Delegowanie do pracy do państwa spoza Unii Europejskiej

W obecnym czasie możliwość pracy w innym państwie staje się bardziej realna niż przed wybuchem pandemii. Pracownik może wykonywać pracę w ramach np. telepracy, w miejscu wskazanym w umowie lub może zostać oddelegowany do jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej bądź poza ten obszar. Niewątpliwe bardziej skomplikowane wydaje się oddelegowanie pracownika poza Unię Europejską ze względu na brak jednolitości prawa z prawem państwa, na którego terytorium odbywa się praca. W artykule przedstawiamy jak powinno wyglądać delegowanie do pracy w państwie spoza UE.

Oddelegowanie

Czym tak naprawdę charakteryzuje się oddelegowanie? Niejednokrotnie pojęcie to jest mylone z podróżą służbową, jednakże znacznie się one od siebie różnią. 

Podróż służbowa swoją podstawę posiada w poleceniu pracodawcy, który wydaje polecenie o tymczasowej, krótkotrwałej podróży do innego miasta/państwa. Podróż służbowa, jak zauważył Sąd Najwyższy, ma charakter krótkotrwały i jest przeprowadzana w celu wykonania określonego zadania (wyrok Sądu Najwyższego z 19 listopada 2018 roku, II PZP 11/08). 

Oddelegowanie natomiast składa się z następujących warunków:

• pracownik wykonuje pracę u pracodawcy, który prowadzi swoją działalność w Polsce;
• nie zastępuje innego pracownika w wyniku delegowania;
• czas delegowania nie przekracza 24 miesięcy;
• wykonuje pracę w imieniu pracodawcy w kraju, do którego jest delegowany.

Przykład 1.

Pan Henryk został poinformowany przez pracodawcę, że na trzy dni musi wyjechać do Berlina, aby podpisać kontrakt z nowym klientem. Jest to przykład podróży służbowej, która ma charakter krótkotrwały. 

Przykład 2.

Pani Anna zawarła umowę o pracę, w której zgodziła się na możliwość oddelegowania ją do innego państwa w ramach jej wykonywania. W kwietniu pracodawca ogłosił, że musi ona wyjechać do Włoch na rok w celu realizacji i sfinalizowania projektu, który jest istotny dla firmy. Jest to przykład oddelegowania, gdyż wyjazd jest długotrwały i związany z daną pracą wykonywaną na rzecz pracodawcy, lecz w innym kraju. 

Umowa o pracę 

Kiedy dojdzie już do sytuacji, w której pracodawca musi oddelegować pracownika do innego państwa, konieczne jest uzyskanie zgody takiego pracownika, jeżeli w zawartej wcześniej umowie o pracę nie było możliwości jego oddelegowania. Zgoda pracownika może być dokonana, np. poprzez porozumienie zmieniające, w którym będzie zawarta możliwość wysłania pracownika do pracy w innym państwie. Jeżeli sytuacja dotyczy przyszłego pracownika, to nie ma przeszkód, aby w pierwotnej umowie o pracę zawrzeć zastrzeżenie o możliwości delegowania pracownika. 

W przypadku kiedy pracownik posiadał umowę o pracę na czas nieokreślony, należy zapewnić mu powrót do kraju po okresie delegowania i umożliwić wykonywanie pracy w kraju zatrudnienia, z którego został delegowany. W umowie powinno się również określić czas delegowania pracownika, w szczególności, jeżeli będzie to dotyczyło pracownika, który jest zatrudniony na podstawie umowę o pracę na czas określony. 

Umowa o pracę z pracownikiem, który jest delegowany do pracy w kraju poza UE na okres powyżej 1 miesiąca, powinna zawierać: 

• czas wykonywania pracy; 
• walutę, w której będzie wypłacane wynagrodzenie (art. 29¹ Kodeksu pracy).

Delegowanie do pracy a uprawnienia pracownika 

Delegowanie do pracy pracownika poza obszar Unii Europejskiej posiada uprawnienia do świadczeń, które pracodawca jest zobowiązany mu zapewnić. Oczywiście podróż do innego państwa to nie tylko zmiana terytorium, lecz także koszty, które zazwyczaj nie są zbyt niskie. 

W ramach delegowania pracownik ma prawo do:

• zapewnienia mu zakwaterowania na czas delegowania;
• zwrotu kosztów przejazdu.

Delegowanie do pracy pracownika i koszty z tym związane powinny zostać poniesione bądź ewentualnie zwrócone przez pracodawcę. 

Obowiązek informacyjny pracodawcy 

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi warunków oraz dokonania wszelkich formalności, aby praca w innym państwie mogła być przez niego realizowana. Przed skierowaniem go do pracy w innym państwie pracodawca informuje go na piśmie o:

• świadczeniach, które mu przysługują;
• warunkach powrotu do kraju po zakończonym okresie delegowania.

W takiej sytuacji zazwyczaj konieczna jest zmiana warunków zatrudnienia pracownika, dlatego informację pracodawca jest obowiązany przekazać niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian warunków umowy (art. 29¹ § 4 kp). 

W przypadku pracy poza granicami UE pracodawca ma również obowiązek uzyskania dla pracownika zezwolenia na pracę, jeśli zaniecha tego obowiązku i tym samym uniemożliwi pracownikowi wykonywanie pracy w ramach oddelegowania, to będzie ciążyć na nim odpowiedzialność odszkodowawcza na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego (art. 471 kc) (wyrok Sądu Najwyższego z 7 grudnia 2000 roku, I PKN 135/00).

Przykład 3.

Pracodawca ma zamiar oddelegować pracownika do pracy w Singapurze, w związku z tym zobowiązany jest do uzyskania zezwolenia na pracę dla pracownika, ponieważ w innym razie nie będzie mógł wykonywać pracy w tym państwie.

Ubezpieczenie pracownika

W przypadku delegowanie do pracy poza strefę Unii Europejskiej sprawy mogą się bardziej skomplikować, jeżeli chodzi o kwestię ubezpieczenia społecznego pracownika (ZUS). Polska zawarła szereg umów odnośnie do ubezpieczenia społecznego z poszczególnymi krajami spoza UE, EOG i Szwajcarii, które umożliwiają pracę na zasadach polskiego systemu ubezpieczeń. 

Umowy zawarte z państwami spoza UE, EOG i Szwajcarii:

• Jugosławia – od 1 stycznia 1959 roku (dotyczy tylko Bośni i Hercegowiny, Czarnogóry i Serbii);
• Macedonia – od 1 lipca 2007 roku;
• Stany Zjednoczone Ameryki – od 1 marca 2009 roku;
• Kanada – od 1 października 2009 roku;
• Korea Południowa – od 1 marca 2010 roku;
• Australia – od 1 października 2010 roku;
• Ukraina – od 1 stycznia 2014 roku;
• Mołdawia – od 1 grudnia 2014 roku;
• Prowincja Quebec – porozumienie od 1 września 2018 roku.

W związku z zawartymi umowami zasady ubezpieczenia społecznego są podobne, jak w przypadku gdy oddelegowanie miałoby nastąpić w jednym z państw członkowskich, a z tego wynika, że pracownik może podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń. Konieczne jest wówczas wystąpienie do ZUS-u o wydanie odpowiedniego zaświadczenia, jako że Polska będzie właściwym państwem do dokonywania wpłat na składki ubezpieczenia społecznego. Niemniej jest to podstawowa zasada, a każda umowa zawarta przez państwo polskie może kwestie regulować nieco inaczej w zależności od charakteru porozumienia, więc należy każdorazowo sprawdzić obowiązujące przepisy. Może się okazać, że pracownik będzie podlegał ubezpieczeniu społecznemu na zasadach państwa, do którego jest oddelegowany. Taka sytuacja będzie miała również miejsce w przypadku, jeżeli pracownik jest oddelegowany do państwa, z którym Polska nie związała żadnej umowy. W związku z tym konieczne będzie przeanalizowanie przepisów kraju spoza UE, ponieważ może dojść do sytuacji, że składki na ubezpieczenie społeczne będą obowiązkowe i w Polsce, i w kraju oddelegowania.       

Podsumowanie 

Delegowanie do pracy pracownika do kraju spoza UE, EOG i Szwajcarii to nie tylko wyzwanie dla pracownika, lecz w szczególności dla samego pracodawcy, na którym ciąży obowiązek zapewnienia pracownikowi pobytu i środków do wykonywania pracy w innym państwie. Jeżeli pracodawca zdecyduje się oddelegować pracownika do miejsca spoza UE, to należy pamiętać o każdorazowym sprawdzeniu lokalnych przepisów tam obowiązujących, w innym przypadku może dojść do zakwestionowania prawa do pracy pracownika w danym państwie.