Usprawiedliwianie nieobecności w pracy

Usprawiedliwianie nieobecności w pracy uznaje się za jeden z podstawowych obowiązków pracownika. Za brak realizacji tej powinności pracownik może ponieść poważne konsekwencje. Jakie są zatem aktualnie obowiązujące zasady w zakresie usprawiedliwiania przez osoby zatrudnione absencji w pracy?

Przepisy prawa powszechnego i zakładowego określające zasady i tryb usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Regulacją prawną o charakterze ogólnym w odniesieniu do usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp).

Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie zawarto natomiast w wydanym na podstawie kodeksu Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, zwanym dalej rozporządzeniem.

Ponadto w większych przedsiębiorstwach odpowiednie postanowienia w przedmiotowym zakresie powinny być zawarte w układzie zbiorowym pracy (uzp). Jeżeli w uzp nie dokonano konkretnych zapisów w odniesieniu do usprawiedliwiania nieobecności w pracy, to należy zawrzeć stosowne unormowania w regulaminie pracy.

Jeżeli jednak dany pracodawca nie jest objęty uzp lub nie jest obowiązany do wydania regulaminu pracy, bezpośrednie zastosowanie mają przepisy rozporządzenia.

Charakter prawny obowiązku przestrzegania regulacji w zakresie usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Wśród podstawowych obowiązków pracownika wskazano przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, co wynika wprost z art. 100 § 2 pkt 2 kp.

W ramach tej kategorii zobowiązań pracowniczych o charakterze porządkowym mieści się również obowiązek przestrzegania regulacji w zakresie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jeżeli pracownik nie będzie przestrzegał tych przepisów, musi się liczyć z poważnymi konsekwencjami. Potwierdził to także Sąd Najwyższy (SN) w wyroku z 14 grudnia 2000 roku (I PKN 150/00, OSNAPiUS 2002/ 15/347). Skład orzekający uznał wówczas, że brak usprawiedliwienia nieobecności w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie.

Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego także nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy – co z kolei wynika z wyroku SN z 5 grudnia 2000 roku (I PKN 121/00, Mon. Prac. 2001/15).

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika 

Jak wynika z § 1 rozporządzenia – przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, a więc w Kodeksie pracy, innych ustawach i przepisach wykonawczych, a także w wewnątrzzakładowych aktach prawnych – które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy oraz jej świadczenie;

• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Obowiązki pracownika wobec pracodawcy w przypadku niemożności stawienia się do pracy

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest:

• z góry wiadoma lub

• możliwa do przewidzenia.

Oznacza to w praktyce, że wszystkie znane pracownikowi okoliczności, które uniemożliwiają stawienie się do pracy (np. wezwanie organu administracyjnego lub sądowego do osobistego stawiennictwa), wymagają wcześniejszego powiadomienia pracodawcy.

Przykład 1.

Pracownik uległ wypadkowi, co związane było z czasową utratą przytomności. Spowodowało to brak możliwości niezwłocznego powiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Po przeprowadzeniu przez personel medyczny niezbędnych czynności poszkodowany odzyskał przytomność w dniu następnym i poinformował pracodawcę o zaistniałym zdarzeniu.

Niedotrzymanie powyższego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminową realizację obowiązku powiadomienia pracodawcy, a zwłaszcza obłożną chorobą pracownika połączoną z nieobecnością lub brakiem domowników albo innym zdarzeniem losowym.

[alert-info]Po ustaniu występowania szczególnych okoliczności pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności i planowanym okresie jej trwania – nie później niż w drugim dniu od ustąpienia tych okoliczności.[alert-info]

Przykład 2. 

Pracownik wskutek powikłań chorobowych zapadł w śpiączkę. Powiadomienie zakładu pracy o zaistniałych okolicznościach było utrudnione ze względu na brak informacji o członkach rodziny lub domownikach chorego. Po kilkudniowym okresie intensywnej terapii odzyskał świadomość i następnego dnia skontaktował się telefonicznie z pracodawcą, informując go o swych problemach zdrowotnych.

Jeżeli branżowe lub zakładowe przepisy prawa pracy obowiązujące w danym przedsiębiorstwie nie określają sposobu poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:

• osobiście lub przez inną osobę;

• telefonicznie albo za pośrednictwem innego środka łączności lub drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się w takim przypadku datę stempla pocztowego.

Dowody stanowiące podstawę usprawiedliwienia nieobecności w pracy

Powiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy oraz o przewidywanym okresie jej trwania nie jest oczywiście równoznaczne z usprawiedliwieniem absencji w pracy.

Rozporządzenie wskazuje rodzaje dokumentów, których przedłożenie pracodawcy stanowi podstawę do usprawiedliwienia nieobecności pracownika.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w Ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Dowodami potwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny są zaświadczenia lekarskie, o których mowa w art. 55 ust. 1 i art. 55a ust. 7, albo wydruk zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55a ust. 6 wymienionej ustawy. W myśl art. 55 ust. 1 tej ustawy zaświadczenie lekarskie jest wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS, w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS. Wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje ten dokument na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. W przypadku, gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie jest możliwe, w szczególności w razie braku możliwości dostępu do internetu lub braku możliwości podpisania zaświadczenia lekarskiego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS – zastosowanie mają procedury określone w art. 55a ust. 7 cytowanej ustawy. Oznacza to, że wystawiający zaświadczenie lekarskie w dniu badania przekazuje ubezpieczonemu zaświadczenie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS, zawierające niezbędne dane i informacje, opatrzone jego pieczątką i podpisem. W takim przypadku ubezpieczony jest obowiązany przekazać wystawiającemu zaświadczenie lekarskie dane i informacje w zakresie niezbędnym do wystawienia tego dokumentu;

• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego – wydana na podstawie  przepisów o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;

• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza;

• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzającego niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w Ustawie z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem;

• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję, lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony bądź świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą zgłoszenie się pracownika na to wezwanie;

• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Usprawiedliwianie nieobecności w pracy – podsumowanie

Ogólne zasady usprawiedliwiania przez pracownika nieobecności w pracy wynikają z Kodeksu pracy, szczegółowe unormowania w tym zakresie określono natomiast w przepisach wykonawczych. W ramach podstawowych powinności pracowniczych o charakterze porządkowym mieści się obowiązek przestrzegania regulacji w zakresie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Powiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy oraz o przewidywanym okresie jej trwania nie jest równoznaczne z usprawiedliwieniem absencji. Rodzaje dokumentów, których przedłożenie pracodawcy stanowi podstawę do usprawiedliwienia nieobecności pracownika określa rozporządzenie.