Poradnik Pracownika

Praca zdalna za granicą? To możliwe!

Od przełomu lat 2019/2020 świat wstrzymał oddech w obliczu błyskawicznie rozprzestrzeniającej się pandemii koronawirusa. Już prawie 1,5 roku walczymy z tym nieuleczalnym wirusem, a każda kolejna fala zachorowań zbiera coraz więcej ofiar śmiertelnych. Sytuacja ta odbiła się bardzo mocno nie tylko na życiu społecznym, ale także zawodowym. W rekomendacjach rządu wielokrotnie sugerowano wysyłanie pracowników na pracę zdalną, o ile pozwala na to charakter pracy i specyfika stanowiska pracy. Tym samym od ponad roku wiele osób wykonuje swoją pracę za pośrednictwem narzędzi elektronicznych i Internetu. Nie powinno zatem dziwić, że wielu (zwłaszcza młodych) ludzi wpadło na pomysł, aby wykonywać pracę zdalną nie tylko z dala od siedziby firmy, ale także z dala od rodzinnego domu, np. z drugiego końca świata (najlepiej ciepłego końca świata). Czy prawo tego zabrania? Z czym wiąże się praca zdalna za granicą? Jak wpływa na rozliczenia podatkowo-składkowe i na co zwrócić szczególną uwagę? Odpowiadamy!

Polecenie wykonywania pracy zdalnej – podstawa prawna

Praca zdalna nie jest nową formą wykonywania obowiązków służbowych. Jednak nadal stanowi obszar, który nie jest dokładnie uregulowany prawnie. Ustawa z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadziła zapis, że pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej jako działanie mające na celu przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19. Co ważne, decyzja o zleceniu pracy zdalnej pracownikowi pozostaje w gestii pracodawcy, chociaż oczywiście najkorzystniejszym wyjściem jest podjęcie decyzji wspólnie z pracownikiem. Niestety przepisy nie precyzują dokładnych regulacji dotyczących wykonywania pracy zdalnej, w tym nie ograniczają przebywania pracownika w określonym miejscu. To daje pracownikowi możliwość podjęcia samodzielnej decyzji, gdzie będzie wykonywał swoje obowiązki podczas tzw. home office.

Należy pamiętać, że polecenie wykonywania pracy zdalnej musi być określone czasowo. Wykonywanie pracy w tym trybie może być przedłużane, jednak zawsze musi wskazywać datę zakończenia.

Czy trzeba informować pracodawcę?

Praca zdalna za granicą wydaje się bardzo kuszącym pomysłem. Niestety przepisy prawa nie regulują dokładnie, czy pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o miejscu wykonywania pracy zdalnej, czy nie. Wiele będzie zależało od formy polecenia wykonywania pracy zdalnej, które pracodawca przekazuje pracownikowi. Z jednej strony prawnicy wskazują, że pracodawca może określić adres wykonywania pracy zdalnej pracownika, inni zaś zwracają uwagę na brak regulacji w tym zakresie i jeśli pracodawca nie wskazał miejsca wykonywania pracy, to pracownicy bez informowania pracodawcy mogą wyjechać nawet za granicę.

Niemniej jednak, jeśli wiąże się przyszłość z danym pracodawcą, a jednocześnie chce z nim współpracować w kwestiach formalnych rozliczania wynagrodzenia z uwzględnieniem różnych przepisów międzynarodowych, to warto pracodawcę poinformować o czasowym lub stałym wyjeździe za granicę.

Praca zdalna za granicą – konsekwencje

Wykonywanie pracy za granicą nie jest prawnie zabronione. Należy jednak wiedzieć, że wyjazd i wykonywanie pracy zarobkowej mogą wiązać się z określonymi konsekwencjami podatkowo-prawnymi.

Jeśli wyjazd za granicę będzie krótkotrwały, czyli pobyt będzie tymczasowy, to z taką podróżą nie będą wiązały się żadne zmiany. Często takimi wyjazdami są wyjazdy do rodziny mieszkającej za granicą lub wyjazd na wakacje, podczas których wykonuje się pracę zdalną. Natomiast jeśli podróż będzie dłuższa, czyli dojdzie do coraz większego dystansu między miejscem pobytu pracownika a jego miejscem prowadzenia interesów osobisto-gospodarczych w Polsce (zakończenie edukacji, zakończenie wynajmu mieszkania itp.), to wpłynie to na obowiązki podatkowe względem kraju, w którym aktualnie przebywa pracownik.

Skutki podatkowe wynikające z wyjazdu za granicę łączącego wykonywanie pracy zależą od indywidualnych przepisów obowiązujących w danym kraju oraz od umów i regulacji międzynarodowych. Tym samym każdy przypadek należy interpretować osobno. Co ważne, skutki podatkowe mogą dotyczyć zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Praca zdalna za granicą a skutki podatkowe

Rozważając kwestie podatkowe dotyczące wykonywania pracy zdalnej poza granicami naszego kraju, w pierwszej kolejności należy ustalić miejsce i status rezydencji podatkowej. Jak już zostało wspomniane, jeśli zostaną spełnione dwa warunki, czyli centrum interesów osobowo-gospodarczych znajduje się danym kraju, w którym jednocześnie przebywa się więcej niż 183 dni w ciągu roku, to rezydencja podatkowa występuje w tym właśnie kraju.

Tym samym, jeśli pracownik posiada rezydencję podatkową w Polsce, to zobowiązany jest w całości rozliczyć swoje przychody według przepisów podatkowych obowiązujących w naszym kraju. Może jednak zdarzyć się tak, że na pracownika zostaną nałożone obowiązki podatkowe wynikające z przepisów lokalnych obowiązujących w miejscu przebywania podatnika.

Dodatkowo, jeśli pracownik zatrudniony w Polsce będzie wykonywał pracę za granicą, to może się okazać, że konsekwencje podatkowe będą dotyczyły również pracodawcy. Jeżeli uzna się, że wykonywanie pracy na terenie innego kraju jest prowadzeniem działalności na terytorium tego państwa, to istnieje ryzyko powstania zakładu podatkowego i tym samym obowiązkowe będzie rozliczenie części dochodów działalności w danym kraju.

Skutki ZUS

Wykonywanie pracy zdalnej za granicą będzie dotyczyło ustalenia kwestii formalnych także w zakresie ubezpieczenia społecznego. Najważniejszą regulacją prawną dotyczącą systemu ubezpieczeń społecznych obowiązujących w Unii Europejskiej jest podleganie ubezpieczeniom tylko w jednym kraju. Co do zasady składki społeczne powinny być opłacane w kraju, w którym wykonywana jest praca. Jednak z pewnością każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.

Co ważne, przepisy nie określają czasu wykonywania pracy za granicą, aby podlegać pod ubezpieczenie społeczne danego kraju. W związku z tym można przyjąć, że pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu od rozpoczęcia wykonywania pracy na terytorium danego państwa. Co to oznacza dla pracodawcy? Obowiązek zgłoszenia się w danym kraju Unii Europejskiej jako płatnika składek i odprowadzanie składek za osobę zatrudnioną. Ewentualnie pracodawca może na podstawie umowy określić, że to pracownik będzie samodzielnie rozliczał kwestię składek społecznych w kraju, w którym przebywa. Niewypełnienie obowiązku może jednak skutkować zaległościami w składkach społecznych w innym państwie, które będzie trzeba uregulować wraz z odsetkami.

Istnieją jednak wyjątki, które mogą pozwolić na opłacanie składek ZUS w kraju zatrudnienia (nie kraju wykonywania pracy). Do takich wyjątków może być zaliczona praca w kilku państwach lub wykonywanie pracy w delegacji do innego kraju. W każdym przypadku potrzebne jest zaświadczenie A1 wystawione przez polski ZUS. Niestety według ZUS-u praca zdalna bardzo często nie spełnia wymogów do uzyskania zaświadczenia A1. W takiej sytuacji obowiązkowe będzie opłacanie składek za granicą.

Skutki prawne

Nie należy zapominać, że praca zdalna za granicą może również wpływać na zakres przepisów prawa pracy. Przepisy międzynarodowe Unii Europejskiej wskazują, że podczas wykonywania pracy zdalnej poza granicami kraju zatrudnienia strony umowy mogą samodzielnie określić, którego kraju przepisy będą stosować.

Co istotne, pracownik nie może utracić ochrony wynikającej z przepisów prawa pracy obowiązujących w kraju, w którym zawarł umowę. Zasada ta nie jest jednak stosowana w przypadku tymczasowej pracy za granicą.

Zagraniczna praca zdalna wykonywana w Polsce

Przepisy tzw. tarczy antykryzysowej nie określiły, jak należy postępować w przypadku Polaków, którzy powrócili do Polski, aby wykonywać w ramach pracy zdalnej obowiązki dla swojego zagranicznego pracodawcy. Tym samym w takiej sytuacji do analizy obowiązków podatkowo-ubezpieczeniowych należy stosować ogólne przepisy umów międzynarodowych.

Jeśli dojdzie do ustalenia certyfikatu rezydencji podatkowej w Polsce, pracownik musi pamiętać, że to na nim spoczywa obowiązek obliczania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy, a także sporządzenie zeznania rocznego.

Jak widać, praca zdalna za granicą może być kuszącym pomysłem łączenia przyjemnego (wakacji w ciepłych krajach) z pożytecznym (wykonywaniem pracy zarobkowej). Jednak podejmując decyzję o wyjeździe, należy pamiętać o szerokich konsekwencjach prawnych z tym związanych.