Podróż służbowa zleceniobiorcy

Umowa zlecenie rządzi się innymi prawami niż umowa o pracę. Wiele przywilejów pracowniczych przysługujących na podstawie Kodeksu pracy nie dotyczy zleceniobiorców. Czy w przypadku umowy cywilnoprawnej jest możliwe wysłanie zatrudnionego w delegację? Jak powinna zostać rozliczona podróż służbowa zleceniobiorcy i jak wygląda kwestia zwrotu kosztów? Wszystko zostało wyjaśnione poniżej!

Definicja podróży służbowej

Definicja podróży służbowej została uregulowana w przepisach prawa pracy art. 77⁵ Kodeksu pracy. Zgodnie z nim podróżą służbową jest wyjazd odbywany:

1. na polecenie pracodawcy;
2. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy;
3. w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

Przy czym wszystkie te warunki powinny być spełnione łącznie.

Odnosząc się do powyższych regulacji, można stwierdzić, że nie dotyczą one osób zatrudnionych w ramach umowy zlecenia, bowiem zleceniobiorca nie podlega podporządkowaniu, a zleceniodawca nie wydaje mu konkretnych poleceń.

Czy podróż służbowa zleceniobiorcy jest w ogóle możliwa?

Pomimo że przepisy zawarte w Kodeksie pracy nie odnoszą się do umów cywilnoprawnych, podróż służbowa zleceniobiorcy jest jak najbardziej możliwa. Będzie tak w sytuacji, kiedy wyjazdy są niezbędne do prawidłowego wykonania czynności określonych w umowie. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 22 lipca 2015 roku, sygn. akt. III AUa 1197/14: „Co do zasady w umowie zlecenia, zdefiniowanej w art. 734 k.c., nie istnieje stosunek zależności ani podporządkowania, choć istota umowy zlecenia wyraża się w tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności dla dającego zlecenie. Jeśli więc w celu prawidłowego wykonania usługi zleceniodawca «zleca» podróż, zwłaszcza gdy bez odbycia tej podróży wykonanie usługi w ogóle byłoby możliwe, to w takiej umowie występuje element konieczności zastosowania się do owego «zlecenia» odbycia podróży”.

W umowie zleceniu nie ma określonego miejsca wykonywania czynności przez zleceniobiorcę. Przyjmuje się, że podróżą zleceniobiorcy będzie podróż odbywana w celu wykonania zleconej czynności – z reguły jest to podróż odbyta z miejscowości, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy lub stałe miejsce wykonywania zadań przez zleceniobiorcę, do miejsca, w którym zlecona czynność ma być wykonana.

Warto zadbać o odpowiednie zapisy w umowie

Strony umowy powinny zatem dopilnować, aby w łączącym ich dokumencie znalazły się odpowiednie zapisy dotyczące wyjazdów w ramach wykonywania zleconych czynności. Oprócz samego zapisu odnoszącego się do wyjazdu należy również zawrzeć w umowie informacje na temat zwrotu kosztów poniesionych w podróży służbowej zleceniobiorcy. To z pewnością pozwoli na uniknięcie ewentualnych nieporozumień w kwestiach rozliczeniowych.

W umowie zleceniu powinno być zatem podane, które wydatki zleceniobiorcy zostaną pokryte w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy. Co do zasady muszą tu zostać również określone konkretne granice, w jakich zleceniodawca dokona zwrotu. Limity te podano w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). W podróży służbowej są to najczęściej wydatki poniesione w związku z:

• noclegami w wysokości wynikającej z faktury czy rachunku, a jeśli takiego dokumentu nie ma, to w wysokości ryczałtu przysługującego na mocy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych;
• wyżywieniem w wysokości diet, jakie przysługują w podróży służbowej pracownikom;
• przejazdami w wysokości ceny biletu za podróż określonym środkiem transportu, a w przypadku korzystania z samochodu prywatnego do wysokości wynikającej z kilometrówki.

Rozliczenie podatkowo-składkowe kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy

Warto podkreślić, że diety i pozostałe należności za czas podróży służbowej zleceniobiorcy do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych korzystają ze zwolnienia z:

• oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 w związku z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tu należy zwrócić uwagę, że dodatkowo powinien być spełniony warunek, aby ww. należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osoby odbywającej podróż oraz były poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Jeżeli zleceniodawca zdecyduje się na wypłatę należności przekraczających określone w rozporządzeniu limity, wówczas kwoty ponad limit będą stanowiły podstawę do naliczenia składek i podatku dochodowego.

Podsumowując, zleceniodawca i zleceniobiorca powinni w treści łączącej ich umowy dokładnie wskazać, że wykonanie prac może wiązać się z odbywaniem wyjazdów poza stałe miejsce świadczenia pracy przez wykonawcę. Dodatkowo dobrze jest określić, w jakiej wysokości zleceniobiorcy będzie przysługiwał zwrot poniesionych w czasie podróży kosztów. Wówczas bowiem mogą one korzystać ze zwolnienia z oskładkowania i opodatkowania do wysokości limitów określonych przez rozporządzenie w sprawie podróży służbowych.