Kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent urlopowy?

Każdej osobie zatrudnionej na podstawie umowy pracę przysługuje urlop wypoczynkowy, który jest niezbywalnym prawem pracowniczym. Przepisy zawarte w Kodeksie pracy (dalej kp) określają jasno, że urlop jest prawem pracownika i ten – choćby chciał – nie może się go zrzec. Kiedy pracownik może zatem otrzymać ekwiwalent urlopowy?

Urlop wypoczynkowy – pierwsza praca

Podjęcie przez daną osobę pierwszej pracy oznacza odmienne zasady dotyczące uzyskiwania prawa do urlopu wypoczynkowego.

Pracownik w swojej pierwszej pracy zyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego urlopu po każdym przepracowanym miesiącu. Prawo do pełnego wymiaru urlopowego przyznanego „z góry” osoba taka nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu wypoczynkowego to w praktyce limit dostępnego urlopu dla danego pracownika, uzależniony od:

• stażu pracy oraz edukacji danej osoby oraz
• okresu obowiązywania umowy pracownika.

Do stażu pracy określonego w art. 154 kp wliczają się okresy zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę (niezależnie od wymiaru etatu) oraz okresy edukacji.

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
• szkoły policealnej – 6 lat;
• szkoły wyższej – 8 lat.

Przykład 1.

Karolina w latach 2014–2019 łączyła pracę na podstawie umowy o pracę ze studiowaniem na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Po obronie magisterki Karolinie przysługuje 8 lat stażu pracy należnego za ukończenie szkoły wyższej mającego wpływ na wymiar urlopu. Od kiedy liczy sie okres zatrudnienia?

Okres zatrudnienia u pracodawcy będzie się sumował z okresem edukacji dopiero od momentu obrony.

Ekwiwalent urlopowy – kiedy należy go wypłacić

Co do zasady urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika. Przepisy Kodeksu pracy wskazują sytuację, kiedy pracodawca może nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu w wyznaczonym przez siebie terminie. Chodzi tu mianowicie o okres wypowiedzenia, kiedy pracownik wręcz ma obowiązek go wykorzystać.

Oznacza to, że jeżeli osoba zatrudniona nie wykorzysta w pełni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego do momentu zakończenia stosunku pracy, wówczas pracodawca ma obowiązek naliczyć jej ekwiwalent urlopowy.

Co ważne, ekwiwalent urlopowy powinien zostać wypłacony pracownikowi w ostatnim dniu zatrudniania, a jeśli umowa kończy się w dzień wolny od pracy, to wypłata ma nastąpić w pierwszym dniu roboczym przypadającym po dniu jej rozwiązania.

Ekwiwalent urlopowy – zwolnienie z wypłaty

Czy można nie wypłacać pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany przez niego urlop? Co do zasady pracodawca zawsze ma obowiązek wypłacić ekwiwalent urlopowy pracownikowi, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu przed zakończeniem współpracy na podstawie danej umowy. Istnieje wyjątek od powyższej reguły.

Wedle aktualnych zapisów prawa pracodawca w porozumieniu z pracownikiem może nie wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop pracownikowi, gdy ten zgodzi się na wykorzystanie dni wolnych w kolejnym okresie zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

Ekwiwalent urlopowy – jak go wyliczyć?

Do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego pracownika potrzebna jest znajomość współczynnika ekwiwalentu, który ustalany jest na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Współczynnik ten wyraża przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku.

W celu wyliczenia ekwiwalentu urlopowego należy:

1. Ustalić podstawę jego wymiaru.

Do podstawy ekwiwalentu urlopowego wliczamy:

• przeciętne wynagrodzenie pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
• zmienne składniki wynagrodzenia:

• składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc,

• składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Wynagrodzenie stałe powinno być równe wynagrodzeniu z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu (bierze się pod uwagę pełne miesięczne wynagrodzenie, nawet gdy współpraca kończy się w trakcie miesiąca).

Uwzględnia się zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nieprzekraczające miesiąca, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu urlopowego. Sumę składników należy uśrednić.

Zmienne składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględniane są w średniej wysokości tych składników, ale pobiera się je z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

2. Podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika.

3. Wynik powyższego równania należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład 2.

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na minimalne wynagrodzenie. Umowa kończy się 31 lipca 2024 r. i nie zostanie przedłużona. Pracownikowi przysługiwało 5 dni urlopu, z których wykorzystał tylko 3, za pozostałe dni dostanie ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin.

1. Podstawa obliczenia ekwiwalentu:  4 300 zł

2. Podstawę należy podzielić przez współczynnik:

4 300 zł / 20,92 =  205,54 zł

następnie wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy:

205,54 zł / 8 h = 25,69 zł

3. Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanych dni

niewykorzystany urlop – 2 dni po 8 godzin

25,69 zł x 16 godzin = 411,04 zł → kwota brutto ekwiwalentu. 

Podsumowując, pracodawca zobowiązany wypłacić ekwiwalent urlopowy pracownikowi, który w okresie wypowiedzenia bądź przed terminem upłynięcia okresu obowiązywania umowy o pracę nie zdążył wykorzystać wszystkich swoich dni urlopowych.