Poradnik Pracownika

Zaległy urlop wypoczynkowy pracownika

W poprzednim roku nie wykorzystałem całego przysługującego mi urlopu, który przeszedł na ten rok jako urlop zaległy – 10 dni. Pracodawca nakazał mi wykorzystanie tego urlop do końca września tego roku. Czy muszę to zrobić? Czy mogę ubiegać się o wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany zaległy urlop?

Bartosz, Warszawa

Urlop wypoczynkowy

Pracownicy, czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zgodnie z obowiązującymi przepisami mają prawo korzystać z przysługującego im limitu dni urlopowych. Limit dni urlopowych jest ustalany dla każdego pracownika indywidualnie, ale z uwzględnieniem tych samych zapisów prawa. Wskazany limit jest uzależniony od:

  • stażu pracy;
  • wymiaru etatu oraz
  • okresu obowiązywania umowy pracownika.

Staż pracy

Pracownicy mający staż pracy nie dłuższy niż 10 lat z litery prawa mają przypisany limit urlopu wypoczynkowego wynoszący 20 dni/rok kalendarzowy.

Natomiast dla pracowników posiadających staż pracy dłuższy niż wskazane wcześniej 10 lat – wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni/rok kalendarzowy.Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
Art. 154. § 1. „Wymiar urlopu wynosi:
20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat
Do stażu pracy wliczają się nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę u danych pracodawców, ale również okresy nauki.Ustawa Kodeks pracy
Art. 155  § 1. „Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:
1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
2. średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
4. średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
5. szkoły policealnej – 6 lat,
6. szkoły wyższej – 8 lat
Okresy nauki, o których mowa w pkt 1-6, nie podlegają sumowaniu”.
Co istotne, jeżeli pracownik w tym samym czasie pracował oraz pobierał nauki, to do stażu pracy można zaliczyć okres pracy bądź nauki, w zależności od tego, co jest korzystniejsze. Nie można łączyć tych okresów. 

Wymiar etatu

Wymiar etatu pracownika również ma wpływ na przysługujący mu wymiar urlopu wypoczynkowego. Im mniejszy wymiar etatu, tym proporcjonalnie mniejszy będzie limit dni urlopowych do wykorzystania.

Przykład 1.

Pani Alicja jest zatrudniona w firmie kurierskiej na ¼ etatu. Jej staż pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wynosi 26 dni.

W zawiązku z powyższym limit urlopowy pani Alicji wynosi:

26 dni x ¼ = 6,5 dnia ~ 7 dni*.

Gdy dochodzi do zaokrąglenia limitu urlopowego, należy pamiętać, że przy udzieleniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego nie można przekroczyć rocznego limitu urlopowego.

Urlopu udziela się pracownikowi tylko w dni, w których standardowo świadczy on pracę. Dodatkowo jest on udzielany w dniach, natomiast co do zasady rozliczany w godzinach.

Okres obowiązywania umowy

To, ile planowo według zapisów danej umowy o pracę będzie trwała współpraca między stronami, również ma bezpośredni wpływ na dostępny limit urlopowy pracownika. 

W przypadku, gdy umowa będzie obowiązywała przez cały rok kalendarzowy, sprawa jest oczywista – pracownikowi przysługuje pełny wymiar urlopu. Jeżeli natomiast umowa kończy się w trakcie roku kalendarzowego, to limit ten powinien zostać proporcjonalnie pomniejszony.

Przykład 2.

Pan Marian jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 lutego 2020 roku do 31 maja 2020 roku. Jego wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni (staż pracy jest mniejszy niż 10 lat).

Pracownikowi przysługuje urlop w ilości:

20 dni / 12 mc ~ 1,67 dnia

1,67 dnia x 4 mc (pracy) = 6,68 dnia ~ 7 dni.

Zaległy urlop a prawo

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec. 

Ustawa Kodeks pracy Art. 152. § 2. „Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu”

Pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Istnieje jednak możliwość wybrania niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego przez pracownika. Powinno to nastąpić jednak najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Kiedy przysługuje ekwiwalent za zaległy urlop? 

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe, czyli np. przy rozwiązaniu umowy o pracę. W związku tym, jeżeli zatrudnienie trwa nadal, pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu za zaległy urlop. Pracodawca ma za to prawo zobowiązać pracowników, by wykorzystali zaległy urlop do końca września danego roku.

Każdy pracownik ma zapewnione, dzięki ustawom i rozporządzeniom, prawo do wypoczynku, czyli możliwość do wykorzystania przysługującego mu limitu dni urlopowych. Wymiar urlopu wypoczynkowego jest zależny od kilku czynników. Jeżeli w danym roku kalendarzowym pracownik nie zdąży wykorzystać całego przysługującego mu limitu – niewykorzystane dni urlopowe zostaną przeniesione na następny rok. Obowiązkiem jest wykorzystanie zaległego urlopu przez pracownika do 30 dnia września danego roku za rok poprzedni. Natomiast powinnością pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi warunków odpowiednich do wykorzystania urlopu.