Czym jest nieobecność usprawiedliwiona pracownika?

Oprócz okoliczności wyjaśniających nieobecność pracownika z mocy prawa ustawodawca nakazuje usprawiedliwiać także inne jego absencje. Jakie nieobecności mogą zostać usprawiedliwione? Kiedy występuje nieobecność usprawiedliwiona? Czy pracownik otrzyma za nie wynagrodzenie?

Nieobecność usprawiedliwiona w świetle prawa

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wskazuje sytuacje, w których nieobecność pracownika uważa się za usprawiedliwioną. Należy jednak pamiętać, że oprócz przypadków wymienionych w rozporządzeniu pracodawca za usprawiedliwioną nieobecność w pracy może uznać każde okoliczności wskazane przez pracownika – inne niż te, które wymieniono bezpośrednio w przepisach.

W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności oraz o przewidywanym okresie jej trwania. Taką informację powinien przekazać nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, które uniemożliwiły dopełnienie tego obowiązku. Za takie uznaje się ciężką chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. Co ważne, niepoinformowanie pracodawcy o nieobecności może być powodem rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli w trybie dyscyplinarnym.

• osobiście lub przez inną osobę;
• telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności;
• drogą pocztową, przy czym za termin zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Nieobecność usprawiedliwiona

Oprócz okresu choroby, urlopu wypoczynkowego oraz urlopów związanych z rodzicielstwem pracownikowi przysługują także inne zwolnienia. Wynikają one z Kodeksu pracy (dalej jako kp), z przepisów wykonawczych do kp albo z innych przepisów prawa. Ustawodawca określił, które ze zwolnień od pracy mają charakter odpłatny i zgodnie z Kodeksem pracy są to m.in:

• zwolnienia od pracy na poszukiwanie pracy (art. 37 § 1 kp);
• urlop na opiekę nad dzieckiem do lat 14 (art. 188 kp);
• okres badań lekarskich okresowych i kontrolnych (art. 229 § 3 kp);
• szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237(3) § 3 kp);
• uczestnictwa w posiedzeniu komisji bezpieczeństwa i higieny pracy w charakterze członka tej komisji (art. 237(13) § 2 kp).

Wiele przypadków zwolnień od pracy, za które otrzymuje się wynagrodzenie, wymieniono w rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Najczęściej występują:

• urlop okolicznościowy;
• dni wolne dla pracownika będącego krwiodawcą.

W przepisach zostały także wymienione sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika, jednak nie wypłaca mu za ten czas wynagrodzenia. Taki przypadek występuje, gdy pracownik zostaje poproszony do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia albo wykonuje czynności biegłego. W takich sytuacjach pracodawca nie wypłaca za ten czas wynagrodzenia, a jedynie wydaje podwładnemu zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika rekompensaty pieniężnej od właściwego organu.

Dodatkowo pracodawca za usprawiedliwioną nieobecność w pracy może także uznać okoliczności wskazane przez pracownika – inne niż te, które zostały wymienione w przepisach. Często uznaje się taką nieobecność za usprawiedliwioną bez prawa do zasiłku.

Przykład 1.

Lot powrotny pani Karoliny do kraju z powodu burzy został przesunięty o dwa dni. Przez to pani Karolina nie może pojawić się w poniedziałek w pracy. O swojej nieobecności poinformowała pracodawcę. Nie posiada już urlopu wypoczynkowego, dlatego pracodawca uznał, że ten dzień pani Karolina będzie miała uznany jako nieobecność usprawiedliwioną niepłatną.

Nieobecność usprawiedliwiona płatna

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Przykład 2.

Pan Adam w październiku przebywał dwa dni na urlopie okolicznościowym z powodu ślubu. W listopadzie nie pracował przez jeden dzień ze względu na przeprowadzenie okresowych badań lekarskich. Na wynagrodzenie pracownika składają się:

• wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości – 4600 zł,
• wynagrodzenie prowizyjne, które:
• w październiku wyniosło 500 zł,
• w listopadzie 250 zł.

W październiku pan Adam za dwa dni urlopu okolicznościowego otrzyma:
(4600 zł + 500 zł) / 184 godzin w październiku = 27,72 zł
27,72 zł x 2 dni x 8 godzin = 443,52 zł
W listopadzie pan Adam za jeden dzień, w którym odbyły się badania, otrzyma:
(4600 zł + 250 zł) / 152 godzin w listopadzie = 31,91 zł
31,91 zł x 1 dzień x 8 godzin = 255,28 zł.

Kiedy za nieobecność usprawiedliwioną nie otrzymuje się wynagrodzenia?

Usprawiedliwiona nieobecność nie zawsze uprawnia pracownika do wynagrodzenia. Pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia w sytuacji, gdy przebywał w areszcie albo więzieniu czy powstrzymywał się od wykonywania pracy na podstawie art. 210 § 4 kp. W przypadku gdy nieobecność pracownika spowodowana jest inną przyczyną niż choroba i nie nabywa on prawa do wynagrodzenia, wówczas zgodnie z art. 80 kp wynagrodzenie określone stawką miesięczną w stałej wysokości należy zmniejszyć proporcjonalnie do czasu nieprzepracowanego.

Przykład 3.

Pani Anna otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 5000 zł. We wrześniu nie nabyła prawa do wynagrodzenia za jeden dzień (8 godzin). Aby wyliczyć wynagrodzenie, należy:
5000 zł / 168 godzin we wrześniu= 29,76 zł
29,76 zł x 8 godzin nieobecności = 238,08 zł
5000 zł – 238,08 zł = 4 761,92 zł
Pani Anna otrzyma 4 761,92 zł brutto.

Przykład 4.

Pan Karol w kwietniu przez jeden dzień nie był w pracy z uwagi na konieczność złożenia zeznań przed sądem w charakterze świadka. Na wynagrodzenie pracownika składają się:

• wynagrodzenie zasadnicze określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości – 4500 zł,
• premia motywacyjna wynosząca w październiku 1000 zł.

Aby wyliczyć wynagrodzenie za kwiecień, należy:

• ustalić stawkę za 1 godzinę pracy w grudniu: 5500 zł/168 godzin w kwietniu = 32,74 zł
• wyliczyć wynagrodzenie za nieobecność w pracy 32,74 zł x 8 godzin = 261,92 zł

Za kwiecień pan Karol otrzyma 5238,08 zł (5500 zł – 261,92 zł).

Pracownik może być nieobecny w pracy z wielu przyczyn. Część z nich uregulowana została w przepisach prawa i zostały określone zasady wyliczania wynagrodzenia za ten okres. Mimo że przepisy w tym temacie wydają się skomplikowane, warto znać ich podstawy.