Umowa na zastępstwo na okres krótszy niż nieobecność zastępowanego

Umowa na zastępstwo, jak wskazuje sama jej nazwa, jest zawierana w celu świadczenia pracy za innego nieobecnego pracownika. Charakteryzuje się określonym czasem obowiązywania. Czy możliwe jest jednak zawarcie tego rodzaju umowy na okres krótszy niż nieobecność zastępowanej osoby?

Umowa na zastępstwo 2024

Kodeks pracy nie posługuje się obecnie pojęciem umowy o pracę na czas zastępowania innego pracownika. W rzeczywistości taki kontrakt stanowi szczególny rodzaj umowy o pracę zawieranej na czas określony – stosujemy zatem do niego przepisy art. 25¹ kp. Zgodnie z tą regulacją okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3. Uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy uważa się za zawarcie nowej umowy, od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić jej rozwiązanie.

Powyższych zasad nie stosuje się jednak do umów o pracę zawartych na czas określony:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Umowa na zastępstwo jest zawierana, gdy inny pracownik firmy nie może wykonywać swoich obowiązków i taki stan jest w pełni usprawiedliwiony. Z taką sytuacją mamy do czynienia przede wszystkim w przypadku pracownic korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem (najczęściej urlopów wychowawczych i macierzyńskich), a także w przypadku gdy pracownik jest niezdolny do pracy wskutek wypadku lub choroby.

Czas trwania umowy na zastępstwo

Umowa o pracę zawierana w celu zastępowania nieobecnego pracownika powinna zawierać w swej treści zakres obowiązków pokrywający się z czynnościami zastępowanej osoby. Co ważne nie oznacza to jednak, że zastępca musi mieć takie samo wynagrodzenie i warunki pracy jak nieobecny pracownik. Zatrudniający może bowiem wskazać w zawartej umowie, że wypłacana pensja będzie niższa lub wyższa, a warunki i czas pracy znacząco odmienne od tych, które obowiązywały do tej pory nieobecnego pracownika.

Jednym z kluczowych elementów umowy na zastępstwo jest określenie czasu jej obowiązywania. Takie kontrakty nie mogą być podpisywane na czas nieokreślony, ponieważ stałoby to w sprzeczności z celem realizowanego zastępstwa. Tym samym omawiany rodzaj umowy rozwiązuje się wraz z chwilą powrotu nieobecnego pracownika do firmy. Nieobecność ta może być jednak skrócona przez takiego pracownika np. wskutek zmniejszenia okresu przysługującego mu urlopu, który pierwotnie miał trwać znacznie dłużej. W tym wypadku dłuższy termin obowiązywania umowy na zastępstwo nie jest wiążący i kontrakt ulegnie wcześniejszemu rozwiązaniu. Oczywiście możliwe jest także wydłużenie trwania takiej umowy, gdy nieobecny pracownik nie pojawi się w firmie jeszcze przez kolejny okres, niż pierwotnie było to zaplanowane. Wydłużenie to może nastąpić w formie aneksu do istniejącej już umowy o pracę (wydłużamy w nim wówczas czas trwania zawartej już umowy) albo poprzez zawarcie nowej, kolejnej umowy na zastępstwo. Co ważne, w tym zakresie nie obowiązuje zasada limitowania umów zawieranych na czas nieokreślony – umowy na zastępstwo mogą być zawierane z daną osobą jedna po drugiej bez względu na to, ile ich razem będzie.

Przedłużanie czasu trwania umowy na zastępstwo jest więc prawnie dopuszczalne. Czy możliwe jest jednak zawarcie takiej umowy na okres krótszy niż nieobecność zastępowanego pracownika? Zgodnie z obowiązującymi przepisami omawiane umowy nie mogą być zawierane na okres krótszy niż czas nieobecności zastępowanego pracownika.

Przykład 1.

Pani Kamila jest pracownicą firmy X, od 1 lutego 2024 roku przebywa na urlopie wychowawczym, który ma potrwać 1,5 roku. W związku z nieobecnością pracownicy przez tak długi czas jej szef postanowił zatrudnić na jej miejsce panią Marlenę – umowa o pracę na zastępstwo została zawarta aż do ostatniego dnia przebywania pani Kamili na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdyby urlop ten został przedłużony, umowę na zastępstwo również będzie można przedłużyć lub zawrzeć nową.

Przykład 2.

Pani Iwona przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim w związku z uszczerbkiem na zdrowiu, którego doznała podczas wypadku przy pracy. Lekarz twierdzi, że rehabilitacja kobiety potrwa ok. 6 miesięcy. Po miesiącu nieobecności pani Iwony w pracy jej przełożony postanowił zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy na zastępstwo. Przełożony skonsultował się jednak wcześniej z panią Iwoną i stwierdził, że pomimo że oficjalnie będzie ona przebywała na urlopie jeszcze przez 5 miesięcy, to jej rehabilitacja jest na tyle skuteczna, że kobieta z dużym prawdopodobieństwem wróci do firmy za 3 miesiące. W związku z powyższym pracodawca zaproponował nowemu pracownikowi umowę na zastępstwo na okres 3 miesięcy, a nie na okres 5 miesięcy. W tym przypadku nie jest to jednak dopuszczalne, ponieważ zastępowana pracownica oficjalnie nie pojawi się w firmie jeszcze przez 5 kolejnych miesięcy. Umowa na zastępstwo powinna zostać zawarta na okres 5 miesięcy.

Umowa na zastępstwo nie powinna więc trwać krócej niż faktyczny czas nieobecności zastępowanego pracownika. Co jednak w sytuacji, gdy nieobecny wraca do pracy dużo wcześniej, niż sam planował? W takim przypadku umowa na zastępstwo powinna zostać rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracodawcę albo za porozumieniem stron bez zachowywania okresu wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy o pracę na zastępstwo

Okres wypowiedzenia umowy zawartej na zastępstwo jest uzależniony od okresu zatrudnienia w danej firmie – obowiązuje tutaj identyczna zasada jak przy umowach o pracę zawieranych na czas określony. Tym samym okres wypowiedzenia wynosi dokładnie:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Przykład 3.

Pan Jan został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na zastępstwo na okres 8 miesięcy. Nieobecny pracownik postanowił jednak zrezygnować z urlopu bezpłatnego we wcześniejszym terminie i wrócić do pracy na 3 miesiące przed zakończeniem umowy zawartej przez pana Jana. W tym przypadku umowa na zastępstwo powinna zostać wypowiedziana przez pracodawcę z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia – pan Jan był zatrudniony w danej firmie przez 5 miesięcy. Dopuszczalne jest także rozwiązanie przedmiotowej umowy na mocy porozumienia stron bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Podsumowanie

Umowa na zastępstwo musi być zawierana na konkretny okres, który nie może być krótszy niż faktyczna nieobecność zastępowanego pracownika. Umowy tego rodzaju mogą być jednak wcześniej wypowiadane, gdy nieobecny postanowi wrócić do firmy wcześniej, niż było to ustalone pierwotnie.