Monitoring poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu

Przepisy Kodeksu pracy, obok możliwości stosowania przez pracodawcę monitoringu wizyjnego, pozwalają na objęcie monitoringiem aktywności pracownika w zakresie korzystania ze służbowej poczty elektronicznej. W obu przypadkach pracodawca powinien zadbać o zachowanie równowagi między dwoma wartościami: sprawowaniem kontroli nad wywiązywaniem się przez pracowników z przypisanych im obowiązków oraz poszanowaniem prywatności tych osób. Dowiedz się, na czym polega monitoring poczty elektronicznej!

Monitoring jako element kontroli i nadzoru 

W ramach stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 kp).

Podstawową cechą stosunku pracy, odróżniającą go od stosunków cywilnoprawnych, jest podporządkowanie organizacyjne pracownika pracodawcy w procesie zatrudnienia. Na podporządkowanie to składa się kierownictwo podmiotu zatrudniającego oraz wyznaczenie pracownikowi czasu i miejsca wykonywania pracy. Pracownik ma obowiązek osobiście wykonywać pracę w zespole zorganizowanym przez pracodawcę, w ściśle oznaczonym miejscu i czasie. Podmiot zatrudniający jest uprawniony do wydawania pracownikowi wiążących poleceń (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 15 grudnia 2021 roku, III AUa 1774/20).

Z omawianym podporządkowaniem ściśle wiąże się uprawnienie pracodawcy do kontrolowania wywiązywania się pracownika z powierzonych mu zadań. Generalne potwierdzenie tego uprawnienia znajdujemy w art. 94 pkt 9 kp, w którym mówi się o obowiązku pracodawcy stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy, a także – w odniesieniu do pracowników młodocianych – w art. 207 § 2 pkt 2 kp, gdzie wspomina się o obowiązku pracodawcy kontrolowania wykonania wydawanych pracownikom poleceń.

O kontroli wspomina się ponadto w przepisach kp dotyczących bardziej skonkretyzowanych sytuacji, takich jak kontrola trzeźwości (art. 22^1c), kontrola na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1e) czy też kontrola wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ § 6 pkt 5). Do tej grupy przepisów należy zaliczyć także regulacje dotyczące monitoringu.

Monitoring poczty elektronicznej

W myśl art. 22³ § 1 kp, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika.

Na podstawie analizy orzecznictwa można wskazać np. następujące ryzyka uzasadniające wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej:

• ryzyko transferowania danych/informacji ze służbowej poczty elektronicznej na pocztę prywatną, nieuzasadnione zakresem obowiązków pracownika czy bieżących poleceń przełożonych, co może zostać uznane za sprzeczne z podstawowym obowiązkiem pracownika dbałości o dobro zakładu pracy i ochrony jego mienia (art. 100 § 2 pkt 4 kp), (wyrok Sądu Najwyższego z 10 maja 2018 roku, II PK 76/17);
• ryzyko nieuzasadnionego przeniesienia na prywatną pocztę informacji objętych tajemnicą zawodową, stanowiących również tajemnicę przedsiębiorstwa, będące czynem nieuczciwej konkurencji w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (wyrok Sądu Najwyższego z 10 maja 2018 roku, II PK 76/17);
• ryzyko korzystania w pracy przez pracownika z nielegalnych programów komputerowych (wyrok Sądu Najwyższego z 16 listopada 2004 roku, I PK 36/04).

Wymogi organizacyjne dotyczące wprowadzenia i stosowania monitoringu poczty elektronicznej

W myśl art. 22³ § 3 kp w odniesieniu do monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio przepisy art. 22² § 6-10 kp, dotyczące monitoringu wizyjnego, zdefiniowanego w art. 22² § 1 kp, który stanowi, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Podobnie jak w przypadku monitoringu wizyjnego, cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej, w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest oznaczenie pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem. To wymaganie, adekwatne do uruchomienia monitoringu wizyjnego, może budzić wątpliwości w odniesieniu do monitoringu poczty elektronicznej, ponieważ korzystanie z tego środka komunikacji odbywa się nierzadko w miejscach, których nie można z góry określić, w tym spoza zakładu pracy, w przypadku pracy wykonywanej zdalnie. Należy zatem uznać, że omawiany obowiązek powinien być przez pracodawcę wypełniony w takim zakresie, w jakim jest to możliwe, co najczęściej będzie realizowane poprzez oznaczenie pomieszczeń na terenie zakładu pracy. 

W przypadku stosowania monitoringu poczty elektronicznej na pracodawcy jako administratorze danych osobowych przetwarzanych w ramach tego monitoringu ciążą również standardowe obowiązki dotyczące przejrzystego informowania osoby o przetwarzaniu jej danych oraz komunikowania się z nią w tym zakresie, określone w art. 12 i 13 RODO. 

Obowiązek zachowania tajemnicy korespondencji

Jak stanowi art. 22³ § 2 kp, monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

W wyroku Sądu Najwyższego z 4 grudnia 2019 roku (I CSK 497/18) zwrócono uwagę na to, że tajemnica korespondencji zostaje naruszona nie tylko przez fakt otwarcia cudzej korespondencji i zapoznanie się z jej treścią, a więc przez przełamanie zabezpieczeń służących ograniczeniu dostępu do niej, ale też przez zapoznanie się z otwartą korespondencją – przez przeczytanie jej i zidentyfikowanie adresata i nadawcy, gdy korespondencja znajduje się w takim miejscu, które wskazuje na zamiar ograniczenia dostępu osób postronnych do jej treści.

Odnosząc powyższe do zagadnienia monitoringu poczty elektronicznej, należy uznać, że pracodawca, który taki monitoring prawidłowo wprowadził, może co do zasady zapoznawać się z treścią e-maili wysyłanych ze służbowego adresu pracownika i na ten adres przychodzących. Skoro bowiem pracownik został poinformowany o stosowaniu monitoringu, powinien unikać korzystania ze służbowej poczty elektronicznej w celach innych niż zawodowe. Niemniej jednak, jeśli w ramach prowadzenia monitoringu pracodawca stwierdzi, że dany e-mail nie dotyczy świadczonej przez pracownika pracy, lecz jego spraw prywatnych, powinien powstrzymać się od dalszego zapoznawania się z tego rodzaju korespondencją oraz podjąć starania w celu jej ochrony (nie udostępniać jej innym osobom).

Inne formy monitoringu

Przepisy dotyczące monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu (np. dotyczącego rozmów telefonicznych czy korespondencji SMS), których zastosowanie w danym przypadku zostaje uznane za konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 22³ § 4 kp).

Monitoring wizyjny stanowi dość poważną ingerencję w życie prywatne pracownika, skutkującą często powstaniem zapisanej i reprodukowalnej dokumentacji zachowania danej osoby w miejscu pracy, czego pracownik, jako osoba zobowiązana z mocy umowy o pracę do wykonywania pracy w konkretnym miejscu, nie może uniknąć. Natomiast monitoring służbowej poczty elektronicznej wydaje się ingerować w sferę prywatności pracownika w znacznie mniejszej mierze – pracownik ma bowiem dużą kontrolę nad tym, jakie dane (informacje) mogą stać się przedmiotem monitoringu. Chcąc uniknąć udostępnienia pracodawcy informacji o charakterze pozazawodowym, wystarczy, że pracownik ograniczy swoją aktywność w ramach służbowego adresu e-mail wyłącznie do spraw związanych ze świadczoną pracą, czemu zresztą taki adres służy.