Poradnik Pracownika

Urlop okolicznościowy w razie śmierci członka rodziny

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje pracownikowi w razie śmierci członka rodziny? Czy powinnam złożyć wniosek o urlop okolicznościowy? Czy pracodawcy muszę przedstawić akt zgonu?

Kamila, Zgorzelec

Urlop okolicznościowy należy się pracownikom, czyli osobom świadczącym pracę w ramach stosunku pracy. Nie mogą z niego skorzystać stażyści czy osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło. 

Urlop okolicznościowy – wymiar w przypadku śmierci członka rodziny

Okoliczności, w przypadku których można skorzystać z urlopu okolicznościowego, określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień.

Zgodnie z omawianym aktem prawnym urlop okolicznościowy w wymiarze 2 dni przysługuje w związku z:

  • narodzinami dziecka pracownika,
  • ślubem pracownika,
  • zgonem i pogrzebem małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy pracownika.

Natomiast w wymiarze 1 dnia przysługuje w związku ze:

  • ślubem dziecka pracownika,
  • śmiercią i pogrzebem siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

W przypadku śmierci członka rodziny pracownikowi przysługuje 1 lub 2 dni urlopu.

Termin wykorzystania urlopu

W przepisach nie ma określonego terminu, w jakim powinien być wykorzystany urlop okolicznościowy. Stanowi on jednak zwolnienie od pracy związane z koniecznością realizacji ważnych zdarzeń w życiu prywatnym pracownika i obejmuje cały dzień pracy. Jest to więc tzw. zwolnienie celowościowe i dlatego uznaje się, że termin urlopu okolicznościowego musi pozostawać w ścisłym związku z wydarzeniem, z okazji którego jest on brany.

Z urlopu okolicznościowego można skorzystać w inny dzień, o ile będzie bezpośrednio związany z wydarzeniem, który uprawnia do urlopu.

Według departamentu Prawa Pracy MPiPS „okolicznościowe zwolnienie od pracy powinno zostać wykorzystane w czasie bezpośrednio związanym z wydarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. Zgodnie z omawianym stanowiskiem konieczny jest tu związek przyczynowy oraz czasowy z danym wydarzeniem” (pismo z dnia 7 marca 2012 r. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Departament Prawa Pracy, Rzeczposp. PiP 2012/66/6). Wobec tego urlop okolicznościowy powinien pokrywać się z datą zdarzenia lub zostać wykorzystany w niedalekim odstępie czasowym, gdy udowodni się, że zwolnienie ma związek z wydarzeniem.

Jakie są zasady udzielenia urlopu okolicznościowego?

Co do zasady pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o skorzystaniu z urlopu okolicznościowego. Informacja ta powinna być przekazana z wyprzedzeniem, chyba że nieobecność wywołało wydarzenie nagłe, takie jak np. śmierć bliskiej osoby. W takich przypadkach pracownik ma obowiązek poinformować o zaistniałych okolicznościach pracodawcę jak najszybciej, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Ubiegając się o udzielenie urlopu okolicznościowego, należy złożyć pracodawcy pisemny wniosek. Ten z kolei nie ma prawa odmówić pracownikom określonych dni wolnych, ponieważ spoczywa na nim prawny obowiązek udzielania zwolnień okolicznościowych.Pracodawca może przyznać urlop okolicznościowy jedynie na wniosek pracownika.

Urlop okolicznościowy a obowiązek przedstawienia aktu zgonu

Pracownik ma obowiązek przedstawić dokumentację potwierdzającą jego uprawnienie do przyznania urlopu okolicznościowego. Z uwagi na regulacje w zakresie danych osobowych i zasady celowości i adekwatności przetwarzania danych uznaje się, że przechowywanie kserokopii aktów zgonu czy innych tego typu dokumentów jest nadużyciem ze strony pracodawcy. Dlatego wystarczające jest spisanie numeru aktu zgonu potwierdzone podpisem pracodawcy. Jeżeli przedstawienie dokumentu w momencie składania wniosku nie jest możliwe, pracownik może to zrobić później, w chwili, gdy okoliczności będą na to pozwalały.Akt zgonu przedstawia się pracodawcy jedynie do wglądu!

W sytuacji, gdy nie jest się w stanie udokumentować zaistnienia takiego zdarzenia, dni wolne nie zostaną przyznane.

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Urlop okolicznościowy jest urlopem płatnym. Za ten czas pracownik ma prawo do takiego samego wynagrodzenia jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Jednak w stawce za dzień urlopu okolicznościowego uwzględnia się przeciętną wartość zmiennych składników wynagrodzenia pracownika z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Czy urlop okolicznościowy może przepaść?

Jeżeli wydarzenie, np. zgon bliskiej osoby, nastąpi w trakcie przebywania na urlopie wypoczynkowym, wówczas pracownik nie otrzymuje dodatkowego wynagrodzenia ani nie może wnioskować o przedłużenie urlopu wypoczynkowego. Warto pamiętać o tym, że niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok.

Urlop okolicznościowy – podsumowanie

Niektóre wydarzenia w życiu wymagają dnia wolnego od pracy. Ustawodawca zapewnił pracownikom urlop z przeznaczeniem na takie okazje jak narodziny dziecka, ślub czy śmierć bliskiej osoby. Liczba dni wolnych w przypadku śmierci członka rodziny zależy od stopnia pokrewieństwa. Z pewnością te dodatkowe dni będą przydatne w przypadku takich wydarzeń, jednak pracownicy wnioskujący o urlop okolicznościowy muszą pamiętać o zasadach jego udzielania.