Poradnik Pracownika

Metoda TRZOS - czy pomoże Ci w planowaniu?

Planowanie pracy – wszędzie możemy znaleźć o tym mnóstwo artykułów i poradników, ponieważ wielu z nas ma problemy z efektywnym wykorzystywaniem swojego czasu. Kiedy czujemy, że go marnujemy, chcemy coś z tym zrobić. Niejeden z nas chce przychodzić do pracy i wiedzieć dokładnie, co go czeka, dlaczego, a następnie zacząć to robić. Jednak po drodze pojawić się mogą problemy, które sprawią, że stracimy naszą koncentrację i znowu wszystko pójdzie nie po naszej myśli. Na szczęście dostępnych jest wiele metod planowania i dzięki nim możemy nauczyć się tej sztuki, a  tym samym działać skuteczniej. Jedną z nich jest metoda TRZOS – na czym polega? Jak z niej skorzystać? Podpowiadamy!

Planuję, ale mi nie wychodzi

Do planowania można się łatwo zniechęcić – tyle się o nim mówi, w końcu próbujemy i okazuje się, że nic z tego nie wychodzi. Tak jak wszystkiego, także planowania trzeba się nauczyć, ponieważ kiedy przeprowadzamy je nieumiejętnie, więcej w nas będzie frustracji niż produktywności. 

Bardzo często brakuje nam celu. Wypisujemy sobie wszystko, co mamy do zrobienia, ale nie mamy pojęcia, dlaczego właściwie to robimy. Trudno się zmotywować, kiedy tak naprawdę w naszym mniemaniu wszelkie działania, których się podejmujemy, są zwyczajnie bez sensu. 

Kiedy zaczynamy planować, możemy podejść do tego ze zbyt wielkim entuzjazmem i… przeliczyć się. Łatwo jest bowiem wypisywać kolejne zadania z listy, ale jeszcze łatwiej jest przesadzić z ich liczbą. Wówczas pracujemy pilnie, wykreślamy zadania i widzimy, że nadal jest ich bardzo dużo, w związku z tym zaczynamy denerwować się tym, że nie zdążymy. Musimy wiedzieć, jak dużo jesteśmy w stanie zrobić w ciągu dnia i planować racjonalnie. Pamiętajmy o marginesie błędu, który jest potrzebny nie tylko, kiedy zaczynamy organizować nasz czas.

To normalne, że nie zawsze mamy wiele do zapisania – jednak kiedy widzimy trzy zdania na liście, może nam się to wydawać zbyt małą liczbą. Dlatego też dopisujemy mnóstwo wypełniaczy, które nie są bardzo istotne, ale sprawiają, że mamy złudne poczucie produktywności. Jednak na nic się zda skreślenie 20 małych, nieznaczących zadań z listy, jeśli te trzy początkowe – najważniejsze – pozostają nieruszone. 

Planowanie nie wychodzi nam również, kiedy skupiamy się na teorii. Zdarza się, że na początku naszej drogi z lepszym zarządzaniem sobą w czasie czytamy mnóstwo na ten temat – kupujemy podręczniki, przeglądamy strony internetowe, korzystamy z kursów. Nic nam jednak z tego nie wyjdzie, kiedy tylko na czytaniu się skończy. Zdobycie wiedzy jest ważne, ale jeśli nie zamierzamy jej wykorzystać w praktyce, stracimy czas. 

Jeśli więc przeczytamy o metodzie, która wydaje nam się idealna, spróbujmy! Dostępnych sposobów planowania jest tak wiele, że warto je testować i wybrać tę odpowiednią dla siebie.

A wybór jest ogromny – w zależności od tego, jak chcemy planować, czy interesują nas długo- czy krótkoterminowe cele, czy chcemy ustalać ramy czasowe itd. W wielu z nich wystarczy kartka i długopis, by wreszcie zacząć działać. 

Jeśli interesuje cię planowanie krótkoterminowe pomocna może okazać się metoda TRZOS. Na czym polega?

Metoda TRZOS

Metoda TRZOS to prosty sposób na zaplanowanie pracy. Szczególnie przydatna jest dla osób, którym zależy na celach krótkoterminowych. Na czym polega? 

TRZOS jest akronimem i oznacza:

T – terminy zadań spisać,

R – ramy czasowe uwzględnić,

Z – zaplanować rezerwy czasu,

O – ograniczyć inne działania,

S – skontrolować rezultaty.

Jak to wygląda w praktyce?

Jak więc wygląda metoda TRZOS w praktyce? Planować można, wykorzystując tradycyjnie kartkę i długopis lub korzystając z aplikacji czy programów – tutaj mamy pełną dowolność, warto wybrać to, co jest dla nas wygodniejsze.

T – terminy zadań spisać

Na początku spisujemy wszystkie zadania, które na nas czekają – od projektu w pracy po zapłacenie podatków czy spotkania. 

Kolejnym etapem jest dopisanie do każdego z nich terminu ich zakończenia, nawet jeśli dotychczas jej nie znaliśmy. Oczywiście wiele dat i terminów jest nam narzuconych z góry – wtedy od razu wiemy, kiedy nadejdzie deadline. Jednak zdarza się, że stawiamy sobie cele, które nie mają z góry ustalonego końca – wówczas sami musimy wybrać, kiedy on nastąpi. Jeśli bowiem tego nie zrobimy, możemy odkładać dążenie do nich w nieskończoność. 

R – ramy czasowe uwzględnić

Mamy już gotową listę z zadaniami do wykonania i terminem ich realizacji. Następnie określamy ramy czasowe, w których to zadanie będziemy wykonywać. 

Oczywiście nie zawsze wiemy, ile czasu zajmie nam wykonywanie danego zadania. Znacznie łatwiej jest, gdy nie jest to nasz pierwszy raz, jednak w pozostałych przypadkach musimy ten czas oszacować i sprawdzić, czy rzeczywiście tak będzie.

Z – zaplanować rezerwy czasu

Znamy już ramy czasowe, jednak nie możemy przewidzieć wielu sytuacji, które mogą sprawić, że się w nich nie zmieścimy. Dlatego też do każdego punktu trzeba doliczyć rezerwę czasu, która przyda się jako margines błędu przy niespodziewanych sytuacjach. 

O – ograniczyć inne działania

W tym miejscu wyznaczamy priorytety naszych działań. Dzięki temu skupimy się na tym, co dla nas najważniejsze i da nam najwięcej korzyści. Możemy do tego wykorzystać dostępne metody, na przykład APM czy ABCDE. 

S – skontrolować rezultaty

Na koniec dnia czy tygodnia pracy sprawdzamy, co udało nam się zrealizować, dlaczego w pewnych kwestiach nie podołaliśmy, co należy poprawić itd. Dzięki temu możemy znacznie sprawniej zaplanować kolejny dzień czy tydzień.

Metoda TRZOS nie wymaga dużych nakładów pracy, a może nam znacznie pomóc w planowaniu krótkoterminowym. Warto wypróbować jej możliwości!