Aktualizacja danych w ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest instytucją, która towarzyszy nam przez całe życie zawodowe. Od momentu podjęcia pierwszej pracy, przez zmiany zatrudnienia, aż po emeryturę. Dlatego tak ważne jest, aby informacje, które przekazujemy do ZUS-u, były zawsze aktualne. W szczególności dotyczy to adresu zamieszkania. Dowiedz się, dlaczego aktualizacja danych w ZUS-ie jest niezbędna.

Dlaczego aktualny adres jest tak istotny?

Adres podany w ZUS-ie jest szczególnie ważny, ponieważ: 

• ZUS wysyła do swoich klientów różnego rodzaju korespondencję, decyzje o przyznaniu świadczeń, wezwania do uzupełnienia dokumentacji, informacje o zmianach w przepisach. Jeśli podany adres jest nieaktualny, wszystkie te dokumenty mogą nie dotrzeć do zainteresowanej osoby. Dodatkowo zgodnie z art. 41 Kodeksu postępowania administracyjnego doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem jest skuteczne i niesie ze sobą skutki prawne.
• Brak aktualnego adresu może spowodować, że z korespondencją potencjalnie może się zapoznać osoba do tego nieuprawniona. W takim przypadku istnieje ryzyko naruszenia praw i wolności związanych z udostępnieniem danych osobowych zawartych w korespondencji. 
• ZUS przekazuje na wskazany przez ubezpieczonego numer konta różne świadczenia, takie jak emerytury, renty czy zasiłki. Jeśli numer konta lub adres zamieszkania są błędne, wypłata świadczenia może się opóźnić lub nie dojść do skutku.

Jakie dane oprócz adresu warto aktualizować w ZUS-ie?

Aktualizacja danych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych to nie tylko kwestia adresu zamieszkania. Choć jest to informacja kluczowa, istnieje wiele innych danych, które warto regularnie sprawdzać i w razie potrzeby modyfikować. Dlaczego? Ponieważ aktualne dane kontaktowe to gwarancja sprawnej komunikacji z ZUS-em i szybkiego dostępu do niezbędnych informacji.

Oprócz adresu warto zwrócić uwagę na:

• numer telefonu – jest to najszybszy sposób kontaktu w przypadku pilnych spraw. Dzięki aktualnemu numerowi telefonu ZUS może szybko powiadomić np. o ważnych zmianach;
• adres e-mail – mając aktywny adres e-mail, można być na bieżąco informowanym o stanie spraw;
• numer rachunku bankowego – szczególnie gdy otrzymuje się świadczenia od ZUS-u, dzięki temu uniknie się opóźnień w wypłatach.

Kiedy należy zgłosić zmianę adresu do ZUS-u?

​​​​​​​Osoba mająca płatnika składek (pracownicy, zleceniobiorcy) nie zgłasza zmiany danych do ZUS-u, tylko do swojego płatnika (tj. np. do pracodawcy). Taką informację najlepiej przekazać niezwłocznie do swojego pracodawcy, aby odpowiednie deklaracje mogły zostać wysłane do ZUS-u.

Przykład 1.

Pan Adam pracuje na podstawie umowy o pracę i zmienił adres zamieszkania. Czy powinien zgłosić w ZUS-ie zmianę adresu?

Nie, pan Adam zmianę danych powinien zgłosić swojemu pracodawcy. To pracodawca informacje ZUS o zmianie danych.

Natomiast pozostałe osoby zmianę danych, w tym adresu zamieszkania, zgłaszają do ZUS-u niezwłocznie po jej nastąpieniu. Najłatwiej zrobić to:

• elektronicznie: poprzez Platformę Usług Elektronicznych PUE/eZUS,
• osobiście: w dowolnej placówce ZUS,
• pisemnie: przesyłając wypełniony dokument.

Oczywiście najszybszą formą aktualizowania danych adresowych jest jednak droga internetowa. Aby zaktualizować dane, można wypełnić tam wniosek „US-13 wniosek ubezpieczonego o zmianę danych identyfikacyjnych/adresowych” lub „ZUS EZP Wniosek o zmianę danych osoby zamieszkałej w Polsce ZUS EZP”.

Przykład 2.

Pani Karolina pobiera emeryturę i w zeszłym miesiącu zmieniła adres zamieszkania. Czy powinna zgłosić zmianę w ZUS-ie?

Tak. Zmiana powinna być zgłoszona w ZUS-ie na druku US-13.

Informacja, kiedy zgłosić zmianę danych, jest niejasna. Na części stron ZUS-u możemy przeczytać: „Aby uniknąć opóźnienia w wypłacie świadczenia – informację o zmianie rachunku powinieneś/aś złożyć w ZUS minimum 20 dni przed terminem płatności świadczenia”. Natomiast są dostępne także inne informacje mówiące, że każdą zmianę zgłosić należy najpóźniej na 12 dni roboczych przed terminem, w którym Zakład wypłaca świadczenie. Dlatego każdą zmianę trzeba zgłosić jak najszybciej.

Przykład 3.

Pan Maurycy otrzymuje emeryturę ostatniego dnia miesiąca. 27 września przekazał do ZUS-u informację o zmianie rachunku bankowego. Dodatkowo 25 września zamknął dotychczasowy rachunek.

Przekazanie pieniędzy nastąpiło na błędny (stary) adres czy na nieistniejący już numer konta i spowodowało, że emerytura została zwrócona do ZUS-u, a pan Maurycy musi dłużej czekać na przekaz z poczty lub przelew bankowy.

Jakie są konsekwencje niezaktualizowania adresu?

Niezaktualizowanie adresu lub innych danych może skutkować:

• opóźnieniami w wypłacie świadczeń,
• utratą ważnych informacji,
• problemami z realizacją innych usług świadczonych przez ZUS.

Natomiast nieaktualne dane nie są powodem do utraty świadczeń czy tym bardziej utraty statusu osoby ubezpieczonej.

Jak sprawdzić dane, jakie ma ZUS?

Mając konto na PUE/eZUS w każdej chwili można zweryfikować dane, jakie ma ZUS. Wystarczy zalogować się na swoje konto na PUE/eZUS i dane będą widoczne w zakładce MOJE DANE. W niektórych przypadkach już z tego miejsca można zgłosić ich zmianę. Warto wiedzieć, że na profilu znajdują się również wszystkie informacje o złożonych wnioskach oraz o aktualnych ubezpieczeniach, jakimi objęta jest dana osoba wraz z historią poprzednich okresów podlegania ubezpieczeniom.

Podsumowanie – aktualizacja danych w ZUS-ie

Aktualny adres w ZUS-ie to podstawa sprawnej komunikacji z instytucją. Dzięki niemu możemy mieć pewność, że wszystkie ważne informacje dotrą do nas na czas. Dodatkowo w przypadku wypłaty świadczeń nieaktualne dane mogą powodować opóźnienia w ich otrzymaniu.