Poradnik Pracownika

Weryfikowanie szczepienia pracowników przeciw COVID-19 w miejscu pracy

Od dłuższego czasu w mediach pojawiają się informacje co do wprowadzenia rozwiązań prawnych mających na celu umożliwienie pracodawcom weryfikowanie szczepienia pracowników przeciwko COVID-19. Aktualnie trwają prace nad przyjęciem ustawy regulującej tę kwestię, która aktualnie określana jest jako ustawa o szczególnych rozwiązaniach zapewniających możliwość wykonywania działalności w czasie epidemii COVID-19.

Założenia projektu ustawy umożliwiającego weryfikację szczepienia pracowników

Zgodnie z założeniami projektu ww. ustawy pracodawca w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, gdy okaże się to niezbędne do przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się choroby COVID-19 w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, będzie mógł żądać od pracownika lub osoby pozostającej w stosunku cywilnoprawnym podania informacji o posiadaniu negatywnego wyniku testu diagnostycznego w kierunku SARS-CoV-2 wykonanego nie wcześniej niż 48 godzin przed jego okazaniem.

Z powyższego obowiązku zwolnieni mają być pracownicy lub osoby pozostające w stosunku cywilnoprawnym z pracodawcą, które przedstawią informację o przebytej infekcji wirusa SARS-CoV-2 lub o wykonaniu szczepienia przeciwko COVID-19.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych w postaci informacji o zaszczepieniu, posiadaniu statusu ozdrowieńca lub posiadaniu negatywnego wyniku testu w kierunku SARS-CoV-2 wykonanego nie wcześniej niż 48 godzin przed jego okazaniem następować ma na każde żądanie pracodawcy, w formie oświadczenia pracownika lub osoby pozostającej w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą, których dane dotyczą. 

Przy czym w projekcie przewidziano możliwość żądania przez pracodawcę udokumentowania wymaganych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia w następujących formach:

  • przez okazanie negatywnego wyniku testu diagnostycznego w kierunku SARS-CoV-2 wykonanego nie wcześniej niż 48 godzin przed jego okazaniem;
  • okazanie zaświadczenia o przebytej infekcji wirusa SARS-CoV-2;
  • okazanie certyfikatu o zaszczepieniu przeciwko COVID-19.

Szczepienia pracowników - przetwarzanie informacji przez pracodawcę

Przetwarzanie danych osobowych w postaci informacji o zaszczepieniu, posiadaniu statusu ozdrowieńca lub posiadaniu negatywnego wyniku testu w kierunku SARS-CoV-2 wykonanego nie wcześniej niż 48 godzin przed jego okazaniem zgodnie z założeniami ma być dopuszczalne przez okres niezbędny do realizacji celu, czyli okres niezbędny do przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się choroby COVID-19 w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, nie dłużej jednak niż do upływu okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19.

Pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dane osobowe w postaci informacji o zaszczepieniu, posiadaniu statusu ozdrowieńca lub posiadaniu negatywnego wyniku testu w kierunku SARS-CoV-2 wykonanego nie wcześniej niż 48 godzin przed jego okazaniem w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem, zniszczeniem lub ujawnieniem osobom trzecim przez  okres niezbędny do przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się choroby COVID-19 w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, nie dłużej jednak niż do upływu okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19. Dane te przetwarzać będą wyłącznie osoby do tego dopuszczone, posiadające upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Dane, których dalsze przetwarzanie jest zbędne do realizacji celu, jakim jest przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się choroby COVID-19 w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, pracodawca niezwłocznie będzie miał obowiązek usunąć.

Odmowa udostępnienia pracodawcy danych o zaszczepieniu

Proponowane rozwiązania odnoszą się również do odmowy udostępnienia przez pracowników lub osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych danych na temat szczepienia, posiadaniu statusu ozdrowieńca czy też wyniku testu. W takim wypadku pracodawca traktuje takiego pracownika lub osobę pozostającą w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą, jak osobę, która nie posiada negatywnego wyniku testu diagnostycznego w kierunku SARS-CoV-2 wykonanego nie wcześniej niż 48 godzin przed jego okazaniem, nieposiadającą statusu ozdrowieńca lub która nie wykonała szczepienia przeciwko COVID-19.

W związku z tym pracodawca może:

  • dokonać zmiany w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, w tym sposobu wykonywania pracy przez pracowników lub osoby pozostające w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą;
  • dokonywać zmian w systemach lub rozkładach czasu pracy pracowników lub osób pozostających w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą;
  • polecić pracownikowi lub osobie pozostającej w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą wykonywanie pracy poza miejscem jej wykonywania określonym w umowie, w ramach tej samej miejscowości lub powierzyć pracownikowi bądź osobie pozostającej w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą innego rodzaju pracę za wynagrodzeniem odpowiadającym rodzajowi pracy, nie niższym niż dotychczasowe.

Uzasadnienie projektu

W uzasadnieniu projektu ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach zapewniających możliwość prowadzenia działalności gospodarczej w czasie epidemii COVID-19 wskazano, że intencją ustawodawcy jest umożliwienie pracodawcy sprawowania kontroli nad ryzykiem wystąpienia infekcji wirusa SARS-CoV-2 powodującego chorobę COVID-19 w zakładzie pracy. Pracodawca w celu zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania tej choroby, powinien posiadać instrument służący do weryfikacji statusu zdrowotnego wszystkich pracowników oraz osób pozostających w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą zatrudnionych w danym miejscu pracy. Ponadto wskazano, że „projekt ustawy wprowadza stosowne postanowienia odnoszące się do sposobu przetwarzania danych osobowych z poszanowaniem zasad wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej »RODO«, w tym ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit b RODO), minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit c RODO), ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit c RODO), zapewnienia zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) oraz uwzględnienia art. 25 RODO”.

Jednocześnie zgodnie z założeniami projektowane rozwiązania pozwolą zapewnić pracodawcy bezpieczne warunki pracy, a także ułatwią mu organizowanie wykonywania tej pracy przez pozostałych pracowników lub osoby pozostające w stosunku cywilnoprawnym z tym pracodawcą w zakładzie pracy. 

Jakie dane może aktualnie pozyskiwać pracodawca?

Wskazać należy, że na ten moment pracodawca może żądać od kandydatów na pracowników i pracowników określonych danych osobowych. 

Danymi, jakich żąda pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, są podstawowe dane osobowe, tj.:

  • imię lub imiona i nazwisko;
  • data urodzenia;
  • dane kontaktowe;
  • informacja o posiadanym wykształceniu i kwalifikacjach zawodowych;
  • informacje, jak dotychczas przebiegało zatrudnienie potencjalnego pracownika.

Pamiętać należy, że informacji o posiadanym wykształceniu i kwalifikacjach zawodowych oraz dotychczasowym zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać od potencjalnego pracownika tylko wówczas, gdy jest to konieczne do wykonywania określonej pracy lub zatrudnienia na określonym stanowisku.

Dodatkowo pracodawca żąda od pracownika następujących danych:

  • adresu zamieszkania;
  • numeru PESEL lub informacji o rodzaju oraz numerze dokumentu potwierdzającego tożsamość, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL;
  • innych danych osobowych pracownika, danych osobowych dzieci pracownika i członków jego najbliższej rodziny, jeżeli jest to niezbędne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie było podstawy do żądania ich na etapie ubiegania się przez pracownika o pracę;
  • numer rachunku bankowego, chyba że pracownik złożył oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia za pracę do jego rąk.

Przepisy prawa dopuszczają także żądanie podania innych danych niż wcześniej wymienione, gdy jest to konieczne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. 

Pozyskanie informacji o zaszczepieniu przez pracownika mimo braku regulacji prawnych

W myśl powyższego pracodawca nie ma w ogóle prawa zadać kandydatowi do pracy pytania o szczepienie, podobnie sytuacja wygląda w przypadku pracowników.

Dlatego też należy mieć świadomość, że weryfikacja szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 może narazić pracodawcę na zarzut bezprawnego przetwarzania danych osobowych oraz zarzut dyskryminacji, co stanowi naruszenie przepisów Kodeksu pracy, dlatego do czasu uchwalenia i wejścia w życie ustawy o szczególnych rozwiązaniach zapewniających możliwość wykonywania działalności w czasie epidemii COVID-19 zaleca się pracodawcom powstrzymanie od samodzielnego pozyskiwania takich informacji, zważywszy, że szczepienia nadal mają charakter dobrowolny.

Warto wskazać, iż w związku z aktualnym brakiem uregulowania możliwości weryfikacji szczepienia pracownika przez pracodawcę pozyskiwanie tych danych i ich przetwarzanie przez pracodawcę musi pozostać zgodne z RODO. Dane medyczne każdego człowieka są danymi osobowymi szczególnie chronionymi. Dlatego też przetwarzanie ich przez pracodawcę może nastąpić na podstawie zgody danej osoby, wyrażonej swobodnie i dobrowolnie. Zgoda pracownika jest swobodna i świadoma wówczas, kiedy pracownik z własnej inicjatywy udzielił pracodawcy jakiejś informacji. Dlatego też pracodawca dane o szczepieniach może mieć i przetwarzać, ale pod warunkiem, że przekażą je sami pracownicy. Sam pracodawca nie nie może o te dane pytać.

Ewentualnie pozyskanie danych dotyczących zaszczepienia może uzasadniać niezbędność do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, gdyż leży to w interesie ogółu, czyli zarówno pracodawcy, jak i współpracowników, ale odbywa się to na wyłączną odpowiedzialność pracodawcy, który zdecyduje się mimo wszystko pozyskać te informacje.

Bez względu na powyższe pracodawcy powinni pamiętać, że nie mogą wymuszać na pracownikach tego, aby poddali się szczepieniom, które dla przeważającej części obywateli nadal są dobrowolne.

Wskazać należy, że obowiązkowe szczepienia od 1 marca 2022 roku dotyczą tylko zawodów medycznych, farmaceutów, studentów medycyny lub pracowników, którzy muszą być w pełni zaszczepieni przeciw COVID-19.

Strzałka