Czy pracodawca będzie musiał zapewnić sprzęt i narzędzia do pracy zdalnej oraz zwrot kosztów?

„Zasady pracy zdalnej mają być na stałe uregulowane w Kodeksie pracy” – coraz częściej widzimy taki komunikat w doniesieniach medialnych. Nie jest to jednak puste hasło, mające jedynie zainteresować czytelnika. Rzeczywiście istnieje projekt zmian w prawie, który zawiera kompleksową regulację w zakresie pracy na odległość. Jednym z elementów objętych nowelizacją są kwestie zapewnienia przez pracodawcę sprzętu i narzędzi do wykonywania pracy zdalnej oraz zwrotu jej kosztów. Warto zatem przyjrzeć się rozwiązaniom, jakie zostały przygotowane – piszemy na ten temat w tym artykule.

Sprzęt i narzędzia do pracy zdalnej oraz zwrot kosztów – podstawa prawna

Projekt nowelizacji przewidującej trwałe określenie zasad wykonywania pracy zdalnej jest ujęty w druku sejmowym z 7 czerwca 2022 roku, który oznaczono numerem 2335.

W zakresie tematycznym stanowiącym przedmiot niniejszego artykułu kluczowymi są zmiany w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej jako „kp”).

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy oraz usług instalacyjno-serwisowych

Art. 67²⁴ § 1 kp wskazuje, jakie są obowiązki pracodawcy względem pracownika wykonującego pracę zdalną w kwestii zapewnienia odpowiedniego sprzętu i materiałów oraz usług technicznych, serwisowych i konserwacyjnych. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Możliwość wykorzystywania przez pracownika sprzętu i materiałów, których nie dostarczył pracodawca.

W art. 67²⁴ § 2 kp ustalono, na jakich zasadach pracownik może wykorzystywać przy pracy zdalnej sprzęt i materiały, których pracodawca nie dostarczył.

W przytoczonym unormowaniu pojawia się odesłanie do przepisów rozdziału IV działu dziesiątego kp – chodzi tutaj więc o art. 215-219, które określają wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące maszyn i narzędzi pracy.

Ustalenie przewidziane w art. 67²⁴ § 2 kp ma zatem charakter fakultatywny i wymaga działania w porozumieniu. W omawianym przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą (art. 67²⁴ § 3 kp).

Pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych

W art. 67²⁴ § 1 pkt 2 kp uregulowano także m.in. kwestię pokrycia kosztów energii elektrycznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej. Oznacza to, że pracodawca jest obowiązany pokryć koszty:

• energii elektrycznej, oraz 
• usług telekomunikacyjnych

– niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej

Proponowane zmiany w kp przewidują ponadto obowiązek pokrycia przez pracodawcę innych kosztów niż określone w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 kp (zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie kosztów tych działań oraz pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych).

Wspomniany obowiązek powstaje, jeżeli koszty te są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej oraz zwrot tych kosztów został określony w ustawowo przewidzianym trybie. Dotyczy to zatem:

• porozumienia między pracodawcą a zakładową organizacją związkową (lub zakładowymi organizacjami związkowymi w przypadku gdy u danego pracodawcy działa więcej takich organizacji) określającego zasady wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli nie ma możliwości uzgodnienia porozumienia ze wszystkimi związkami zawodowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. W razie gdy w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia w powyżej opisanym trybie, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia;
• regulaminu, w którym pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej – jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe. Regulamin ustala się po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;
• polecenia wykonywania pracy zdalnej lub porozumienia zawartego z pracownikiem – w przypadku braku zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi lub niewydania regulaminu.

Zapewnienie pracownikowi szkolenia i pomocy technicznej

W myśl art. 67²⁴ § 1 pkt 4 kp pracodawca będzie zobowiązany także do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia oraz pomocy technicznej – niezbędnych do świadczenia pracy w tej formie. Kwestie te nie zostały szczegółowo uregulowane, zapewne ze względu na trudność w określeniu uniwersalnych zasad dotyczących wszystkich przypadków pracy zdalnej. Odpowiednie postanowienia w tym zakresie będą więc domeną regulacji wewnątrzzakładowych oraz ustaleń między pracodawcą a pracownikiem.

Ustalenie wysokości ekwiwalentu oraz ryczałtu należnego pracownikowi wykonującemu pracę zdalną

Obowiązek pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych wymaganych przy tej pracy i pokrycia innych kosztów niż wyżej wskazane, jeżeli wynikają z porozumienia, regulaminu lub polecenia wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁴ § 1 pkt 2 i 3 kp) albo wypłaty ekwiwalentu w przypadku użytkowania przez pracownika materiałów i narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę – może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu.

Procedury ustalania wysokości wspomnianego ekwiwalentu lub ryczałtu należy opracować na szczeblu zakładowym, co wynika z różnorodnej specyfiki wykonywania pracy zdalnej w poszczególnych przypadkach.

Nawet w jednej firmie mogą istnieć całkiem spore różnice, jeśli chodzi o świadczenie pracy na konkretnych stanowiskach, dlatego właśnie w art. 67²⁴ § 5 kp wskazano elementy, które powinny zostać uwzględnione każdorazowo przy ustalaniu tych należności.

Sprzęt i materiały do wykonywania pracy zdalnej oraz ryczałt i ekwiwalent a opodatkowanie

W nowelizacji kp uregulowano także kwestie dotyczące opodatkowania materiałów i narzędzi pracy zapewnionych przez pracodawcę pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz ekwiwalentu pieniężnego i ryczałtu wymagalnego w związku z pracą na odległość.

Zwolnienie z opodatkowania wymienionych należności stanowi kolejne ułatwienie przy wprowadzaniu pracy zdalnej.

Czy pracodawca będzie musiał zapewnić sprzęt i narzędzia do pracy zdalnej oraz zwrot kosztów? Podsumowanie

Projekt zmian w kp wprowadza szczegółowe regulacje w zakresie wykonywania pracy w formie zdalnej. Jednym z elementów tych modyfikacji jest uregulowanie spraw dotyczących zapewnienia przez pracodawcę odpowiedniego sprzętu i materiałów oraz usług technicznych, serwisowych i konserwacyjnych. Jednocześnie strony mogą ustalić, że przy pracy zdalnej będą wykorzystywane materiały, narzędzia i urządzenia, których pracodawca nie zapewnił. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Nowelizacja kp normuje ponadto kwestie pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych poniesionych przez pracownika w ramach pracy na odległość.