Kiedy należy wykorzystać dwutygodniowy urlop?

Pracodawca nie zgadza się, by skrócić zaplanowany wcześniej przeze mnie dwutygodniowy urlop, dlaczego? Nie mam żadnych planów wypoczynkowych, dlatego nie zależy mi na tym, by korzystać z tak długiego urlopu, a pracodawca wymaga, bym udał się na dwutygodniowy urlop wypoczynkowy. Czy muszę to zrobić?

Kamil, Tczew

Co do zasady przysługujący pracownikowi limit urlopu wypoczynkowego powinien być nieprzerwany, czyli cały przysługujący limit urlopu powinien być wykorzystany w całości jednorazowo. Urlop wypoczynkowy jest bowiem przeznaczony na regenerację sił pracownika, a korzystanie z pojedynczych dni urlopu nie spełnia tego warunku.

Dwutygodniowy urlop a Kodeks pracy

Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają jednak możliwość podziału urlopu na części, pod warunkiem że:

• podział urlopu nastąpi na wniosek pracownika,
• co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Pracodawca jest zobligowany przepisem Kodeksu pracy, dlatego nie wyraża zgody na skrócenie okresu dwutygodniowego urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracodawca zaakceptował podział urlopu na części, musi dopilnować, by pracownik jedną część urlopu wykorzystał tak, by pozwoliło to na 14-dniowy wypoczynek.

Przypadki, w których urlop dwutygodniowy nie jest możliwy

W praktyce pojawiają się sytuacje, gdy dwutygodniowy urlop jest niemożliwy. Ma to miejsce w przypadku:

• urlopu pracownika, który podejmuje pracę po raz pierwszy, gdyż nabywa prawo do urlopu z upływem każdego przepracowanego miesiąca w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego mu po przepracowaniu roku,
• przesunięcia terminu urlopu z powodu przerwania urlopu wypoczynkowego, np. w przypadku choroby lub innych przyczyn wymienionych w art. 166 Kodeksu pracy.

Zatrudnienie w ciągu roku a dwutygodniowy urlop

W sytuacji gdy pracownik został zatrudniony w ciągu roku kalendarzowego i nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego w wymiarze pozwalającym na wykorzystanie 14 kolejnych dni kalendarzowych odpoczynku, wówczas pracodawca nie powinien wyrażać zgody na wniosek pracownika o podział urlopu na części.

Może zdarzyć się również tak, że pracownik zmieni pracodawcę w ciągu roku. Wtedy urlop należy ustalić proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danej firmie. W tym wypadku pracodawca nie ma informacji, czy dwutygodniowy urlop został wykorzystany. Wątpliwości nie będzie z pewnością w sytuacji, gdy zatrudniony nie nabędzie w nowej pracy tyle urlopu, aby wypoczywać przez kolejnych 14 dni kalendarzowych. Pracodawca nie jest wówczas zobowiązany do udzielania urlopu wyższego niż wynikający z przysługującego pracownikowi wymiaru.

Jeśli jednak wymiar urlopu pracownika będzie na tyle wysoki, aby wybrać 14 dni kalendarzowych, powinien wówczas wykorzystać dwutygodniowy urlop – tak nakazują przepisy Kodeksu pracy.

Przykład 1.

Pracownik został zatrudniony w czerwcu 2024 roku na 3-miesięczny okres próbny w pełnym wymiarze czasu pracy od poniedziałku do piątku. Od 1 września zawarł z pracodawcą umowę na czas określony na 2 lata. W związku z tym, że pracownik nie posiada 10-letniego stażu pracy przysługuje mu urlop w wymiarze 20 dni na rok kalendarzowy. Urlop proporcjonalny wynosi 12 dni (26 dni / 12 miesięcy x 7 miesięcy zatrudnienia). W tym przypadku pracownik może wykorzystać dwutygodniowy urlop.

Warto podkreślić, że 14-dniowy wypoczynek nie oznacza 14 dni urlopu. Chodzi tu bowiem o dni kalendarzowe, czyli pracownik faktycznie może wykorzystać 10 dni urlopu, a pozostałe dni wypoczynku mogą być dniami wolnymi od pracy.

Co się dzieje z niewykorzystanym urlopem?

Pracownik powinien wykorzystać cały przysługujący mu w ciągu roku urlop. Jeśli jednak nie jest to możliwe, urlop ten przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlop zaległy należy udzielić pracownikowi maksymalnie do 30 września następnego roku kalendarzowego. To w interesie pracodawcy leży kwestia przyznania pracownikowi takiego urlopu.

Oczywiście jeśli pracownik nie wykorzysta w pełni urlopu do 30 września, to urlop mu nie przepada, a zostaje przeniesiony na kolejny rok kalendarzowy. Należy jednak pamiętać, że roszczenia pracownika w zakresie prawa pracy przedawniają się po upływie 3 lat. Oznacza to, że po tym czasie pracownik nie będzie mógł wymagać od pracodawcy, aby ten udzielił mu urlopu, wypłacił wynagrodzenie urlopowe czy ekwiwalent po zakończeniu pracy, jeżeli dotyczy to urlopu sprzed 3 lat.

Czy pracodawca może zmusić do wykorzystania urlopu?

Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego z reguły powinno wychodzić z inicjatywy samego pracownika. Jednostronne nakazanie przez pracodawcę wykorzystania urlopu narusza przepisy Kodeksu pracy. To zatrudniony powinien decydować, w jakim terminie chce odpocząć od wykonywania pracy. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2005 roku, I PK 124/05.

Jednakże od powyższej reguły istnieją dwa wyjątki. Pierwszy z nich to urlop w okresie wypowiedzenia – w tym wypadku pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop, a ten nie może się takiej decyzji sprzeciwić.

Drugim wyjątkiem jest wykorzystanie urlopu zaległego. Jak wspomniano, pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop maksymalnie do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobi, wówczas to pracodawcy grozi kara grzywny. W związku z tym, że odpowiedzialność za niedochowanie terminów ponosi pracodawca, przyznano mu prawo do jednostronnego skierowania pracownika do wykorzystania urlopu. Potwierdzenie można znaleźć w wyroku Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 roku, I PK 124/05: „W odniesieniu natomiast do urlopu zaległego, to zgodnie z art. 168 k.p., w brzmieniu obowiązującym w spornym okresie, pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Dlatego też udzielenie urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika, także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 roku, I PK 403/02, OSNP 2004 nr 18, poz. 310). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi mu udzielić urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie”.

Kary dla pracodawcy za niewykorzystanie urlopu

Pracodawca, który nie przestrzega wspomnianych przepisów i nie udziela urlopu pracownikowi, może być narażony na upomnienie w razie kontroli. Postępowanie takie stanowi bowiem naruszenie przepisów o urlopach wypoczynkowych, bowiem podzielenie urlopu na mniejsze części uniemożliwia realizację obowiązku wynikającego z art. 162 kodeksu pracy. Co więcej, odpowiedzialność za to, aby pracownik skorzystał z odpoczynku, leży po stronie zatrudniającego. To on może zostać ukarany, nawet w sytuacji, gdy to pracownik nie chciał skorzystać z przysługującego mu urlopu.

Podsumowując, pracodawca tylko w niektórych przypadkach ma prawo nakazać wykorzystanie urlopu przez pracownika. Pracownik powinien wykorzystać dwutygodniowy urlop w danym roku kalendarzowym, pracodawca powinien go do tego zachęcać, gdyż nie od dziś wiadomo, ze wypoczęty pracownik pracuje zdecydowanie bardziej efektywnie.