Poradnik Pracownika

Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS-u przez osobę fizyczną

W lipcu 2021 roku planujemy z narzeczoną ślub. Jeszcze w 2020 roku dogadywaliśmy termin z fotografem, który wykona dla nas oprawę fotograficzną tego dnia. Wspominał, że miesiąc przed ślubem podpiszemy umowę o dzieło. Wszystko nam pasuje, jednak słyszałem, że od 2021 roku obowiązuje zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS-u. Natomiast nie prowadzę firmy (jestem zatrudniony na etacie) – czy to znaczy, że faktycznie ja muszę zgłosić taką umowę do ZUS-u? Jeśli tak, to jak to zrobić?

Mirek, Szczecin

 

W 2020 roku kolejne ustawy i rozporządzenia wprowadziły przepisy wynikające wprost z panującej pandemii koronawirusa. Zapis w jednej z tarcz antykryzysowych, a dokładnie w artykule 22 ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw wprowadza dość zaskakujący obowiązek zgłaszania umowy o dzieło do ZUS-u.

Czy zgłoszenie umowy o dzieło wiąże się ze składkami ZUS?

Umowa o dzieło jest jedną z umów cywilnoprawnych. Inaczej nazywana jest umową rezultatu. Wynikiem pracy na podstawie takiej umowy powinno być, jak sama nazwa wskazuje, jakieś „dzieło”. Czyli coś autorskiego i niepowtarzalnego, wynikającego z indywidualnej pracy wykonawcy. Pod kątem rozliczeń umowa o dzieło różni się od umowy o pracę lub umowy zlecenia tym, że wynagrodzenie wypłacane za wykonaną pracę nie podlega oskładkowaniu ZUS. Od umowy o dzieło należy obliczyć jedynie podatek dochodowy.

Co ważne, nowy obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS-u nie wiąże się ze zmianami w ich oskładkowaniu. Umowy o dzieło nadal pozostają zwolnione z oskładkowania.

Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS-u nie wiąże się z obowiązkiem naliczenia składek ZUS. Zgodnie z obowiązującymi przepisami od umowy o dzieło należy obliczyć jedynie podatek dochodowy.

Od kiedy należy zgłaszać umowy o dzieło do ZUS-u?

Nowe przepisy wyraźnie wskazują, że zgłoszeniu do ZUS-u podlegają wszystkie umowy o dzieło zawarte od 1 stycznia 2021 roku włącznie. Nie ma zatem potrzeby zgłaszania do ZUS-u umów zawartych wcześniej.

Nie należy zgłaszać do ZUS-u umów o dzieło, które zostały zawarte w 2020 roku, nawet w przypadku gdy wykonanie umowy o dzieło ma odbyć się w 2021 roku.

Kto ma obowiązek dokonać zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u?

Przepisy określają, że zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS-u powinno zostać dokonane przez płatnika składek lub przez osobę zamawiającą dzieło. Oznacza to, że nie ma znaczenia, czy osoba zamawiająca jest płatnikiem składek, tzn. czy prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia pracowników, czy jest osobą prywatną (osobą fizyczną).

Tym samym jeśli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zleci wykonanie umowy o dzieło, to od 1 stycznia 2021 roku ciąży na niej obowiązek zgłoszenia tej umowy do ZUS-u.

Kiedy nie trzeba zgłaszać umowy o dzieło do ZUS-u?

Przepisy wskazują także wyjątki, kiedy umowy o dzieło nie trzeba zgłaszać do ZUS-u. Takimi wyjątkami są umowy o dzieło zawarte z:

Szczególnie ważny jest punkt ostatni. Oznacza on bowiem, że nie trzeba zgłaszać do ZUS-u każdej umowy, jeśli podpisujemy ją z osobą, która prowadzi działalność gospodarczą, a zakres naszego zamówienia obejmuje przedmiot prowadzonej działalności.

Przykład 1.

Pani Agnieszka jako osoba prywatna zamówiła u stolarza (który nie prowadzi działalności gospodarczej) wykonanie szafy pod konkretny wymiar wnęki, jaką posiadała w domu. Umowa została zawarta 15 lutego br., a jej realizacja ma nastąpić w połowie maja 2021 roku. Pani Agnieszka ma obowiązek zgłosić zawartą umowę o dzieło do ZUS-u do 22 lutego 2021 roku.

Jeśli osoba zamawiająca podpisała kilka umów dzieło z różnymi wykonawcami, to dla każdej umowy należy dokonać osobnego zgłoszenia na osobnym wniosku.

Przykład 2.

Para narzeczonych, przygotowując się do ślubu, który ma odbyć się w lipcu 2021 roku, potrzebuje zamówić kilka usług. Narzeczony już na początku 2020 roku znalazł DJ’a, który będzie prowadził całe wesele. Obie strony w porozumieniu podpisały umowę o dzieło 7 lutego 2020 roku, jednak termin wykonania umowy to lipiec 2021 roku. W tym przypadku Pan Młody nie musi zgłaszać tej umowy do ZUS-u. Z kolei jego narzeczona, podpisując umowę z fotografem i kamerzystą w styczniu 2021 roku (wykonanie umowy o dzieło również w dniu ślubu), nie jest zobowiązana zgłaszać umowy do ZUS-u, ponieważ zarówno fotograf, jak i kamerzysta prowadzą działalności gospodarcze, które pokrywają się z przedmiotem umowy o dzieło.

Jak dokonać zgłoszenia umowy o dzieło przez osobą prywatną?

Zgłoszenie umowy o dzieło powinno nastąpić w ciągu 7 dnia od dnia zawarcia umowy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS RUD. Wniosek można wypełnić i wysłać bezpośrednio na platformie ZUS PUE lub pobrać go ze strony zus.pl, wydrukować, wypełnić i wysłać pocztą.

W formularzu ZUS RUD należy podać:

  • dane osoby zamawiającej dzieło;
  • dane wykonawcy dzieła;
  • informacje o zawartych umowach (data trwania umów oraz przedmiot umowy);
  • podpis osoby zamawiającej pod oświadczenie.

Wypełniony formularz należy przekazać do ZUS-u.

Kara za niezgłoszenie umowy o dzieło do ZUS-u

Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2021 roku i od tego momentu należy się do nich stosować. Niedopełnienie obowiązku przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odpowiednich deklaracji zgłoszeniowych może grozić karą grzywny w wysokości do 5000 zł. Niestety powoływanie się na nieznajomość przepisów nie jest okolicznością łagodzącą.

Podsumowując, od 1 stycznia 2021 roku obowiązkowe jest zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS-u. Zgłoszenie ma obowiązek dokonać osoba zamawiająca dzieło, bez względu na to, czy prowadzi działalność i jest płatnikiem składek, czy jest osobą prywatną (osobą fizyczną). Zgłoszeniu podlegają wszystkie umowy zawarte od 1 stycznia 2021 roku, a na zgłoszenie osoba zamawiająca ma 7 dni od momentu zawarcia umowy.