Poradnik Pracownika

Karta urlopowa - czy jest wymóg prowadzenia kart urlopowych dla pracowników?

Dokumentacja dotycząca urlopu wypoczynkowego musi być prowadzona w sposób indywidualny dla każdego z pracowników. Na dokumentację składają się nie tylko wnioski urlopowe, ale także dokumenty dotyczące zmiany terminu wypoczynku bądź odwołania z wolnego. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jaką dokładnie formę powinny mieć dokumenty dotyczące urlopów wypoczynkowych. Pewne wątpliwości dotyczą m.in. tego, czy jest wymóg prowadzenia kart urlopowych dla pracowników. 

Karta urlopowa - aktualne regulacje prawne 

W 2019 roku nastąpiło zmian w zakresie prowadzenia przez przedsiębiorców dokumentacji dotyczącej urlopów pracowniczych. Wcześniej, czyli do końca 2018 roku pracodawcy byli zobowiązani do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. W takiej karcie zawierano informacje na temat pracy w konkretnych dobrach, nadgodzinach, urlopach oraz nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy https://inewi.pl/

Odnośnie urlopów przechowywano także inne dokumenty, takie jak wnioski urlopowe, wnioski o przesunięcie urlopu bądź pisma odwołujące pracownika urlopu. Wszystkie wymienione dokumenty przedsiębiorcy musieli przechowywać przez 36 miesięcy. Po tym czasie dochodzenie roszczeń przez pracowników było uważane za niemożliwe, gdyż dochodziło do przedawnienia.

Wielokrotnie miały miejsce jednak sytuacje, w których w trakcie postępowania sądowego wytoczonego przez pracownika pracodawcy w sprawie wypłacenia należności z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca nie miał już żadnych dokumentów dotyczących jego urlopu, gdyż minęły już trzy lata. 

Nowe zasady dotyczące przechowywania dokumentów urlopowych 

Począwszy od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe wytyczne dotyczące przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów dotyczących urlopów wypoczynkowych ich pracowników. Od tego momentu dokumenty tego typu mają kategorię odrębnej dokumentacji, całkowicie niezależnej od ewidencji czasu pracy. Dokumentacja urlopowa musi być prowadzona osobno dla wszystkich pracowników. 

W nowych przepisach zapisano, iż czas archiwizacji dokumentacji dotyczącej urlopów musi wynosić 10 lat. Czas ten liczy się od końca roku, w którym doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Okres ten można w uzasadnionych przypadkach wydłużyć. Wprowadzenie nowych regulacji w tym zakresie spowodowało, że ograniczone zostało ryzyko, iż w trakcie trwającego procesu okaże się, że dokumenty zostały zniszczone. Dodatkowo ustawodawca wprowadził w znowelizowanych przepisach zasadę mówiącą o tym, że jeżeli dokumentacja pracownicza może być ważnym dowodem w sprawie, to okres archiwizacji może zostać wydłużony o kolejny rok. 

Elektroniczna forma składania wniosku o urlop

Niezależnie od powyższych regulacji, wielu pracowników zadaję sobie następujące pytanie: Wniosek urlopowy czy prawo dopuszcza złożenie go w formie elektronicznej? Kodeks pracy nie odnosi się do kwestii ubiegania się o urlop online w żaden sposób, co oznacza, że nie jest to zabronione.  Warto wiedzieć, że coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie elektronicznego systemu, dzięki któremu pracownicy mogą składać wnioski urlopowe bez wychodzenia z domu.

Tekst zewnętrzny, artykuł partnera.