-25% bardziej produktywni od ich kolegów wykonujących obowiązki w biurze. Poniżej znajdziesz 10 praktycznych porad przygotowanych przez zespół Fly On The Cloud.

Jak zorganizować pracę zdalną w firmie?

1. Zacznij od sprawnej komunikacji

Pierwszym aspektem, który może znacznie pogorszyć się od przejścia na pracę zdalną, jest komunikacja. Gdy każdy wykonuje swoje obowiązki z innego miejsca, przekazywanie zadań, kontrola czy wspólna praca nad projektami może być utrudniona. Ważne jest, aby manager pozostawał w stałym kontakcie z członkami zespołu i był dla nich dostępny. 46% pracowników uważa, że manager, którego cenią, to taki, który podczas pracy zdalnej nie pozostawia ich samych sobie (badanie Harvard Business Review).

2. Dobierz narzędzia do komunikacji

Komunikację muszą wesprzeć też odpowiednie narzędzia. Rozwiązania takie, jak wspólny komunikator dla całej firmy, program do wideorozmów czy wspólne dyski dostępne w chmurze pozwalają uniknąć wymieniania nieefektywnych maili i skracają ścieżkę podejmowania decyzji. Wiele firm wykorzystuje takie systemy, jak Slack czy cały zestaw usług Google Workspace, by przenieść całą komunikację firmową w jedno miejsce.

3. Egzekwuj wykonywanie zadań

Chaos w pierwszych dniach pracy zdalnej to nic nadzwyczajnego. Jak go okiełznać? Jasno określ oczekiwania wobec pracowników i egzekwuj je za pomocą odpowiednich narzędzi. Niektóre zespoły lubią pracować w trybie tzw. sprintów, inne organizują pracę z miesięcznym wyprzedzeniem. Ważne jest wypracowanie metody odpowiednie dla danej branży, ale też możliwości konkretnego zespołu.

4. Planuj pracę

Gdy komunikacja przenosi się do online’u, właściwe planowanie pracy ma jeszcze większe znaczenie. Pomogą Ci takie narzędzia, jak Asana czy Trello, w których stworzysz listę zadań, przyporządkujesz je do pracowników i projektów, a następnie będziesz śledzić, jak idzie postęp prac.

5. Przechowuj dokumenty w chmurze

Gdy cała firma przechodzi na pracę zdalną, na początku problematyczny może okazać się obieg dokumentów. Wcześniej przechowywane na wewnętrznych dyskach, a czasem również fizycznie, nagle muszą być dostępne z każdego miejsca w Polsce czy nawet na świecie. Wówczas pomocne okazuje się skorzystanie z rozwiązania chmurowego. 

Na dysku w chmurze możemy umieścić pliki tekstowe, grafiki lub inne dowolne dokumenty, a następnie przydzielić dostęp do nich poszczególnym pracownikom bądź całej firmie. Microsoft OneDrive czy Google Drive to tylko niektóre z opcji dostępnych na rynku. Chmura daje natychmiastowy dostęp do plików, które, co ważne, np. w przypadku usług Google, są szyfrowane i podczas przesyłania, i w stanie spoczynku.

6. Zbadaj zapotrzebowanie na sprzęt

Programista, księgowy czy tłumacz - każdy z nich, nawet pracując w jednej firmie, może mieć skrajnie inne potrzeby sprzętowe. Kiedy rezygnujecie z pracy w biurze, już na wstępnie warto zbadać, jakich rozwiązań będą potrzebować poszczególni pracownicy i w miarę możliwości zapewnić urządzenia, które zapewnią komfort pracy w domu.

7. Mierz czas pracy

Mierzenie czasu pracy nie ma na celu kontrolowania pracowników, ale usprawnienie procesów i zapewnienie możliwości sprawiedliwego podziału zadań między członków zespołu. Takie narzędzia, jak Toggl czy Clockify pozwolą pracownikom szacować, ile czasu zajmują im poszczególne zadania, a managerom lepiej nadzorować grafik.

8. Zapewnij rozwój

Kiedy przechodzicie na całkowicie zdalny tryb pracy, dzielenie się wiedzą może być utrudnione. Nie zapominaj o potrzebie rozwoju pracowników i skorzystaj z platform, które umożliwiają ciągłe poszerzanie wiedzy i możliwość nabycia nowych umiejętności.

9. Wdrażaj nowych pracowników

Zdalny onboarding to wyzwanie zarówno dla działu HR, jak i dla nowego pracownika. Ten proces tym bardziej nie może zejść na dalszy plan podczas pracy zdalnej. Pamiętaj o wdrożeniu nowych pracowników i zapoznaniu ich z procedurami podczas trybu „home office”. W tym celu najlepiej jest przygotować prezentację o kulturze i wartościach wyznawanych przez firmę oraz zapewnić dostęp do dokumentów, w których nowi pracownicy znajdą odpowiedzi na nurtujące ich pytania.

10. Organizuj spotkania integracyjne

Zdalna praca nie musi oznaczać całkowitego ograniczenia bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami. Nie zawsze (chociażby w trakcie pandemii) jest to możliwe, ale kiedy okoliczności temu sprzyjają - warto organizować cykliczne spotkania na neutralnym gruncie. Wspólne wyjście na kręgle, wigilia firmowa czy nawet niezwiązane z pracą wideorozmowy: to wszystko wzmacnia relacje w zespole i poprawia komunikację.

Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki okażą się przydatne podczas wdrażania pracy zdalnej w Twojej firmie.

Tekst zewnętrzny, artykuł partnera