Jak podtrzymywać dobre relacje w zdalnie pracującym zespole?

Do niedawna praca zdalna stanowiła zaledwie uzupełnienie pracy podstawowej bądź przywilej dostępny tylko dla niektórych. Pandemia koronawirusa spowodowała jednak, że z dnia na dzień stała się powszechną praktyką. Jakie wyzwania dla pracowników niesie za sobą ta sytuacja i jak sobie z nimi radzić? Dlaczego tak ważna jest dbałość o dobre relacje w zdalnie pracującym zespole? Odpowiadamy w artykule.

Dobre relacje w zdalnie pracującym zespole – w czym tkwi problem?

Z technicznego punktu widzenia – praca zdalna nie stanowi już wielkiego wyzwania. Nowe technologie bez wątpienia ułatwiają pracę z domu. Na tej podstawie przyjmujemy często błędne założenie, że odległość między członkami zespołu nie wpływa na efektywność pracownika. Otóż wpływa – i to w znacznym stopniu. Brak bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem może wywoływać negatywne skutki nawet u takich osób, które na co dzień unikają towarzystwa. Podstawą dobrej współpracy jest bowiem właściwa komunikacja wewnątrz zespołu. W realiach pracy zdalnej jest ona wyjątkowo trudna do osiągnięcia.

Komunikacja jest procesem złożonym. Na przekaz składają się zarówno słowa (komunikacja werbalna), jak i gesty, mimika twarzy, reakcje ruchowe (komunikacja niewerbalna). Praca zdalna ogranicza naszą percepcję, sposób postrzegania rzeczywistości. Relacje z drugim człowiekiem zostają często zredukowane do wymiany zdań na czacie czy sprawozdawczych wypowiedzi pojawiających się podczas spotkań online. Odchodzimy od złożonych komunikatów, nie wykazujemy zainteresowania sytuacją osoby, z którą rozmawiamy. Informacje zwrotne zostają ograniczone do minimum, każdy skupia się przede wszystkim na wykonaniu zleconego zadania.

Taka sytuacja staje się pożywką dla naszej wyobraźni. Braki w komunikacji uzupełniamy domysłami. Wielu z nas zaczyna odczuwać przygnębienie. Pojawia się niepewność. Zaczynamy wątpić w szczerość relacji międzyludzkich, zaczyna brakować nam motywacji do pracy. Przyczyna takiego stanu rzeczy tkwi w naturze człowieka. Od początku dziejów ludzie tworzą wspólnoty. Zespół pracowników również nią jest. Potrzebujemy siebie nawzajem – żeby się wspierać, motywować, uzupełniać w działaniach. Właśnie z tych względów dobre relacje w zdalnie pracującym zespole są fundamentem efektywnej pracy.

Praktyczne wskazówki jak podtrzymywać dobre relacje w zdalnie pracującym zespole

Na sytuację wewnątrz zespołu bez wątpienia wpływ ma każdy pojedynczy pracownik. Co zrobić, aby – pomimo pracy zdalnej i związanych z nią ograniczeń – utrzymać dobre relacje ze współpracownikami? Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek.

Zwracaj uwagę na sposób, w jaki komunikujesz się z innymi

Wyobraź sobie sytuację, gdy nadmiar obowiązków (zarówno prywatnych, jak i zawodowych) sprawia, że jesteś przemęczony, a dodatkowo masz na głowie bardzo ważne zadanie, nad którym musisz się teraz skoncentrować. Jednocześnie twój współpracownik zaczyna zadawać coraz więcej pytań odnośnie projektu, nad którym aktualnie pracujecie, ale którego realizacja nie jest pilna. Odpowiadasz zdawkowo lub wcale, co wynika z twojej aktualnej dyspozycji i priorytetów, które przyjąłeś. Być może niebawem powrócisz do tematu, jednak nie komunikujesz tego swojemu rozmówcy. Osoba po drugiej stronie nie wie o twojej sytuacji – odnotowała jedynie brak oczekiwanej reakcji z twojej strony, przez co czuje się ignorowana. W dłuższej perspektywie może zacząć unikać kontaktu z tobą lub maksymalnie go ograniczyć.

Jeśli chcemy uniknąć sytuacji stresowych, nieprzyjemnych, w których musimy tłumaczyć, że „nie to mieliśmy na myśli” – warto już wcześniej zadbać o precyzyjność przekazu. Sposób przekazywania informacji powinien być jasny i zrozumiały, a odpowiedzi na zadawane pytania – udzielane bezpośrednio i tak szybko, jak tylko to jest możliwe.

Zainteresuj się drugim człowiekiem

Współpraca dotyczy przynajmniej dwóch osób, dlatego równie ważne jest zrozumienie sytuacji drugiej strony. Pamiętaj, że tworzycie zespół i łączy was wspólny cel, którym jest dobro firmy – dlatego nie powinieneś skupiać się wyłącznie na swoich zadaniach. Jeśli zauważasz, że twój kolega z pracy przeżywa pewne trudności – wykaż zainteresowanie.

Znajdź czas na nieformalne spotkania i rozmowy

Dobre relacje w zdalnie pracującym zespole najłatwiej buduje się podczas mniej formalnych spotkań. Jeśli zaufamy komuś na gruncie prywatnym, to współpraca na gruncie zawodowym na pewno na tym zyska. Poczucie bezpieczeństwa i zrozumienia jest ważne dla każdego człowieka. Jeśli otaczają nas osoby, którym nie potrafimy zaufać – przekłada się to na naszą efektywność. Jesteśmy spięci, podenerwowani, przez co zaczynamy popełniać błędy, które z czasem mogą się nawarstwiać.

Budowanie zaufania wewnątrz zespołu jest procesem długotrwałym i niełatwym. Nie należy jednak z niego rezygnować. Z tego względu nie warto ograniczać dyskusji do formalnych wypowiedzi. Rozmowa na pozazawodowe tematy nie musi być odrębnie zaaranżowana – może np. stanowić wprowadzenie do oficjalnych spotkań. Kiedy ostatni raz zapytałeś swojego współpracownika, jak mu minął dzień lub jak znosi warunki izolacji? Te pozornie zbędne pytania pozwalają skracać dystans między ludźmi. To z kolei sprzyja budowaniu życzliwej atmosfery w zespole, która przyczynia się do tego, że pracownicy zaczynają czuć się dobrze w swoim towarzystwie.

Wspólnie świętuj sukcesy

W coraz większej liczbie firm wewnętrzną tradycją staje się wspólne świętowanie sukcesów, co z pewnością wzmacnia poczucie wspólnoty. W warunkach izolacji organizacja imprez firmowych (w tradycyjnej formie) jest niemożliwa do zrealizowania. W dalszym ciągu możemy jednak dzielić się dobrym słowem – zarówno przy okazji sukcesów firmowych, jak i prywatnych rocznic pracowników. W przypadku osiągnięć na gruncie zawodowym – zauważenie wysiłku drugiego człowieka sprawia, że czuje się on doceniony, przez co wzrasta jego poczucie własnej wartości. Jeśli pracownik odczuwa, że nie jest akceptowany w zespole – zacznie zwiększać dystans. Wzajemne okazywanie sobie uznania powinno zatem stać się powszechną praktyką. Z kolei pamięć chociażby o urodzinach bliskich współpracowników, jako akt szacunku i serdeczności, z pewnością przyczyni się do tego, że pracownicy zaczną czuć się swobodniej w swoim gronie.

Niektóre firmy idą o krok dalej i organizują przyjęcia firmowe w formie zdalnej. Nowe technologie bez wątpienia stwarzają nam taką możliwość. Nieformalne rozmowy podczas wspólnych posiłków czy zabawy integracyjne wcale nie muszą odejść w zapomnienie – wystarczy odrobina chęci i zaangażowania, aby przenieść tego typu zwyczaje do wirtualnej rzeczywistości.

Zaangażuj się w działalność charytatywną

Wspólne doświadczenia zbliżają pracowników. Warto zatem pomyśleć o wewnątrzzakładowym zaangażowaniu się w działalność charytatywną. Korzyści będą podwójne – pomoc innym, a przy tym inwestycja w dobre relacje w zdalnie pracującym zespole. Działalność dobroczynna daje pracownikom poczucie satysfakcji i spełnienia, wzmacnia ich indywidualnie. Dodatkowo pozytywnie wpływa na umiejętność pracy zespołowej, która jest przecież fundamentem sukcesu przedsiębiorstwa.

Koncentruj się na tym, na co masz wpływ

Ludzie wykazują tendencję do przejmowania się sprawami, na które nie mają wpływu. Taka postawa jest zgubna, dlatego nie powinniśmy pozwolić, aby tego typu problemy determinowały nasze zachowanie i nastrój. Zamiast użalać się nad sobą – należy skupić się na tym, nad czym mamy kontrolę. A kontrolować możemy to, co dotyczy naszego zachowania, jak i zachowania innych osób. Z tego względu dobre relacje w zespole możemy osiągnąć zarówno w warunkach pracy biurowej, jak i podczas pracy zdalnej. Forma świadczenia pracy, zwłaszcza obecnie, jest czymś, na co nie mamy wpływu. Powinniśmy zatem pogodzić się z nową rzeczywistością i nauczyć się w niej funkcjonować.

Dobre relacje w zdalnie pracującym zespole – czy są możliwe do osiągnięcia?

Nic nie zastąpi nam bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem – to prawda. Należy jednak pamiętać, że dobre relacje w zdalnie pracującym zespole są osiągalne, jeśli wykażemy odpowiedni poziom zaangażowania i chęci. Wykorzystanie powyższych wskazówek z pewnością ułatwi podtrzymanie więzi międzyludzkich, a tym samym wpłynie korzystnie na efektywność pracy i funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.