Brak warunków do pracy zdalnej - jak zgłosić pracodawcy?
Wiele zakładów przeszło całkowicie w tryb pracy zdalnej. Część pracowników jest zadowolona z takiego rozwiązania z powodu oszczędności czasu i pieniędzy związanych z dojazdami. Problemy pojawiają się u tych, którzy nie mają odpowiednio dostosowanego miejsca do wykonywania pracy z domu. Podpowiadamy, jak zgłosić pracodawcy brak warunków do pracy zdalnej.
Pobierz darmowy wzór oświadczenia o braku warunków do wykonywania pracy zdalnej!
Polecenie wykonywania pracy zdalnej
Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały uregulowane w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa o zwalczaniu COVID-19). W myśl art. 3 ust. 1 wspomnianej ustawy „w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”. Ustawodawca nie narzucił, w jakiej formie pracodawca powinien polecić wykonywanie pracy zdalnej. Zatem nawet forma ustna jest tu w pełni dozwolona, jednak zarówno w interesie pracownika, jak i pracodawcy przydatne może okazać się posiadanie potwierdzenia wydania takiego polecenia.
Pracodawca powinien stworzyć regulamin świadczenia pracy zdalnej i zawrzeć w nim najważniejsze informacje dotyczące wykonywania pracy poza jej stałym miejscem.
W specustawie nie znajdziemy przepisu określającego maksymalny czy minimalny okres wykonywania pracy zdalnej. O czasie pracy poza stałym miejscem pracy decyduje pracodawca. Okres ten powinien być uzasadniony przeciwdziałaniem COVID. Co ważne, pracodawca może go dowolnie przedłużać i skracać.
Zapewnienie odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej
Bardzo istotnym przepisem jest art. 3 ust. 3 ustawy, w którym określono, w jakiej sytuacji może zostać polecone wykonywanie pracy zdalnej – przede wszystkim są to przypadki, kiedy charakter pracy na to pozwala, a sam pracownik posiada odpowiednie zasoby i warunki umożliwiające wykonywanie obowiązków służbowych.
Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
Brak warunków do pracy zdalnej
Nie każdy pracownik będzie posiadał możliwość świadczenia pracy z miejsca zamieszkania. W takiej sytuacji powinien zgłosić swojemu przełożonemu brak warunków do pracy zdalnej. Pracodawca jest w takim przypadku zobligowany do wyznaczenia pracownikowi innego miejsca wykonywania pracy.
Brak warunków do pracy zdalnej może zostać zgłoszony w formie oświadczenia pracownika. Powinno ono zawierać informację o:
- okresie, w jakim pracownik otrzymał polecenie wykonywania pracy zdalnej;
- zapoznaniu się z regulaminem pracy zdalnej;
- niemożności wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie.
Po złożeniu takiego oświadczenia przez pracownika pracodawca nie może wymagać od niego wykonywania pracy zdalnej do momentu zapewnienia odpowiednich warunków.
Zapewnienie warunków do wykonywania pracy zdalnej nie dotyczy wyłącznie wymogów lokalowych. Przepisy zobowiązują pracodawcę również do wyposażenia pracownika w narzędzie i materiały niezbędne do jej wykonywania, a także obsługę logistyczną pracy zdalnej (art. 3 ust. 4 ustawy o zwalczaniu COVID-19).
Pracę zdalną można świadczyć, korzystając również z narzędzi i materiałów, które nie zostały zapewnione przez zakład pracy. Ważne jest jednak, aby odbywało się to z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Ważną kwestią pozostaje również fakt, że w razie zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej – czy to w formie rzeczowej, czy też jako wypłata świadczeń za używanie przez pracownika sprzętów prywatnych – na gruncie przepisów o podatku dochodowym nie powstaje po stronie zatrudnionego przychód. Potwierdzone zostało to m.in. w interpretacji indywidualnej z 1 lutego 2021 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK) oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 grudnia 2020 roku (sygn. 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS).
Czy pracownik może odmówić wykonywania pracy zdalnej?
Jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych jest wykonywanie poleceń pracodawcy, o ile nie naruszają one przepisów prawa czy nie są sprzeczne z zapisami umowy o pracę. Stosowanie się do polecenia przełożonego dotyczy również wykonywania pracy zdalnej.
Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.
Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, które jest zgodne z przepisami i z zapisami umowy o pracę, to pracodawca może nałożyć na podwładnego karę porządkową. Według art. 108 Kodeksu pracy nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP może skutkować dla niego karą nagany lub upomnienia.
Brak warunków do pracy zdalnej powinien być zgłoszony przez pracownika na piśmie. Pracodawca jest wówczas zobowiązany do wyznaczenia pracownikowi innego miejsca wykonywania pracy.
