Poradnik Pracownika

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Kiedy pracodawca musi go wypłacić?

Zgodnie z Kodeksem pracy, każda osoba zatrudniona w Polsce w oparciu o umowę o pracę ma prawo do corocznego, nieprzerwanego oraz płatnego urlopu wypoczynkowego. Czasami różne względy logistyczne i organizacyjne sprawiają, że wykorzystanie urlopu staje się niemożliwe. Wówczas pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W poniższym artykule sprawdzamy, w jakim terminie pracodawca musi go wypłacić.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - informacje podstawowe 

Urlop wypoczynkowy jest niezbywalnym prawem każdego pracownika, który jest zatrudniony w ramach umowy o pracę. Jest to czas, kiedy pracownik nie świadczy pracy, jednak otrzymuje wynagrodzenie w określonej wysokości. O prawie pracowników do urlopu mówi Kodeks pracy. W każdym roku kalendarzowym pracownikom przysługuje od 20 do 26 dni urlopu (w zależności od stażu pracy).

Jeżeli okaże się, że z jakichkolwiek względów pracownik nie wykorzystał urlopu przysługującego mu w danym roku, niewykorzystane dni urlopowe stają się tzw. urlopem zaległym. Oznacza to, że pracodawca musi udzielić zaległego urlopu w kolejnym roku, jednakże przed końcem września. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, nie może ubiegać się o wypłatę środków z tytułu niewykorzystanej części urlopu (ekwiwalentu). 

Podstawowa zasada dotycząca ekwiwalentu za urlop jest następująca: wypłaca się go w sytuacji, gdy stosunek pracy wygasł bądź rozwiązuje się umowę z pracownikiem, który do tej pory nie wykorzystał w pełni przysługującego mu urlopu. Mówi o tym art. 171 § 1 kodeksu pracy:

"W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny"

Warto zaznaczyć, że ekwiwalent przysługuje zarówno za niewykorzystany urlop bieżący ustalany proporcjonalnie do przepracowanej części roku jak i za urlop zaległy. Potwierdził to między innymi wyrok Sądu Najwyższego z 24.01.1974 r. III PRN 41/73.

Komu przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy? 

Należy zaznaczyć, że prawo do urlopu oraz ekwiwalentu za jego niewykorzystanie przysługuje wyłącznie osobom, które są zatrudnione w oparciu o umowę o pracę, spółdzielczej umowy o pracę oraz na zasadzie mianowania i wyboru. Oznacza to, że prawa do omawianych świadczeń nie mają pracownicy świadczący pracę w ramach umów cywilnoprawnych, czyli umów o dzieło i umów zlecenie. 

Kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy? 

Kodeks pracy w art. 171 § 3 omawia także okoliczności, w których nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

"Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą"

Oznacza to, że ekwiwalentu nie wypłaca się, gdy strony zdecydują się na podpisanie kolejnej umowy o pracę zaraz po rozwiązaniu/wygaśnięciu wcześniejszej umowy. 

Jak określa się wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy? 

Do wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy dochodzi zazwyczaj w trakcie roku kalendarzowego, przez co ustalenie wysokości ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego może być nieco problematyczne. Pracodawcy są zobowiązani do dostosowania się do przepisów zawartych w artykule 155 Kodeksu pracy dotyczącego urlopu proporcjonalnego. 

Przywołany artykuł mówi o tym, że gdy stosunek pracy zostanie rozwiązany w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi "u dotychczasowego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze". Oznacza to, że wysokość ewentualnego ekwiwalentu jest uzależniona od tego, jaki jest wymiar przysługującego pracownikowi urlopu. 

Kiedy należy wypłacić ekwiwalent? 

Do tej pory w żadnym akcie prawnym nie znalazły się precyzyjne zapisy dotyczące zasad udzielania urlopu wypoczynkowego oraz wypłacania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu niewykorzystanego urlopu. 

Powszechnie przyjmuje się jednak, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien zostać wypłacony najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia danego pracownika. Wynika to z tego, iż we wskazanym terminie pracownik zyskuje prawo do tego świadczenia. Opinia ta została potwierdzona przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00).

"Urlop przymusowy" zamiast ekwiwalentu?

Gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, bardzo ważną kwestią jest zawarta w niej informacja na temat długości okresu wypowiedzenia. Wielu pracodawców decyduje się wtedy na wysłanie pracownika na urlop wypoczynkowy zamiast wypłacać mu ekwiwalent. Czy jest to zgodne z przepisami? 

Podobna sprawa była rozpatrywana przez Sąd Najwyższy w kwietniu 2011 roku. W wyroku czytamy, że pracodawca nie musi pytać pracownika o zgodę na wysłanie go na urlop w trakcie obowiązywania okresu wypowiedzenia. Oznacza to, że pracownik nie ma wpływu na decyzję podjętą w tym zakresie przez pracodawcę. Nie istnieją instrumenty prawne, które pozwalałyby na zmuszenie pracodawcy do wypłacenia ekwiwalentu zamiast wysyłania na tzw. "urlop przymusowy". 

Podsumowanie - ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Każdy pracodawca powinien umożliwić swoim pracownikom wykorzystanie przysługujących im dni urlopowych w danym roku kalendarzowym. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się wyłącznie wtedy, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.