Poradnik Pracownika

Delegacja krajowa – jak rozliczyć ją w prawidłowy sposób?

Będąc w delegacji krajowej, pracownik ponosi koszty związane m.in. z wyżywieniem, noclegiem czy przejazdami. Za ich pokrycie odpowiedzialny jest pracodawca. Czy delegacja krajowa to podstawa do wypłaty diety? Zobacz, w jaki sposób należy rozliczać wydatki związane z podróżą służbową na terenie kraju.

Delegacja krajowa – co to takiego?

O delegacji krajowej mówimy, gdy pracownik odbywa podróż służbową na terenie kraju związaną z obowiązkami zawodowymi. Szczegóły dotyczące definicji znajdziemy w Kodeksie pracy, w artykule 775, w paragrafie nr 1. Opisano w nim sytuację, w której pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Podkreślono, że pracownikowi takiemu przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Widzimy więc wyraźnie trzy niezbędne warunki, jakie musi spełniać wyjazd określany jako delegacja:

  • musi służyć realizacji zadań służbowych,
  • musi zostać zlecony przez przełożonego,
  • musi wiązać się z realizacją zadania poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.

Warto dodać, że delegacja krajowa nie dotyczy pracowników na co dzień pracujących w terenie i przemieszczających się między różnymi miejscowościami. To określenie odnoszące się do osób na co dzień pracujących stacjonarnie.

W przypadku pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej wysokość należności określona jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. W sektorze prywatnym pracodawca reguluje kwestie związane z delegacją krajową w regulaminie lub umowie o pracę, przestrzegając prostej zasady – stawki nie mogą być niższe niż w tzw. budżetówce.

Czym jest dieta i czy zawsze przysługuje?

Dieta jest to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej. W związku z tym nie mogą na nią liczyć pracownicy, którym podczas delegacji krajowej zostało zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie. A co z pracownikami korzystającymi z bezpłatnego wyżywienia częściowego? W zależności od tego, jaki posiłek zagwarantowano, dieta zostaje pomniejszona:

  • o 25% przy zapewnionym śniadaniu,
  • o 50% przy zapewnionym obiedzie,
  • o 25% przy zapewnionej kolacji.

Ile wynosi dieta podczas delegacji krajowej?

W przypadku delegacji krajowej pełna dieta wynosi 30 zł na dobę. Sposób wyliczenia należności jest ściśle określony – bierzemy pod uwagę godzinę wyjazdu i powrotu pracownika.

Jeżeli cała podróż trwa nie dłużej niż dobę, mamy trzy możliwości:

  • podróż krótsza niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • podróż trwająca 8-12 godzin – przysługuje 50% stawki,
  • podróż trwająca ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.

Jeżeli cała podróż trwa dłużej niż dobę, pracownik otrzymuje 100% diety za każdą pełną dobę. W przypadku niepełnej, ale rozpoczętej kolejnej doby, przysługuje 50% diety (do 8 godzin) lub 100% diety (powyżej 8 godzin).

Noclegi podczas delegacji krajowej – ile wynosi zwrot?

Podczas delegacji krajowej pracodawca zapewnia pracownikowi zwrot kosztów noclegów. Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracodawca oferuje pracownikowi bezpłatny nocleg. Zwrot nie należy się także pracownikom, którzy (według pracodawcy) mają możliwość codziennego powrotu do swojego miejsca zamieszkania. Na jakie stawki mogą liczyć pracownicy?

Wiele zależy od tego, czy koszt jest potwierdzony odpowiednim rachunkiem. Jeżeli pracownik przedstawi taki rachunek, otrzyma zwrot kosztów, który nie może jednak przekroczyć wysokości dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 zł.

W przypadku pracownika, który nie przedstawi rachunku za nocleg, obowiązuje ryczałt w wysokości 45 zł, czyli 150% diety. Istnieją jednak pewne warunki, które trzeba spełnić, by skorzystać z ryczałtu – nocleg musi odbywać się między godziną 21.00 a 7.00 i trwać minimum 6 godzin.

Przejazdy w delegacji krajowej – jak wygląda zwrot kosztów transportu?

Pracownik wyruszający w delegację krajową może liczyć na zwrot kosztów związanych z przejazdami. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca zapewnia bezpłatny przejazd. Warto dodać, że jeśli podróż trwa minimum 10 dni, należny jest również zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy. Jak wyglądają stawki?

Obowiązuje ryczałt w wysokości 20% diety, czyli 6 zł na każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej. To do pracodawcy należy określenie, z jakiego środka transportu korzystać będzie pracownik. Jeżeli pracownik chciałby podróżować niebędącym własnością pracodawcy samochodem osobowym lub innym pojazdem (np. swoim motocyklem), ma taką możliwość – musi jednak złożyć odpowiedni wniosek i uzyskać zgodę pracodawcy. W takiej sytuacji zwrot kosztów odbywa się na podstawie obliczenia iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu. Określono maksymalne stawki za kilometr, które wynoszą:

  • w przypadku samochodu osobowego: 0,5214 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3) lub 0,8358 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3),
  • w przypadku motocykla: 0,2302 zł,
  • w przypadku motoroweru: 0,1382 zł.

Kiedy i w jaki sposób rozliczyć delegację krajową?

Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia delegacji krajowej maksymalnie do 14 dni od jej zakończenia. Warto dodać, że przed wyjazdem może wnioskować o przyznanie zaliczki na poczet podróży służbowej, której wysokość oblicza się na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów.

Pracownik powinien pamiętać o zgromadzeniu różnego rodzaju dokumentów, dzięki którym będzie w stanie potwierdzić poniesione podczas delegacji krajowej wydatki. Mowa tu przede wszystkim o rachunkach, fakturach za nocleg czy biletach potwierdzających przejazdy. Dokumenty nie będą natomiast potrzebne w przypadku diet i ryczałtów. Co się dzieje, kiedy pracownik zapomniał o zbieraniu dokumentów lub np. zgubił fakturę? Jego obowiązkiem jest złożenie pisemnego oświadczenia potwierdzającego wydatek oraz wyjaśnienie przyczyn uniemożliwiających załączenie stosownego dokumentu.

Koszty związane z delegacją krajową to zmartwienie pracodawcy, na którego polecenie pracownik wyrusza w podróż związaną ze swoimi służbowymi zadaniami. Obowiązkiem pracownika jest jednak staranne dokumentowanie poniesionych wydatków i dopilnowanie, by rozliczyć się z nich w odpowiednim terminie.