Poradnik Pracownika

Pracodawca nie przekazał druku Z-3 do ZUS-u – co może zrobić pracownik?

Mimo wieloletnich reform system ubezpieczeń społecznych jest w dalszym ciągu zbyt skomplikowany, ponadto niektóre procedury nadal wymagają doprecyzowania. Jedną z takich kwestii jest obowiązek przekazywania przez pracodawcę do ZUS-u druku Z-3. Wspomniany formularz jest niezbędny w celu realizacji wypłat na rzecz pracownika świadczeń przewidzianych w ustawie zasiłkowej. Zdarza się, że pracodawca nie przesyła tego dokumentu – co w tej sytuacji może zrobić pracownik? Wyjaśniamy poniżej w artykule.

Pracodawcy objęci obowiązkiem przekazywania dokumentacji do ZUS-u

O tym, którzy pracodawcy mają obowiązek informowania ZUS-u w sprawach związanych z wysokością wynagrodzeń pracownika, decydują przepisy Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej dalej ustawą zasiłkową. 

Prawo do zasiłków określonych w wymienionej wyżej ustawie i ich wysokość ustala oraz zasiłki te wypłaca ZUS – ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych (art. 61 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy zasiłkowej).

Oznacza to zatem, że ZUS – aby np. ustalić i wypłacić zasiłek pracownikowi pracodawcy zatrudniającego maksymalnie 20 osób – musi mieć informacje o składnikach wynagrodzenia zatrudnionego. Właśnie temu celowi służy druk Z-3.

Formularz Z-3 – podstawowe informacje

Druk Z-3 powinien być złożony do ZUS-u przez pracodawcę zatrudniającego nie więcej niż 20 ubezpieczonych. W odniesieniu do takich pracodawców świadczenia przysługujące pracownikom na mocy ustawy zasiłkowej ustala i wypłaca ZUS. Niezbędne jest zatem udostępnienie Zakładowi informacji o wysokości i rodzaju składników płacowych. 

Szczegółowe wymagania dotyczące omawianego dokumentu określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 roku w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, zwanym dalej rozporządzeniem z 8 grudnia 2015 roku.

Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty przez ZUS zasiłku chorobowego jest, złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu, zaświadczenie płatnika składek zawierające w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem informacje określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 8 grudnia 2015 roku).

W dokumencie, jaki pracodawca powinien przesłać do ZUS-u, należy zawrzeć informację o składnikach wynagrodzenia za okresy miesięczne, kwartalne, roczne oraz za inne okresy, z podaniem liczby dni, które pracownik przepracował w tym okresie i które był obowiązany przepracować, przyczynach nieprzepracowania całego okresu i procencie składki potrąconej, a w przypadku składników miesięcznych dodatkowo z podziałem na składniki wynagrodzenia stałe oraz składniki wynagrodzenia zmienne pomniejszane proporcjonalnie lub uwzględniane w kwocie faktycznej.

Jeżeli pracodawca, na którym nie ciąży obowiązek ustalenia i wypłaty zasiłków chorobowych, nie przekaże druku Z-3 do ZUS-u, pracownik nie może otrzymać świadczenia.

Pracodawca nie dostarcza do ZUS-u druku Z-3 – co można zrobić?

Pracodawca powinien dostarczyć formularz Z-3 do ZUS-u w razie choroby pracownika (razem z zaświadczeniem o niezdolności do pracy), jednak z różnych przyczyn tego nie robi. Okazuje się, że przepisy ustawy zasiłkowej ani inne regulacje z zakresu ubezpieczeń społecznych nie zawierają rozwiązań, na podstawie których można by zmusić pracodawcę do określonego, zgodnego z prawem, postępowania. Co w takiej sytuacji może uczynić pracownik? Przede wszystkim w pierwszej kolejności interweniować w ZUS-ie – niewykluczone, że w ten sposób uda się zmobilizować pracodawcę do pożądanego działania. 

Ubezpieczony może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o ustalenie uprawnień do zasiłku, jeżeli uważa, że zostały naruszone jego uprawnienia w tym zakresie (art. 63 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Jeśli to nie poskutkuje, pracownik powinien zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy. 

Ostatecznym rozwiązaniem jest wniesienie powództwa do sądu pracy w sprawie nakazania pracodawcy wydania dokumentu niezbędnego do ustalenia uprawnień do świadczeń przysługujących na podstawie ustawy zasiłkowej. Warto podkreślić, że aby pracownik mógł wejść na drogę sądową, konieczne jest wydanie przez ZUS decyzji o odmowie wypłaty np. zasiłku chorobowego. W omawianych okolicznościach sądy zazwyczaj uznają racje pracowników, wydając wyroki korzystne dla ubezpieczonych. Taka linia orzecznicza została zresztą potwierdzona w orzecznictwie sądowym.

Ubezpieczony powinien też pamiętać o tym, aby nie zwlekać ze skierowaniem pozwu do sądu, gdyż zgodnie z art. 67 ust. 1 ustawy zasiłkowej roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje.

Od 1 stycznia 2022 roku ZUS będzie mógł nałożyć obowiązek udostępnienia danych

Wszystko wskazuje na to, że począwszy od stycznia 2022 roku, sytuacja ubezpieczonych, którzy nie mogą otrzymać zasiłku z powodu niewywiązania się pracodawcy z obowiązku przekazania odpowiednich dokumentów do ZUS-u, ulegnie poprawie. Stanie się tak za sprawą zmiany w ustawie zasiłkowej, która umożliwi ZUS-owi dostęp do informacji niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości zasiłku. Wspomniana nowela nie zwiększy obecnych obowiązków płatników składek, będzie natomiast korzystna w szczególności dla ubezpieczonych, ponieważ doprowadzi do usprawnienia procesu ustalenia prawa i wypłaty zasiłków. 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w celu ustalenia prawa do zasiłku i jego wypłaty, może pozyskiwać dane i informacje w zakresie niezbędnym do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłat od ubezpieczonych oraz płatników składek, którzy są obowiązani bezpłatnie je udostępnić (art. 61a ust. 2 ustawy zasiłkowej – obowiązujący od 1 stycznia 2022 roku).

Podsumowanie

W przypadku nieprzekazania przez pracodawcę do ZUS-u dokumentu obejmującego informacje o składnikach wynagrodzenia oraz ich przysługiwaniu w poszczególnych okresach pracownik jest w trudnej sytuacji, ponieważ Zakład odmówi wypłaty świadczenia. Pracownik może szukać pomocy w ZUS-ie, jednak ten nie posiada obecnie możliwości wyegzekwowania od płatnika obowiązku złożenia stosownego formularza. Osoba zatrudniona może oczywiście skierować sprawę na drogę sądową, mając na względzie jednocześnie stosunkowo krótkie terminy przedawnienia określone w ustawie zasiłkowej. Od 1 stycznia 2022 roku zaczną obowiązywać nowe rozwiązania, zgodnie z którymi ZUS będzie mógł nałożyć na płatnika obowiązek udostępnienia danych wymaganych dla celów ustalenia prawa i wysokości zasiłków.