Poradnik Pracownika

Czy auto służbowe zaparkowane pod domem to koszt pracownika?

Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach mobilnych, w tym zarządczych, mają możliwość otrzymania od pracodawcy samochodu służbowego. Za pojazd służbowy odpowiedzialny jest pracownik. Czy zatrudniony ponosi jakikolwiek koszt związany z wykorzystaniem samochodu? Czy auto służbowe może być garażowane pod domem? W artykule wyjaśniamy te kwestie!

Mienie powierzone

Kodeks pracy, a konkretnie artykuły od 124 do 127, umożliwiają przekazywanie pracownikom wartościowych przedmiotów, np. samochodów. Za powierzony pracownikowi pojazd służbowy oraz inne mienie odpowiada pracownik. Szczegóły tej odpowiedzialności oraz warunki powierzenia określa zwykle umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim, oprócz kwestii formalnych, zapisy dotyczące tego, czy auto będzie służyć wyłącznie celom służbowym, czy też celom prywatnym. Jeśli zatrudniający będzie chciał powierzyć auto tylko na cele służbowe, warto aby pracownik miał zawarte w swojej umowie zapisy dotyczące garażowania samochodu oraz miejsca jego parkowania. Wskazane jest także, by w umowie znalazły się informacje, co dzieje się z pojazdem w trakcie urlopu pracownika lub też podczas jego dłuższej absencji.

Przykład 1.

Pracownik otrzymał auto służbowe od swojego pracodawcy wyłącznie na cele służbowe. W umowie zawarto zapis: „Pracownik będzie używał samochodu do czynności związanych z działalnością Pracodawcy. W przypadku urlopu wypoczynkowego Pracownika zobowiązany jest on zdać samochód wraz z dowodem rejestracyjnym i kluczykami na czas urlopu przedstawicielowi Pracodawcy”. Taki zapis gwarantuje, że użycie samochodu przez pracownika może odbywać się wyłącznie na cele firmowe, nie zaś prywatne.

Obowiązki pracownika a auto służbowe

Jak już wcześniej wspomniano, za mienie powierzone odpowiada pracownik. Oznacza to, że ma on określone obowiązki względem powierzonej mu rzeczy. Przede wszystkim powinien dbać:

  • o powierzony samochód z należytą starannością, w tym być odpowiedzialnym za mycie samochodu i dbanie o odpowiedni poziom płynów;
  • o parkowanie lub garażowanie samochodu po zakończeniu pracy, na parkingu obok siedziby pracodawcy lub w indywidualnym miejscu parkowania wyznaczonym obok miejsca zamieszkania lub pobytu danego pracownika;
  • o zwrot samochodu wraz z wyposażeniem na żądanie firmy;
  • o zgłaszanie nieprawidłowości w działaniu samochodu;
  • o bezpieczną i ergonomiczną jazdę;
  • o przeglądy na czas oraz o sprawdzenie poziomu płynów w aucie.

Auto służbowe do celów służbowych

Podstawowym celem przyznawania pracownikom samochodu służbowego jest umożliwienie zatrudnionym wykonywania pracy w sposób efektywny. Na ogół auta służbowe otrzymują pracownicy, którzy pełnią kluczowe funkcje w firmie. Przyznanie aut służbowych pozwala na zwiększenie ich dyspozycyjności oraz mobilności. W wielu przypadkach auto służbowe służy wyłącznie do czynności związanych z działalnością pracodawcy. Warto pamiętać, że aby samochód był użytkowany zgodnie z umową, umowa powierzenia powinna zawierać zapis, że zabrania się pracownikowi korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych. Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych rodzi bowiem przychód po stronie pracownika, który należy opodatkować.

Auto służbowe do celów prywatnych

Jak już wcześniej wspomniano, auto służbowe ma przede wszystkim służyć celom służbowym, ale niewykluczone jest też używanie go do celów prywatnych. Korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych zalicza się do świadczeń nieodpłatnych, a ich wartość stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Zgodnie z artykułem 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownikowi używającemu samochodu służbowego do celów prywatnych przysługuje ryczałt. Wynosi on odpowiednio:

  • 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
  • 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień używania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych we wspomnianym przepisie. 

Garażowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika

Wielu pracowników korzystających z aut służbowych potwierdza, że auto firmowe jest bardzo ważnym narzędziem pracy. Sporo kontrowersji wzbudza jednak droga pracownika z pracy do domu i parkowanie auta pod domem. Rodzi się bowiem pytanie, czy poruszanie się pracownika na trasie praca–dom wpisuje się w wykonywanie obowiązków służbowych. Liczne wyroki oraz interpretacje jasno wskazują, że przejazdy pracownika samochodem służbowym pomiędzy miejscem parkowania lub garażowania samochodu służbowego znajdującym się w miejscu zamieszkania lub pobytu tego pracownika a miejscem pracy lub siedzibą pracodawcy stanowią realizację obowiązków służbowych tego pracownika i nie prowadzą do powstania po jego stronie jakiegokolwiek przychodu podatkowego.

Przejazdy pracownika na trasie praca–dom oraz parkowanie auta w miejscu zamieszkania nie rodzą konieczności zapłaty podatku po stronie pracownika.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca powinien wskazać w umowie powierzenia miejsce garażowania samochodu służbowego.

Pismo z 2 sierpnia 2018 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0112-KDIL3-1.4011.279.2018.3.GM

„Wyznaczenie miejsca parkowania/garażowania samochodu służbowego w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika ma umożliwić mu efektywną realizację obowiązków pracowniczych, w szczególności zapewnić szybki i bezpieczny dojazd do miejsca wykonywania tych obowiązków oraz zapewnić należytą ochronę samochodu służbowego przed uszkodzeniem czy kradzieżą.

W związku z powyższym, finansowanie przez Spółkę kosztów przejazdów pomiędzy miejscem zamieszkania/pobytu pracownika, a miejscem wykonywania pracy/siedzibą Spółki, nie stanowi dla tego pracownika żadnego dodatkowego przychodu podatkowego (przychodu ze stosunku pracy), gdyż jest realizacją obowiązków służbowych. Realizowanie przez pracownika obowiązków służbowych, w tym również przejazdów z miejsca zamieszkania/pobytu do miejsca pracy i z powrotem, będące obowiązkiem wynikającym z umowy o pracę oraz umowy o powierzeniu samochodu służbowego, nie może bowiem generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy w postaci innego nieodpłatnego świadczenia”.

Auto służbowe parkowane pod domem – podsumowanie

Auto służbowe nie rodzi przychodu po stronie pracownika, jeśli nie jest używane do celów prywatnych. Kiedy pojazd jest przeznaczony wyłącznie do celów służbowych, powinien być wykorzystywany tylko na cele pełnienia obowiązków służbowych. Użytkowanie samochodu do celów prywatnych obarczone jest koniecznością doliczenia pracownikowi przychodu, który należy opodatkować. Samo parkowanie auta pod domem oraz dojazd z pracy do domu nie wiąże się bezpośrednio z obowiązkiem opodatkowania przychodu po stronie pracownika – ważne są jednak odpowiednie zapisy w umowie powierzenia auta służbowego.