Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna – kiedy ma miejsce?

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma obowiązek wykonywania pracy w miejscu wskazanym przez pracodawcę. Jeżeli nie ma on możliwości, by w danym okresie wykonywać pracę, np. z powodu choroby, zdarzenia losowego, powinien we właściwy sposób usprawiedliwić swoją nieobecność. Jak nieobecność usprawiedliwiona niepłatna powinna zostać wykazana w dokumentacji pracownika? Sprawdź w poniższym artykule!

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna - zasady usprawiedliwiania

Zgodnie z przepisami prawa pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w zakładzie pracy są zdarzenia i okoliczności, które uniemożliwiają stawienie się pracownika w pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki skutkujące niemożnością wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność.

Pracownik powinien poinformować pracodawcę o przyczynach nieobecności najpóźniej w drugim dniu swej nieobecności w pracy, pod warunkiem że przepisy wewnątrzzakładowe nie stanowią inaczej. Jeżeli zaistniałe okoliczności uniemożliwiają pracownikowi poinformowanie pracodawcy z zachowaniem powyższego terminu, wówczas powinien to uczynić niezwłocznie po ustaniu przyczyny uniemożliwiającej kontakt z pracodawcą.

Jeżeli regulamin pracy obowiązujący u danego pracodawcy nie wskazuje wprost formy usprawiedliwienia nieobecności, wówczas pracownik może poinformować o nieobecności osobiście lub poprzez inną osobę (np. członka rodziny), telefonicznie czy za pomocą elektronicznych środków przekazu. Pracownik może wysłać informację listem poleconym, wówczas dzień nadania listu jest uznawany za dzień zawiadomienia pracodawcy.

Udokumentowanie nieobecności

Poza zachowaniem terminu oraz formy powiadomienia pracodawcy o nieobecności, pracownik powinien również dostarczyć pracodawcy właściwy dokument potwierdzający jego nieobecność.

Zgodnie z przepisami prawa pracy dokumentami usprawiedliwiającymi nieobecność są:

• zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA o czasowej niezdolności do pracy,
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego,
• oświadczenie pracownika - w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna a raport miesięczny ZUS RSA

Po zakończeniu każdego miesiąca pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek przekazania do ZUS-u imiennych raportów miesięcznych. Są to między innymi raporty:

• ZUS RCA, w którym płatnik rozlicza składki należne za ubezpieczonych ustalone od podstawy wymiaru składek, którą stanowi przychód pracownika,
• ZUS RSA, w którym płatnik wykazuje informacje w wypłaconych pracownikom świadczeniach (np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłki) i przerwach w opłacie składek ubezpieczeniowych (np. urlop bezpłatny).

Powyższe raporty stanowią załącznik do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Jeżeli usprawiedliwiona przez pracownika nieobecność nie uprawnia go do otrzymania wynagrodzenia za okres tej absencji, wówczas konieczne jest wykazanie nieobecności ubezpieczonego w raporcie ZUS RSA. Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna pracownika powinna być wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem 151 - usprawiedliwiona nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.

Przykład 1.

Pracownica zatrudniona od 1 kwietnia 2023 roku dostarczyła zwolnienie lekarskie za okres od 15 do 20 kwietnia 2023 r. Nie posiada ona wymaganego okresu ubezpieczenia chorobowego, a tym samym nie ma prawa do otrzymania wynagrodzenia chorobowego. W takiej sytuacji okres nieobecności pracownicy spowodowanej chorobą należy wykazać w druku ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 151 - usprawiedliwiona nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku. W formularzu należy także wskazać okres choroby ubezpieczonego oraz kod tytułu ubezpieczenia.

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna a świadectwo pracy

W świadectwie pracy pracodawca ma obowiązek podać informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych, w tym dotyczące okresów nieskładkowych (np. urlop bezpłatny) przypadających w okresie zatrudnienia.

Niektóre okresy usprawiedliwionej nieobecności niepłatnej wiążą się ze szczególnymi uprawnieniami, wówczas są one wyodrębniane w świadectwie pracy (np. urlop wychowawczy), natomiast inne okresy nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej zwykle nie mają wpływu na uprawnienia pracowników u kolejnego pracodawcy, gdyż wynikają z okoliczności, które nastąpiły i które taką nieobecność usprawiedliwiają. W związku z powyższym w świadectwie pracy nieobecność usprawiedliwiona niepłatna nie powinna być wykazywana jako okres nieskładkowy.