Czy koszty związane z podróżą służbową stanowią przychód pracownika?

W zeszłym miesiącu pracodawca oddelegował mnie w podróż służbową na 35 dni. Z racji tego, że podróż trwa ponad miesiąc, mój bagaż był znacznie większy niż dopuszczalny (powyżej 32 kg). Czy koszty związane z podróżą służbową, tj. opłata za nadbagaż zostaną mi zwrócone? Czy ewentualny zwrot zostanie potraktowany jako mój przychód?

Grażyna, Żary

Czym jest podróż służbowa?

Zgodnie z w art. art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy za podróż służbową uznaje się wykonywanie polecenia służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy. Podróż służbowa często nazywana jest także delegacją. Natomiast zgodnie z wyrokiem sądu najwyższego (SN z 22.02.2008 r. I PK 208/07), aby wyjazd był uznany za podróż służbową, musi się odbywać:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
• na polecenie pracodawcy,
• w celu wykonania zleconego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te warunki muszą wystąpić łącznie. Istotne jest także to, że delegacja powinna być zdarzeniem incydentalnym i nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące.

Służbowe polecenie wyjazdu powinno zawierać takie elementy jak:

• cel wyjazdu w tym określenie:
• miejsca (miejsc),
• zadań do wykonania przez pracownika, 
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, 
• czas trwania, 
• środek transportu, 
• informacje o otrzymaniu przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów podróży i jej o jej ewentualnej wysokości.

Biorąc pod uwagę wyrok sądu najwyższego z 20 lutego 2007 r. (akt II PK 165/06) nie każdy wyjazd pracownika może być uznany i potraktowany za podróż służbową. Dlatego bardzo ważne jest, aby zostały spełnione powyższe elementy i pracownik miał prawo do świadczeń z tytułu podróży służbowej.

Dzieje się tak, ponieważ z podróżą służbową często mylone jest oddelegowanie. Przyjmuje się, że gdy zmienia się miejsce wykonywania pracy wskazane w umowie o pracę, wówczas mówi się o oddelegowaniu. W tym celu pracodawca z pracownikiem podpisują porozumienie zmieniające. W praktyce przyjmuje się, że oddelegowanie trwa dłużej niż 3 miesiące. Pracownikowi oddelegowanemu nie przysługują diety i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej.

Koszty związane z podróżą służbową – zwrot od pracodawcy

Co do zasady pracodawca zwraca pracownikowi wszystkie niezbędne koszty związane z podróżą służbową do udokumentowanej wysokości.

Zgodnie § 2. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych z tytułu delegacji, pracownikowi przysługują:

1) diety,
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, które zostały określone lub uznane przez pracodawcę.

Zgodnie z omawianym rozporządzeniem do kosztów związanych z podróżą służbową zalicza się opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

§ 18 wyżej wymienionego rozporządzenia wskazuje, że pracodawca może (ale nie musi) wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Ważne jest to, że pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży powinien on dostarczyć odpowiednie dokumenty takie jak: rachunki, faktury, bilety, które potwierdzają poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet wydatków objętych ryczałtami). Gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić odpowiedniego dokumentu, wówczas składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pracownik w uzasadnionych przypadkach może też złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach, które mają wpływ na prawo do diet, ryczałtów oraz zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Koszty związane z podróżą służbową a przychód pracownika

Jeżeli pracodawca pokrywa koszty opłat związanych z nadbagażem (powyżej limitu 30 kg) podczas podróży służbowej trwającej powyżej 30 dni, zwrot tych wydatków stanowi przychód pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, który nie podlega zwolnieniu z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy. Zwrot opłat związanych z nadbagażem stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Koszty związane z podróżą służbową a ZUS

Zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, wolne od oskładkowania są kwoty wypłacone z tytułu pokrycia wydatków na odbycie podróży służbowej do wysokości stawek ustalonych w odrębnych przepisach. Natomiast w sytuacji, gdy pracodawca ustali wyższe kwoty, to od nadwyżki należy naliczyć składki ZUS.

W przypadku wyjazdu służbowego pracownika należy określić czy jest to delegacja, czy już oddelegowanie. Jest to bardzo ważne, ponieważ pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów. W razie długiej podróży pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg.