Dodatkowe zatrudnienie - czy należy informować pracodawcę?

Jestem zatrudniony na 1/2 etatu z wynagrodzeniem miesięcznym w kwocie niższej niż minimalna płaca. Jednak posiadam dodatkowe zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na część etatu również w innej firmie. Czy w takim wypadku mam obowiązek poinformować o tym swoich pracodawców?

Marcel, Częstochowa

Powszechne przepisy prawa pracy nie obligują podwładnych do informowania pracodawcy o tym, że zamierzają podjąć dodatkowe zatrudnienie lub dodatkową działalność zarobkową, a tym bardziej – do uzyskiwania na to zgody. Jednak dla celów ustalenia prawidłowej podstawy wymiaru składek ZUS czy podatku pracownik powinien poinformować swoich pracodawców o pozostałych stosunkach pracy. 

Podstawa naliczenia składek na Fundusz Pracy

Jeśli łączny oskładkowany przychód pracownika, o którym mowa w pytaniu, wynosi co najmniej tyle, ile kwota minimalnego wynagrodzenia, to każdy z jego pracodawców powinien opłacać za pracownika składkę na FP, pod warunkiem że pracownik nie ukończył odpowiedniego wieku. Pracodawca nie opłaca składek za pracowników, którzy osiągnęli co najmniej 55 lat (w przypadku kobiet) i 60 lat (w przypadku mężczyzn).

Wysokość składki na Fundusz Pracy ustala się na podstawie kwot stanowiących podstawę wymiaru obowiązkowych składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego limitu). Nalicza się ją jednak dopiero wtedy, gdy podstawa ta wynosi w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie. W 2025 roku od stycznia do grudnia jest to 4 666,00 zł brutto.

Jeżeli pracownik ma dodatkowe zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na niepełnym etacie i uzyskuje z każdej z tych umów miesięczną pensję w kwocie niższej od wysokości minimalnej płacy, obowiązek opłacania składek na FP powstaje, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru tych składek wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.

Pracownik uzyskujący przychody z tytułu zatrudnienia na kilku etatach powinien złożyć w formie pisemnej każdemu pracodawcy oświadczenie. Na podstawie przedłożonego oświadczenia pracodawca będzie wiedział, w jakiej wysokości miesięcznie pracownik uzyskuje łączne wynagrodzenie we wszystkich stosunków pracy, a następnie, czy ma obowiązek opłacać za taką osobę składkę na FP.

Przykład 1. 

Pani Julia jest zatrudniona w dwóch różnych zakładach pracy na ½ etatu. W każdej z tych firm jej wynagrodzenie to minimalna pensja krajowa przeliczona proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W tej sytuacji, skoro łączny przychód z tytułu umowy o pracę jest równy płacy minimalnej (od stycznia 2025 roku jest równy 4666 zł), to każdy z pracodawców powinien opłacać Fundusz Pracy za tę pracownicę. 

Przykład 2. 

Pani Julia z przykładu 1. zmieniła wymiar czasu pracy u drugiego pracodawcy na ¼ etatu od 1 marca 2025 roku. W dalszym ciągu przysługuje jej proporcjonalne wynagrodzenie minimalne. Oznacza to, że jej wynagrodzenie od września będzie niższe od minimalnej pensji krajowej, więc żaden z pracodawców nie będzie musiał uiszczać składki na FP. 

Niezwykle istotne jest również to, że opłacanie składki na Fundusz Pracy ma kluczowe znaczenie w kwestii przyznawania zasiłku dla bezrobotnych po ustaniu zatrudnienia. Aby otrzymać to świadczenie, konieczne jest uiszczanie składki na FP przez co najmniej 18 miesięcy poprzedzających rejestrację w urzędzie pracy.

Dodatkowe zatrudnienie w kontekście limitu składek emerytalno-rentowych

Nie tylko niepełnoetatowcy, lecz także osoby, które mają wysokie zarobki i posiadają inny tytuł do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, powinny poinformować pracodawcę o dodatkowym zatrudnieniu. Jest to ważne ze względu na limit naliczenia składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, który w 2024 roku wynosi 234 720 zł. W razie przekroczenia tego progu pracodawca powinien nie naliczać składki emerytalno-rentowej podczas wyliczania wynagrodzenia, a także wykazać pracownika na comiesięcznych deklaracjach rozliczeniowych z odpowiednią informacją dotyczącą przekroczenia górnej kwoty ograniczenia. 

Co ważne dla pracownika, że jeśli mimo przekroczenia progu składki społeczne będą w dalszym ciągu opłacane, to powinien on:

• otrzymać zwrot składek błędnie naliczonych od wynagrodzenia i nienależnie przekazanych do ZUS-u;
• mieć świadomość, że składki społeczne obniżają podstawę opodatkowania, zatem przy takiej sytuacji może wystąpić niedopłata podatku.

Przykład 3.

Pan Leon jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na stanowiskach zarządzających w dwóch firmach. Jego wynagrodzenie w każdej z nich wynosi po 25 000 zł miesięcznie (bez innych dodatków). 

Limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe przekroczony zostanie w maju (przychód i pracodawca wypłacający wynagrodzenie jako drugi powinien naliczyć składki emerytalno rentowe proporcjonalnie jedynie do kwoty limitu, czyli od podstawy 15 280 zł). Od pozostałej kwoty, tj. 12 780 zł, będzie naliczona jedynie składka chorobowa oraz wypadkowa. 

Rozliczenie podatku za pracownika zatrudnionego w kilku firmach

Każdy pracownik składa u swojego pracodawcy PIT-2, w którym wskazuje wszelkie dane dotyczące naliczania od wynagrodzenia zaliczek na podatek. Tu również warto zwrócić uwagę na to, aby zaznaczyć prawidłowe rozliczenie kwoty zmniejszającej podatek. W przypadku zatrudnienia w kilku podmiotach należy odpowiednio podzielić ten parametr. Informację na ten temat wykazuje się w części C wspomnianego formularza. 

Przykład 4.

Pan Marcel jest zatrudniony w wymiarze ½ etatu w dwóch zakładach pracy. Co powinien zaznaczyć w części C formularza PIT-2 w tej sytuacji?

Pracownik powinien zaznaczyć na obu formularzach składanych odrębnie u każdego pracodawcy, że wnosi o pomniejszanie miesięcznej zaliczki na podatek o 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, tj. 150 zł.

Gdyby pracownik złożył w każdym z zakładów pracy wniosek zastosowanie 1/12 kwoty obniżającej PIT, wówczas podczas zeznania rocznego wyszłaby mu spora niedopłata podatku sięgająca nawet 3 600 zł (300 zł × 12 miesięcy).

Dodatkowe zatrudnienie a zakaz konkurencji

Należy również pamiętać o tym, że dodatkowe zatrudnienie może być zakazane i zostać określone w umowie o zakazie konkurencji zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W zakresie określonym w odrębnej umowie pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani też świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką samą działalność. W przypadku podpisania umowy o zakazie konkurencji pracownik nie może podjąć dodatkowego zatrudnienia, jeżeli praca wykonywana u innego pracodawcy narusza umowę o zakazie konkurencji i stanowi zagrożenie interesów pracodawcy. 

Konsekwencją niestosowania się do ustaleń może być nałożenie na pracownika kary wynikającej wprost z zapisów umowy, a w ostateczności nawet zwolnienie dyscyplinarne.

Podjęcie dodatkowego zatrudnienia – podsumowanie

Żadne przepisy nie nakładają na pracownika obowiązku poinformowania pracodawcy o podjęciu dodatkowego zatrudnienia. Warto jednak zgłosić dodatkowe zatrudnienie, aby mieć pewność, że zobowiązania względem ZUS-u oraz fiskusa naliczane są prawidłowo. Brak tych informacji może doprowadzić do znacznych dopłat podatku, a w przypadku utraty zatrudnienia – nawet pozbawić możliwości otrzymania zasiłku dla bezrobotnych.