Czym jest polecenie wyjazdu służbowego i jak je wypełnić?
Wysłanie pracownika w podróż służbową oznacza dla pracodawcy dodatkowe obowiązki. Jednym z nich jest rozliczenie się z pracownikiem. To ułatwia polecenie wyjazdu służbowego, które jednocześnie jest dokumentem dowodowym – potwierdza odbycie podróży służbowej przez pracownika.
Kiedy wypełnia się polecenie wyjazdu służbowego?
Aby pozyskiwać klientów lub promować swoje produkty czy usługi, firmy często wysyłają swoich pracowników w delegacje – krajowe bądź zagraniczne. Jednocześnie nie każdy wyjazd można uznać za podróż służbową. Kodeks pracy, a precyzując jego art. 77(5) § 1, określa przesłanki podróży służbowej. Można o niej mówić, gdy:
- Odbywa się ona na polecenie pracodawcy.
- Pracownik ma wykonać określone przez pracodawcę zadania służbowe.
- Zadania służbowe są wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
O tym, co można uznać za podróż służbową, wielokrotnie wypowiadały się sądy, w tym Sąd Najwyższy. Wspólnym mianownikiem wszystkich delegacji jest to, że pracownikowi każdorazowo przysługują od pracodawcy środki na pokrycie kosztów takiego wyjazdu.
Mimo że obowiązujące przepisy nie wymagają od pracodawcy, aby wystawił on polecenie wyjazdu służbowego w formie pisemnej, to warto to zrobić. Taki dokument jest z jednej strony potwierdzeniem, że delegacja miała miejsce, a z drugiej pozwala pracodawcy rozliczyć się z pracownikiem.
Do polecenia wyjazdu służbowego można dołączyć też zgodę podwładnego na odbycie podróży służbowej. Jest ona niezbędna, gdy delegację ma odbyć:
- Pracownica w ciąży.
- Pracownik opiekujący się dzieckiem w wieku do 4 lat.
Przyjmuje się, że polecenie wyjazdu służbowego należy przygotować najpóźniej na jeden dzień przed delegacją. Wówczas pracownik będzie mógł zapoznać się z treścią przygotowanego dokumentu i zabrać go ze sobą.
Polecenie wyjazdu służbowego nie jest konieczne, jeżeli wyjazdu pracownika nie można uznać za podróż służbową. Może się jednak zdarzyć, że wewnętrzne źródła prawa pracy obowiązujące w danej firmie będą zobowiązywać do przygotowania i korzystania z tego dokumentu. W takiej sytuacji polecenie wyjazdu służbowego może posłużyć do ewidencjonowania czasu pracy.
Jakie informacje powinno zawierać polecenie wyjazdu służbowego?
Standardowo polecenie wyjazdu służbowego składa się z dwóch części – „Polecenia wyjazdu służbowego” i „Stwierdzenia (potwierdzenia) pobytu służbowego”. Pierwszą część wypełnia pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. Polecenie wyjazdu służbowego musi zawierać następujące informacje:
- Numer i data polecenia wyjazdu służbowego.
- Dane delegowanego pracownika (imię, nazwisko).
- Nazwa stanowiska służbowego, które zajmuje delegowany pracownik.
- Okres delegacji.
- Miejscowość, w której pracownik rozpoczął i zakończył podróż służbową.
- Cel podróży służbowej.
- Informacja o środku transportu, z którego będzie korzystał pracownik.
Prawidłowo przygotowany formularz polecenia wyjazdu służbowego uwzględnia informacje o kwocie zaliczki, jaka została wypłacona pracownikowi na pokrycie wydatków w trakcie delegacji – te informacje umieszcza się na samym dole strony. Na dokumencie musi znaleźć się też podpis wysyłającego, czyli pracodawcy.
Delegowany pracownik – jeżeli zostanie do tego zobowiązany przez swojego przełożonego – musi uzyskać potwierdzenie pobytu w danym miejscu. Przeznaczona jest na to druga część polecenia wyjazdu służbowego, czyli „Stwierdzenie pobytu służbowego”. To właśnie tam powinny znaleźć się pieczątki wraz z podpisami osób uprawnionych do potwierdzenia przybycia i wyjazdu pracownika.
Ponieważ polecenie wyjazdu służbowego dokumentuje również koszty związane z delegacją, to pracownik powinien do niego dołączyć otrzymane faktury (rachunki). Wzór polecenia wyjazdu służbowego, z którego będzie korzystał pracodawca, może przewidywać dodatkową część zatytułowaną np. „Rachunek kosztów podróży”. Jest to miejsce przeznaczone na odnotowanie przez pracownika poniesionych kosztów podróży.
Polecenie wyjazdu służbowego a zwrot kosztów dla pracownika
Pracownikowi wysłanemu w podróż służbową przysługują określone należności. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej przewiduje, że pracownikowi należy się:
-
Dieta – to kwota, która ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia ponoszone przez pracownika w czasie delegacji.
Wysokość diety zależy od tego, czy służbowa podróż jest krajowa, czy też zagraniczna. Aktualnie bazowa stawka diety krajowej wynosi 30 zł, z kolei stawka diety zagranicznej jest uzależniona od docelowego kraju podróży (np. Francja – 50 EUR, Egipt – 55 USD, Norwegia – 451 NOK). Jeżeli pracodawca zapewnia wysłanemu w podróż służbową podwładnemu bezpłatne całodzienne wyżywienie, to nie ma obowiązku wypłacać diety.
Gdy polecenie wyjazdu służbowego wydaje pracodawca z sektora prywatnego, to może on zastosować wyższe stawki diety. Jednocześnie nie mogą być one niższe niż te, które zostały wskazane we wspomnianym rozporządzeniu.
-
Zwrot kosztów – przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych udokumentowanych wydatków.
O środku transportu decyduje pracodawca. Jednak może on przychylić się do wniosku swojego podwładnego i zgodzić się, aby ten skorzystał ze swojego pojazdu (np. samochodu osobowego). Wówczas pracownik także ma prawo do zwrotu kosztów przejazdów. Wysokość tej kwoty wylicza się na podstawie przejechanych kilometrów. Dodatkowo pracodawca powinien pokryć wydatki np. na postój w strefie płatnego parkowania.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej