Poradnik Pracownika

Zwrot kosztów za korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych

Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest dopuszczonym przez prawo wyjątkiem od generalnej zasady, w myśl której wyposażenie stanowiska pracy w niezbędne narzędzia jest obowiązkiem pracodawcy.

Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych 

Zgodnie z art. 34a ust. 1 Ustawy o transporcie drogowym samochody osobowe, a także motocykle i motorowery, niebędące własnością pracodawcy, mogą być używane do celów służbowych – na podstawie umów cywilnoprawnych.

Pojazd jest używany do celów służbowych, jeżeli pracownik z jego pomocą realizuje zadania zlecone przez pracodawcę

W przywołanym przepisie ustawy o transporcie drogowym nie określono formy ani koniecznych elementów umowy cywilnoprawnej dotyczącej używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. To oznacza, że umowa taka może być zawarta w dowolnej formie. Powinna ona zawierać co najmniej:

  • wskazanie stron (pracodawcy i pracownika) oraz
  • zgodę pracodawcy na używanie przez pracownika, do celów służbowych, pojazdu będącego w jego dyspozycji i niebędącego własnością pracodawcy.

Celowym jest też określenie w umowie zakresu i zasad wykorzystania pojazdu.

Czy pracownik ma prawo do zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych? 

Przepisy prawa nie nakładają wprost na pracodawcę obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 15 lutego 2008 roku, I SA/Po 1116/07, z „art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088 ze zm.), nie wynika wprost (bezpośrednio) obowiązek, czy możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów. Przepis art. 34a ustawy mówi bowiem wyłącznie o generalnej możliwości używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów na podstawie umów cywilnoprawnych […]. W przepisie tym nie ma mowy o możliwości czy obowiązku przyznania pracownikowi prawa do zwrotu kosztów”. Zatem aby pracownik mógł żądać od pracodawcy zwrotu kosztów, jego uprawnienie w tym zakresie musi wynikać z zawartej między stronami wyżej wspomnianej umowy cywilnoprawnej.

Zasady zwrotu kosztów

Zasady dokonywania zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodu prywatnego określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – dalej „rozporządzenie o kosztach”.

Jak wynika z § 1 ust. 1 rozporządzenia o kosztach, podstawą zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych na warunkach określonych w rozporządzeniu (patrz § 2–4).

Natomiast w myśl § 1 ust. 2 rozporządzenia o kosztach zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Jazdy lokalne 

Koszty używania pojazdów do celów służbowych, do jazd lokalnych, pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

  1. dla samochodu osobowego:
    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł;
  2. dla motocykla – 0,2302 zł;
  3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ten, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

  1. 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  2. 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  3. 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Jednakże limit ten dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km. Z kolei dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie pracownika powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.  

Przykład 1.

Pracownik w ramach jazd lokalnych, w mieście liczącym 250 tys. mieszkańców, używa do celów służbowych swojego prywatnego samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3. W styczniu pracownik był nieobecny w pracy przez 10 dni roboczych z powodu choroby, a ponadto przez 3 dni robocze nie dysponował pojazdem. W związku z tym obliczenie ryczałtowej kwoty zwrotu kosztów używania pojazdu za styczeń przedstawia się następująco:  

  1. ustalamy iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne: 0,5214 zł × 500 km = 260,70 zł;
  2. otrzymany wynik zmniejszamy o 13/22 (10/22 za dni nieobecności z powodu choroby i 3/22 za dni niedysponowania pojazdem): 260,70 zł - 13/22 × 260,70 zł = 260,70 zł - 154,05 zł = 106,65 zł.

Kwota zwrotu kosztów za styczeń wynosi 106,65 zł.

Podróż służbowa 

Jak stanowi art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określono w Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – dalej „rozporządzenie o podróżach służbowych”.

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia o kosztach.

Przykład 2.

Pracownik przejechał prywatnym samochodem w podróży służbowej ze Szczecina do Gdańska i z powrotem 717,6 km. W odniesieniu do pojazdu pracownika pracodawca ustalił stawkę za 1 km w wysokości 0,8358 zł. W związku z tym zwrot kosztów używania prywatnego samochodu we wspomnianej podróży służbowej wyniesie 599,77 zł (717,6 km × 0,8358 zł). 

Jak wynika z powyższego, mamy do czynienia z dwoma postaciami rozliczania zwrotu kosztów za korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych: postaci ryczałtowej – w odniesieniu do jazd lokalnych – i postaci uwzględniającej faktycznie przejechane kilometry – w odniesieniu do podróży służbowej.