Poradnik Pracownika

Ekwiwalent urlopowy przy zatrudnieniu na część etatu

Pracownikowi, który nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w naturze w trakcie stosunku pracy przysługuje ekwiwalent pieniężny. Świadczenie to wylicza się na określonych w przepisach zasadach. W artykule znajdziesz odpowiedź w jaki sposób ustalić ekwiwalent urlopowy przy zatrudnieniu na część etatu.

Jak ustalić podstawę ekwiwalentu?

Zasady obliczania ekwiwalentu pieniężnego można znaleźć w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej rozporządzeniu urlopowym). Przede wszystkim konieczne jest ustalenie podstawy, do której przyjmuje się składniki wymienione w § 15-17 wspomnianego rozporządzenia, a mianowicie składniki: 

  • określone w stałej miesięcznej przyjmuje się w wysokości przysługującej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu;
  • zmienne należne za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjmuje się w przeciętnej wysokości wypłaconej w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalent;
  • zmienne należne za okresy dłuższe niż miesiąc przyjmuje się w przeciętnej wysokości wypłaconej w ciągu dwunastu miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalent.

Przykład 1. 

Pan Jarosław otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 4000 zł. Dodatkowo co miesiąc otrzymuje premię regulaminową, a raz na kwartał dodatkowo prowizję ze sprzedaży. W styczniu 2021 roku rozwiązał umowę o pracę z pracodawcą za porozumieniem stron. Do ustalenia podstawy należy przyjąć: 

  • wynagrodzenie stałe w wysokości 4000 zł
  • średnią wartość premii regulaminowej wypłaconej w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy (wypłacone w październiku, listopadzie i grudniu);
  • średnią wartość prowizji wypłaconej w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy (wypłacona w miesiącach od stycznia 2020 do grudnia 2020).

W przypadku, gdy w okresie przyjętym do obliczenia podstawy pracownik nie otrzymał składników zmiennych za przynajmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy, wówczas w podstawie należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało zmienne wynagrodzenie.

Przykład 2.

Pani Ilona otrzymuje minimalne wynagrodzenie za pracę oraz dodatek za dyżur. Dodatek należny jest w różnej wysokości i tak wypłacony został jej w marcu w kwocie 300 zł, w kwietniu 450 zł i w maju 150 zł. W czerwcu pracownica zachorowała i przebywała na zwolnieniu lekarskim przez 182 dni, a następnie otrzymywała świadczenie rehabilitacyjne przez kolejny rok. W grudniu 2021 r. po zakończeniu pobierania świadczenia przeszła na rentę, w związku z czym rozwiązano stosunek pracy. Przy obliczaniu podstawy ekwiwalentu za urlop należy przyjąć kwotę wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w roku zakończenia umowy oraz średnią ze składników zmiennych wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby, czyli 2800 zł + (300 zł + 450 zł + 150 zł) : 3. Podstawa wynosi 3100 zł.

Natomiast jeśli pracownik nie przepracował całego miesiąca przez co otrzymał niższe wynagrodzenie zmienne, to wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Przykład 3. 

Pani Mariola otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3750 zł oraz premię regulaminową pomniejszoną za czas nieobecności. Pracodawca nie przedłużył umowy na czas określony, w związku z czym stosunek pracy został rozwiązany w maju. W okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc zakończenia umowy przepracowała:

  • 13 z 20 dni do przepracowania w lutym,
  • 23 z 23 dni do przepracowania  w marcu,
  • 10 dni 21 dni do przepracowania w kwietniu.

I otrzymała odpowiednio za lutym 325 zł, w marcu 500 zł, w kwietniu 238 zł.

Podstawę należy ustalić w następujący sposób

(325 zł + 500 zł + 238 zł) : (13 dni + 23 dni + 10 dni) = 23,11 zł

23,11 zł x (20 dni + 23 dni + 21 dni) = 1479,04 zł

1479,04 : 3 = 493,01 zł

3750 zł + 493,01 = 4243,01 zł

Przy ustalaniu podstawy nie bierze się pod uwagę składników wynagrodzenia wymienionych w § 6 rozporządzenia.

Współczynnik ekwiwalentu

Do ustalenia wysokości ekwiwalentu konieczne jest przyjęcie tzw. współczynnika ekwiwalentu. Parametr ten służy obliczeniu świadczenia za 1 dzień urlopu, a jego wartość jest zmienna dla każdego roku. Podczas obliczania ekwiwalentu przyjmuje się współczynnik w wysokości odpowiedniej dla roku, w którym nabyto prawo do świadczenia. Sposób ustalenia współczynnika na dany rok kalendarzowy opisany został w § 19 ust. 2. rozporządzenia urlopowego.

§ 19 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop
Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Ustalając ekwiwalent urlopowy przy zatrudnieniu na część etatu współczynnik przyjmuje się w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy pracownika.

Wymiar czasu pracy

Wysokość współczynnika

1/1

21,00

3/4

15,75

1/2

10,50

1/4

5,25

Jak obliczyć ekwiwalent urlopowy? 

Schemat obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy został szczegółowo opisany w § 18 rozporządzenia urlopowego. W myśl tego przepisu ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

  • dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, co daje nam kwotę za jeden dzień świadczenia,
  • wynik ten dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika i wówczas wychodzi kwota za jedną godzinę urlopu,
  • otrzymaną wartość na końcu mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Ekwiwalent urlopowy przy zatrudnieniu na część etatu - jak go ustalić?

Pracując w niepełnym wymiarze czasu pracy przyjmuje się zasady obliczania ekwiwalentu za urlop takie same jak w przypadku pełnego etatu. Jedyną kwestią, o której koniecznie należy pamiętać jest dostosowanie współczynnika urlopowego do wymiaru etatu. Tu mogą się również pojawić wątpliwości do do normy czasu pracy obowiązującej przy pracy na części etatu. Dla osób zatrudnionych zarówno w pełnym jak i niepełnym wymiarze norma dobowa wynosi 8 godzin.

Przykład 4. 

Pan Robert wypowiedział umowę o pracę w sierpniu 2021 roku, okres wypowiedzenia wynosił 1 miesiąc, zatem umowa uległa rozwiązaniu z dniem 30 września. Oprócz stałego wynagrodzenia, pracownik otrzymywał również premię regulaminową. Od stycznia do lipca pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy za wynagrodzeniem 4000 zł, natomiast w sierpniu pracował już na ¾ etatu, a pensja została zmniejszona proporcjonalnie do 3000 zł. Premie jakie otrzymał Pan Robert to 800 zł za czerwiec, 600 zł za lipiec i 200 zł za sierpień. Na dzień 30 września pracownik miał 9 dni (72 godzin) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent za urlop powinien zostać naliczony w następujący sposób: 

  1. Ustalenie podstawy do obliczania ekwiwalentu: 3000 zł + {[600 zł + 450 zł (premie po przeliczeniu wg stawek dla ¾ etatu) + 200 zł] : 3} = 3416,67 zł
  2. Ustalenie kwoty za jeden dzień urlopu: 3416,67 zł : 15,75 (współczynnik obowiązujący w 2021 r. dla osoby zatrudnionej na ¾ etatu) = 216,93 zł
  3. Ustalenie ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu: 216,93 zł : 8 godz. = 27,12 zł
  4. Ustalenie kwoty ekwiwalentu: 27,12 zł x 72 godz. = 1952,64 zł

Ekwiwalent urlopowy przy zatrudnieniu na część etatu wyniesie 1952,64 zł.

Sposób ustalania ekwiwalentu za urlop został szczegółowo uregulowany w przepisach. Świadczenie to jest wypłacone jedynie w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Ekwiwalent urlopowy przy zatrudnieniu na część etatu i na pełny etat wylicza się taki sam sposób, przy uwzględnieniu współczynnika dostosowanego do wymiaru czasu pracy.