Czas pracy w podróży służbowej

Czas pracy jest podstawowym miernikiem wywiązywania się pracownika z jego głównego obowiązku, jakim jest świadczenie pracy. Jednak nie wszystkie działania związane z pracą podlegają zaliczeniu do czasu pracy, co widać na przykładzie delegacji. Jak zatem rozliczać czas pracy w podróży służbowej?

Podróż służbowa

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy (dalej jako kp) podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Podróż służbowa jest zawsze ograniczona terminem – i to zakładanym z góry. Leży to w interesie pracownika, który układając swoje plany życiowe, powinien znać okres, w jakim będzie przebywał poza swoim miejscem zamieszkania.

Podróż służbowa obejmuje:

• czas potrzebny do przemieszczenia się do miejsca wykonania poleconego przez pracodawcę zadania służbowego i powrotu
• oraz czas wykonania tego zadania.

Czas pracy

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kp).

Należy zwrócić uwagę na to, że ustawodawca nie wiąże w sposób konieczny czasu pracy z czasem realnego, efektywnego świadczenia pracy, lecz z czasem pozostawania w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Dlatego też na czas pracy składa się nie tylko czas rzeczywistej pracy, lecz również okresy jej nieświadczenia, w których pracownik pozostawał w dyspozycji pracodawcy. Oczywiście czasem pracy jest również czas, który pracownik musi poświęcić na przemieszczanie się po terenie zakładu pracy w celu wykonania kolejnych czynności pracowniczych wynikających z nałożonych na niego obowiązków. Przyjmuje się, że czas pracy biegnie od momentu, w którym pracownik rozpoczyna merytoryczne czynności niezbędne do wykonania pracy.

Z definicji zawartej w art. 128 § 1 kp można wyodrębnić dwa elementy czasu pracy:

• pozostawanie w dyspozycji pracodawcy,
• obecność w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Oba te składniki co do zasady powinny wystąpić łącznie, aby można było stwierdzić, że dany okres jest uznawany za czas pracy. Zasadniczo pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy oznacza pełną jego zdolność psychofizyczną i gotowość do wykonywania pracy oraz poleceń kierownictwa pracy zgodnie z zasadą podporządkowania (por. wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 24 września 2020 roku, III PK 38/19).

Czas wykonania zadania

W świetle powyższego nie powinno budzić wątpliwości uznanie za „czas pracy” czasu wykonywania, w ramach podróży służbowej, zadania służbowego poleconego przez pracodawcę. Czas ten, a także – szerzej – czas pozostawania w gotowości do wykonywania zadania służbowego, czyli pozostawanie w dyspozycji do świadczenia pracy, należy zgodnie z art. 128 § 1 kp uznać za czas pracy.

Przykład 1.

Pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie uczestniczenia w rozmowach handlowych w innym mieście niż siedziba zakładu pracy i stałe miejsce jego pracy. Pracownik udał się na te rozmowy i uczestniczył w nich w wyznaczonym dniu w godzinach od 10:00 do 13:00. Po zakończeniu rozmów odbył podróż powrotną. Trzy godziny między 10:00 a 13:00 były dla pracownika czasem pracy, gdyż wykonywał wtedy polecone mu zadanie służbowe, a więc świadczył pracę.

Przykład 2.

W ramach podróży służbowej pracownik miał przeprowadzić kontrolę w terenowym oddziale pracodawcy, którą zaplanowano na godziny od 9:00 do 14:00. Na tę okoliczność uzyskał  od pracodawcy wszystkie konieczne upoważnienia. Jednak kierownik tego oddziału odmówił poddania się wspomnianej kontroli, co następnie było przyczyną wszczęcia wobec niego postępowania dyscyplinarnego. W analizowanym przypadku pracownik był gotowy do wykonania polecenia służbowego, lecz nie mógł go zrealizować z przyczyn od siebie niezależnych. Oznacza to, iż pozostawał w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W konsekwencji czas między godzinami 9:00 a 14:00 był dla tego pracownika czasem pracy.

Czas przemieszczania się do i z miejsca wykonania zadania

Jak już wyżej wskazano, podróż służbowa obejmuje nie tylko czas wykonywania poleconego przez pracodawcę zadania, ale również czas potrzebny do przemieszczenia się do miejsca jego realizowania oraz czas powrotu. Powstaje zatem pytanie, jak ten czas „ma się” do czasu pracy.

Sąd Najwyższy wypowiedział się na ten temat m.in. w wyroku z 23 czerwca 2005 roku, II PK 265/04, stwierdzając:

• po pierwsze – że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (nie są czasem pracy), lecz
• po drugie – w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy czas dojazdu i powrotu traktowany jest jak czas pracy.

Przykład 3.

Przyjmijmy, że rozkład czasu pracy ustalony dla pracownika, o którym mowa w przykładzie 1., obejmuje godziny od 8:00 do 16:00 – od poniedziałku do piątku. Pracownik w celu wykonania zadania służbowego (odbycia rozmów handlowych od 10:00 do 13:00) wyruszył w podróż służbową pociągiem o godzinie 7:30. Po zakończeniu rozmów udał się w drogę powrotną, którą zakończył o godzinie 16:45. Zatem cała podróż służbowa trwała 9 godzin i 15 minut, z czego czas między godzinami:

1. 7:30 a 8:00 – nie był czasem pracy;
2. 8:00 a 10:00 – był czasem pracy (pracownik nie wykonywał wtedy pracy, ale był to czas nakładający się na godziny wynikające z rozkładu czasu pracy, obowiązujące pracownika);
3. 10:00 a 13:00 – był czasem pracy (w którym pracownik faktycznie świadczył pracę – realizował polecone zadanie);
4. 13:00 a 16:00 – był czasem pracy (podobnie jak w pkt 2, pracownik nie wykonywał wtedy pracy, ale był to czas nakładający się na godziny wynikające z rozkładu czasu pracy, obowiązujące pracownika);
5. 16:00 a 16:45 – nie był czasem pracy.

Czas pracy w podróży służbowej a okresy odpoczynku

Z przywołanego wyżej wyroku II PK 265/04 Sądu Najwyższego wynika ponadto, że czas podróży służbowej powinien być zaplanowany w sposób zapewniający pracownikowi korzystanie z okresów:

• 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 kp)
• oraz 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 133 kp).

Podsumowując, czas podróży służbowej jest czasem pracy w zakresie, w jakim obejmuje wykonywanie przez pracownika poleconego mu zadania, a nadto – w jakim pokrywa się z ustalonym dla pracownika rozkładem czasu pracy w dniu (dniach) odbywania podróży służbowej.