Metoda ABCDE w wyznaczaniu priorytetów - na czym polega?
Jak cudownie byłoby, gdyby dzień każdego pracownika wyglądał tak samo – przychodzimy rano do pracy, zabieramy się za swoje zadania bez żadnego problemu, robimy sobie jedynie przerwy na zjedzenie czegoś i odpoczynek, ale przede wszystkim sukcesywnie wykonujemy zadania z listy, a pod koniec dnia nie widnieje już na niej nic. Nie gonią nas żadne terminy, wszystko robimy o czasie, a pod koniec dnia pracy mamy jeszcze chwilę, by ustalić priorytety na kolejny dzień. Jednak niestety często wygląda to zupełnie inaczej. Nie możemy się skupić, ciągle coś nam przeszkadza, nie wiemy za co się zabrać, co jest ważne, tracimy czas, a pod koniec dnia jesteśmy sfrustrowani i obiecujemy sobie, że jutro będzie lepiej. Czy jest? Na to pytanie musimy odpowiedzieć sobie sami, jednak nie da się ukryć, że nierzadko wpadamy w błędne koło. Pomocne w pokonaniu niemocy jest dobre planowanie. Nie wystarczy wypisanie punktów na liście. Istotne jest wyznaczanie priorytetów. Pomocna w tym celu może być metoda ABCDE. Na czym polega? Jak ją stosować? Podpowiadamy w niniejszym artykule!
Planowanie – dlaczego warto?
Wiele osób podkreśla, że nie lubi planować, że i tak nic z tego nie wychodzi, a cały ten proces tylko frustruje. Jednak umiejętne planowanie sprawia, że wykonujemy zadania sprawniej, a tym samym zwiększamy swoją motywację i koncentrację, dlatego też mimo wszystko warto spróbować.
Jak jednak można się domyślić, nie wystarczy wypisanie wszystkiego na kartce. Mogą znaleźć się na niej rzeczy, które tak naprawdę nie są istotne, a sprawią wrażenie, że mamy tyle do zrobienia, iż zwyczajnie nie jesteśmy sobie w stanie z tym poradzić.
Nie warto jednak zniechęcać się do planowania. Co nam daje, kiedy robimy to umiejętnie? Przede wszystkim od początku dnia pracy wiemy „w co ręce włożyć”, możemy zacząć działać od razu, bez rozdrabniania się. Poza tym mamy wówczas świadomość, co jest dla nas najważniejsze, czym powinniśmy zająć się na początku.
Planowanie i skreślanie kolejnych zadań z listy jest też bardzo motywujące – widzimy, ile zrobiliśmy, co już za nami. Oczywiście jeśli nie tworzymy sztucznie listy, wypisując na niej masę nieistotnych zadań, które pomagają jedynie w tym, że czujemy się zapracowani i produktywni.
Jeśli zaplanujemy swój dzień, możemy być bardziej efektywni i produktywni, a to sprawia, że w naszym zawodowym życiu jest coraz mniej frustracji. Wraz z jej brakiem pojawia się koncentracja, zaangażowanie i zadowolenie z tego, co robimy. Taka postawa może zaowocować sukcesami zawodowymi, które nie miałyby miejsca, gdyby nie praca nad naszą produktywnością.
Kiedy mamy problemy ze skupieniem, wszystko robimy na ostatnią chwilę, trudno nam się zabrać za nasze zadania, choć bardzo się staramy, a wszystko ostatecznie powoduje stres, warto zastanowić się właśnie nad planowaniem. Żeby jednak było skuteczne, należy nauczyć się wyznaczać priorytety. Sposobów jest wiele, a jednym z nim metoda ABCDE. Na czym polega?
Metoda ABCDE – na czym polega?
Metoda ABCDE to jeden ze sposobów na skuteczne wyznaczanie priorytetów. Na czym polega? Jak z niej korzystać?
Pierwszym krokiem powinno być wypisanie na kartce wszystkich zadań, jakie mamy do zrobienia. Aby się nie zniechęcić, warto zacząć od krótkiego okresu – na przykład pod koniec dnia pracy zaplanować w ten sposób następny dzień roboczy.
Przyjrzyjmy się wszystkim zadaniom i nadajmy im stopień ważności – A, B, C, D lub E.
A – są to zadania absolutnie najważniejsze, które są naszym priorytetem. Przyjmuje się, że obejmują one 20% całości naszej pracy, ale przynoszą aż 80% zysków i innych korzyści. Powinniśmy wykonać je w pełni samodzielnie.
Spójrzmy na listę zadań i przy każdym z nich zastanówmy się, ile i co możemy stracić, jeśli ich nie wykonamy oraz co możemy zyskać, kiedy zostaną zrobione na czas. Dzięki temu możemy określić, które z nich powinny być oznaczone literą A.
B – są to wszystkie zadania, które nie są tak ważne, jak te z poprzedniej grupy, ale muszą być wykonane. Najlepiej rozpocząć ich realizację tuż po zakończeniu zadań A.
C – są to zadania, które z całą pewnością warto wykonać i przyniosą nam one korzyści, jednak ich niewykonanie nie niesie za sobą konsekwencji. Często są to sprawy związane z życiem prywatnym, jak na przykład rozwijanie pasji, czytanie książek, kontakty z bliskimi.
D – są to zadania, które spokojnie możemy oddelegować komuś innemu. Często nie pokrywają się one z naszymi kompetencjami i ktoś zrobi je znacznie lepiej. Nie są one na tyle ważne, że mimo wszystko musimy je wykonać sami. Warto polegać tutaj na swoich współpracownikach czy podwładnych.
E – są to zadania, które wykonujesz, choć nie niosą ze sobą żadnych korzyści, jedynie zajmują twój czas. Nie warto ich nawet delegować, najlepiej po prostu usunąć je z listy i nie tworzyć z nich zapychaczy.
Jeśli okaże się, że zadań o danym priorytecie jest więcej, można je ponumerować w obrębie grupy (na przykład A1, A2, A3…).
Ważne jest to, aby wykonywać zadania po kolei, nie brać na siebie zbyt wiele, by nie tracić koncentracji. Ustalmy, że zadanie A2 wykonamy dopiero, kiedy skończymy A1. Oczywiście zdarza się, że zadania się nakładają, ale w innych przypadkach istotna jest jednozadaniowość, szczególnie kiedy zaczynamy naszą przygodę z produktywnością.
Wyznaczanie priorytetów może nam bardzo pomóc w codziennej pracy. Mnogość metod sprawia, że łatwiej znaleźć wśród nich coś odpowiedniego dla siebie. Być może metoda ABCDE jest właśnie tym?
