Poradnik Pracownika

Umowa na zastępstwo - na jaki okres można ją zawrzeć?

Jestem zatrudniona na podstawie umowy na zastępstwo. Nie powiedziano mi konkretnie, kiedy wraca osoba, której stanowisko aktualnie zajmuję. Umowa przedłużana jest co trzy miesiące. Czy to zgodne z prawem? Czy umowa na zastępstwo może zostać rozwiązana z dnia na dzień?

Joanna, Mielno

Umowa na zastępstwo

Kiedyś umowa na zastępstwo była, wedle Kodeksu pracy, odrębnym rodzajem umowy o pracę. Obecnie zapisy Kodeksu definiują tylko 3 rodzaje umów o pracę:

Umowa na zastępstwo to specyficzna forma umowy terminowej, zawieranej na czas usprawiedliwionej nieobecności innego pracownika, spowodowanej np.:

  • przedłużającą się chorobą,
  • urlopem:
    • macierzyńskim,
    • wychowawczym,
    • bezpłatnym.

Pracodawca na czas dłuższej nieobecności pracownika może zatrudnić na podstawie umowy o pracę inna osobę na zastępstwo. Współpraca z osobą zastępującą pracownika nieobecnego może rozpocząć się od podpisania umowy na okres próbny.

Warunki zatrudnienia na podstawie umowy na zastępstwo

Przy zatrudnieniu osoby na zastępstwo powinien zostać określony rodzaj wykonywanej przez nią pracy, pokrywający się z tym, który realizowała osoba zastępowana. Takie działanie jest kluczowe przy tego typu umowie.

Co istotne, inne warunki zatrudnienia nie muszą się w tym przypadku pokrywać. Pracodawca ma prawo podpisać umowę na zastępstwo z wykazaniem:

  • innego wymiaru czasu pracy,
  • innej stawki wynagrodzenia,
  • innych lub braku zmiennych składników wynagrodzenia,
  • innego poziomu stanowiska uzależnionego od poziomu kwalifikacji zatrudnionej osoby.

Mimo iż pracodawca przy ustalaniu dla osoby zastępującej innych warunków pracy i płacy ma szersze pole manewru, docelowo specyfika stanowiska nie powinna znacznie różnić się od stanowiska osoby zastępowanej.

Swoboda określenia warunków pracy i płacy dla osoby zastępującej pracownika nieobecnego jest ograniczona przepisami prawa pracy. Warunki nie mogą być gorsze niż przewiduje to Kodeks pracy.

Wskazanie terminu końcowego w umowie na zastępstwo

Standardowo umowa o pracę na czas określony charakteryzuje się konkretnym wykazaniem daty jej obowiązywania w treści umowy. Inaczej może być natomiast w przypadku umowy na zastępstwo. W przypadku gdy zastępowany pracownik przebywa np. na urlopie o określonym terminie obowiązywania, wtedy można jasno określić czas trwania umowy. Sytuacja może się natomiast skomplikować w przypadku, gdy nieobecność pracownika jest nieuregulowana sztywnymi granicami, np. z powodu przedłużającej się choroby. Data końcowa umowy na zastępstwo może zostać wtedy oznaczona poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego, którego nadejście będzie skutkować zakończeniem stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a osobą zastępującą. Zazwyczaj takim zdarzeniem jest powrót zastępowanego pracownika do pracy.

Pracodawca może podpisać umowę na zastępstwo na czas określony z wykazaniem konkretnej daty obowiązywania umowy, pomimo występowania nieobecności osoby zastępowanej o niesprecyzowanym okresie obowiązywania. Jednakże taka forma określenia obowiązywania umowy na zastępstwo rodzi komplikacje, gdy nieobecność osoby zastępowanej ulegnie skróceniu lub przedłużeniu. W tym przypadku pracodawca może zostać zmuszony do podpisania aneksu z osoba zastępującą.

Umowa na zastępstwo a ochrona pracownic w ciąży

Jak wskazują zapisy Kodeksu pracy:

  • zarówno umowa na czas określony, 

jak i 

  • umowa na okres próbny przekraczająca okres 1 miesiąca,

która uległaby rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży pracownicy, zostaje automatycznie przedłużona do dnia porodu. Zasada ta nie dotyczy niestety pracownic zatrudnionych na podstawie umów na zastępstwo.

Pracownica zatrudniona na podstawie umowy na zastępstwo nie jest objęta ochroną zatrudnienia w przypadku ciąży.

Przykład 1.

Pani Jola podpisała umowę na zastępstwo, której okres obowiązywania upływa 31 lipca br. W kwietniu danego roku pracownica zaszła w ciążę. Umowa na zastępstwo nie zostanie przedłużona do dnia porodu, pomimo iż na dzień rozwiązania umowy pracownicy upłynął już trzeci miesiąc ciąży.

Co istotne, pracownik zastępujący osobę nieobecną ma natomiast prawo do wykorzystania przysługującego mu urlopu macierzyńskiego oraz wychowawczego aż do końca obowiązywania umowy na zastępstwo.

Okres obowiązywania umowy na zastępstwo

Zmiana przepisów dotyczących ograniczeń czasowych i ilościowych przy zawieraniu umów na czas określony, czyli:

  • liczba zawartych umów nie może przekraczać 3,
  • łączny czas zawartych umów nie może przekroczyć 33 miesięcy,

nie objęła umów na zastępstwo. Stanowi ona jeden z wyjątków pozwalający na przekraczanie ustalonych przepisami prawa pracy limitów. Oznacza to, że pracodawca może zawierać umowy na zastępstwo z tym samym pracownikiem wielokrotnie, jednakże po powrocie nieobecnego pracownika do firmy nie ma obowiązku przedłużenia takiej umowy.

Warto natomiast wspomnieć, że jeśli zastępowany pracownik wróci w trakcie trwania czyjejś umowy na zastępstwo, np. w pierwszym miesiącu po zawarciu kolejnej trzymiesięcznej umowy, wówczas pracodawca nie może zwolnić pracownika z dnia na dzień. Obowiązują tu odpowiednie okresy wypowiedzenia uzależnione od łącznego okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Umowa na zastępstwo ma następujące okresy wypowiedzenia:

  • 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krócej niż 6 miesięcy,
  • 1 miesiąc – dla osoby zatrudnionej co najmniej przez 6 miesięcy,
  • 3 miesiące – gdy zatrudnienie wynosi co najmniej 3 lata.

Podsumowując, pracodawca ma prawo podpisywać umowy na zastępstwo z pracownikiem zastępującym osobę nieobecną wielokrotnie i nie ma obowiązku informować o terminie powrotu osoby nieobecnej, gdy nie ma takiej wiedzy.