Poradnik Pracownika

Urlop okolicznościowy - kiedy można go wykorzystać?

Chciałabym wykorzystać dwa dni urlopu z okazji własnego ślubu. Czy pracownik może wybrać urlop okolicznościowy przed uroczystością, czy musi to być po ślubie?

Karolina, Darłowo

 

Urlop okolicznościowy udzielany jest pracownikowi ze względu na ważne wydarzenia rodzinne lub osobiste. Zasady udzielania takiego wolnego uregulowane zostały w rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej jako rozporządzenie).

Wymiar urlopu okolicznościowego

W § 15 wspomnianego rozporządzenia wskazano wprost wymiar urlopu okolicznościowego. Liczba dni wolnych od pracy nie jest stała i zależy od wydarzenia, jakie miało miejsce. Pracownikowi przysługuje:

  • 1 dzień w razie ślubu dziecka pracownika;
  • 1 dzień w razie zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka pracownika;
  • 1 dzień w przypadku zgonu i pogrzebu innej osoby, będącej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika;
  • 2 dni w związku ze ślubem pracownika;
  • 2 dni w razie urodzenia się dziecka;
  • 2 dni w razie zgonu i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Urlop okolicznościowy powinien zostać udzielony w dniach, w których pracownik zobowiązany był świadczyć pracę. Zatem w przypadku gdy zatrudniony w terminie danego zdarzenia bądź w bliskim terminie przebywa na urlopie wypoczynkowym czy macierzyńskim, to nie przysługuje mu dodatkowy dzień wolnego, bowiem w danym okresie i tak nie wykonywał obowiązków służbowych

Co ważne, wykorzystanie urlopu okolicznościowego nie ma wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego. Są to niezależne dodatkowe dni wolne od pracy.

Urlop okolicznościowy – kiedy wykorzystać?

Przepisy nie określają wprost, w jakim terminie powinien zostać wykorzystany urlop okolicznościowy. Z praktyki wynika, że nie musi to być w dniu danej okoliczności, np. w dniu ślubu, ale musi to być czas powiązany z danym wydarzeniem. W przypadku ślubu mogą to być dni potrzebne na przygotowania ceremonii lub dni po zawarciu związku małżeńskiego potrzebne do załatwiania formalności w urzędach. Warto pamiętać, że dni urlopu okolicznościowego nie muszą być wykorzystywane razem, czyli jeden po drugim. Muszą jednak wiązać się z jedną konkretną okazją.

Przykład 1.

7 stycznia 2021 roku zmarła babcia pani Adeli. Odczytanie testamentu miało miejsce miesiąc po pogrzebie zmarłej. W związku z tym pracownica zawnioskowała o urlop okolicznościowy. Pracodawca powinien jej udzielić urlopu z tytułu tej okoliczności, bowiem jest powiązana ze śmiercią babci.

Jak udokumentować dane zdarzenie?

W celu otrzymania urlopu okolicznościowego – tak jak w przypadku urlopu wypoczynkowego – należy złożyć wniosek o urlop do pracodawcy. Wniosek powinien zawierać następujące elementy:

  • dane pracownika;
  • dane pracodawcy;
  • okoliczność uprawniająca do skorzystania z urlopu;
  • liczbę dni urlopu;
  • termin wykorzystania urlopu.

W późniejszym czasie pracownik powinien potwierdzić zaistniałą okoliczność uprawniającą do dni urlopowych. W przypadku ślubu powinien to być odpis aktu małżeństwa. Ważne jest, aby poinformować pracodawcę o skorzystaniu z tego uprawnienia z wyprzedzeniem. Jeśli jednak zdarzenie jest nagłe, jak np. śmierć bliskiej osoby, to konieczne jest powiadomienie przełożonego o swojej nieobecności jak najszybciej, jednak nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Tak wynika z § 2. rozporządzenia.

§ 2. rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy
1. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
2. W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Pracodawca zobowiązany jest uwzględnić wniosek pracownika i udzielić mu urlopu. Odmowy mógłby dokonać w przypadku, gdy skorzystanie z dnia wolnego nie jest powiązane z wydarzeniem, w związku z którym urlop przysługiwał.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

Za urlop okolicznościowy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie takie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Wynika to z § 16. rozporządzenia.

§ 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy
Za czas zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 8 zdanie drugie, § 9, § 11 ust. 1 pkt 2 i 2b, § 12 oraz § 15, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ustala się na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego. Co istotne, przy ustalaniu stawki dziennej przyjmuje się do wyliczenia wartość składników zmiennych z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Przykład 2.

Pan Rafał chce skorzystać z urlopu okolicznościowego w związku ze ślubem syna. W miesiącu, w którym wnioskował o zwolnienie od pracy, otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 4000 zł oraz premię regulaminową w wysokości 750 zł. Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy i w miesiącu urlopu okolicznościowego przepracował 152 godziny. Wynagrodzenie ze składników zmiennych za czas urlopu będzie mu przysługiwało w wysokości: 

750 zł / 152 godz. = 4,93 zł

4,93 zł x 8 godz. (urlop wynosił 1 dzień, czyli 8 godz. pracy) = 39,44 zł

Oznacza to, że za dany miesiąc pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie 4789,44 zł (4000 zł + 750 zł + 39,44 zł).

Urlop okolicznościowy jest specyficznym zwolnieniem od pracy. Przepisy nie określają wprost terminu jego wykorzystania, ważne jest jednak, aby dzień wolny był powiązany z sytuacją, jaką daje pracownikowi możliwość skorzystania z tego uprawnienia.