Poradnik Pracownika

Czy urlop okolicznościowy może się przedawnić?

Pracodawca jest zobowiązany umożliwić pracownikowi, by skorzystał z dni wolnych od pracy, jeżeli taki obowiązek wynika z Kodeksu Pracy, z przepisów wykonawczych albo z innych przepisów prawa. Jedną z takich sytuacji jest zwolnienie od pracy w związku z ważnymi zdarzeniami w życiu osobistym i rodzinnym pracownika czyli urlop okolicznościowy.

Treść § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wskazuje, że pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

  • 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
  • 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

 Wymiar urlopu okolicznościowego, nie jest zależny od wymiaru czasu pracy pracownika. Bez względu na to czy pracownik jest zatrudniony na część etatu czy na cały etat, wymiar przysługujących dni wolnych przy danej okoliczności nie ulega zmianie. 

Zwolnienie obejmuje pełne dni pracy, niezależnie od liczby godzin przypadających do przepracowania w te dni zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.

Termin wykorzystania urlopu

Tak jak przesłanki nabycia prawa do tzw. urlopu okolicznościowego są dosyć jasne i nie budzą wątpliwości, tak zasady jego udzielania są różnie interpretowane. Przede wszystkim pracownicy zastanawiają się w jakim czasie mogą skorzystać z dnia wolnego, czy podlega on „przedawnieniu”? Z treści rozporządzenia nie wynika w jakim terminie od daty wydarzenia należy udzielić pracownikowi dnia wolnego,  jednak termin ten powinien pozostawać w ścisłym związku z danym wydarzeniem. Zwolnienia udziela się pracownikowi w celu umożliwienia mu bezpośredniego uczestnictwa we wskazanych w rozporządzeniu niecodziennych wydarzeniach mających miejsce w jego życiu osobistym. Nie oznacza to jednak, że urlop okolicznościowy musi zostać wykorzystany w dniu wydarzenia.  Można skorzystać z niego w inny terminie, z tym zastrzeżeniem, że będzie pozostawał on w związku przyczynowym i czasowym z danym wydarzeniem życia osobistego lub rodzinnego. Termin udzielenia dnia wolnego powinien odpowiadać zarówno celowi, jak i terminowi wydarzenia, z którym zwolnienie to ma związek np. zostaje on wzięty w celu załatwienia określonych formalności związanych ze śmiercią, ślubem czy urodzeniem. Pogląd ten potwierdza stanowisko Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 marca 2012 r.

Przykład 1.

W dniu 14 listopada 2021 r. zmarł ojciec pracownika. Z wnioskiem o udzielenie urlopu okolicznościowego z tego tytułu pracownik zwrócił się do pracodawcy dopiero w dniu 16 grudnia 2021 r. Choć termin ten był znacznie oddalony od dnia śmierci ojca, pracownik wykazał, iż właśnie w tych dniach będzie załatwiał w banku związane z jego śmiercią. Pracodawca był więc zobowiązany do udzielenia mu zwolnienia od pracy z tego tytułu.

Przykład 2.

Matka pracownika zmarła w dniu 16 września 2021 r. Pracownik przebywał w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Do pracy wrócił dopiero po czterech miesiącach i wówczas wystąpił z wnioskiem o udzielenie mu 2 dni zwolnienia od pracy. Jednocześnie jednak nie potrafił wykazać w jaki sposób zwolnienie od pracy w tak późnym terminie miałoby wiązać się ze śmiercią matki. Z uwagi na brak związku czasowego i celowego pomiędzy śmiercią matki a zwolnieniem od pracy w tym terminie, pracodawca miał prawo odmówić pracownikowi udzielenia urlopu. 

Zwolnienie od pracy może zostać wykorzystane wyłącznie w dni, które są dniami pracy pracownika. Ostateczną decyzję w przedmiocie udzielenia urlopu okolicznościowego podejmuje pracodawca, oceniając zaistnienie związku pomiędzy dniem wolnym a zdarzeniem uprawniającym do nabycia urlopu, pracodawca powinien się kierować rozsądkiem oraz doświadczeniem życiowym.

Urlop okolicznościowy a inne okoliczności uzasadniające nieobecność pracownika

Pracownikowi przebywającemu na urlopie wypoczynkowym podczas gdy wystąpi zdarzenie uzasadniające udzielenie urlopu okolicznościowego, prawo do zwolnienia nie przysługuje.  Konstatacja ta wynika z literalnego brzmienia art. 166 kodeksu pracy, który wymienia okoliczności uzasadniające przerwanie urlopu wypoczynkowego. Część urlopu niewykorzystaną z powodu:

  1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
  2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  3. odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy,
  4. urlopu macierzyńskiego

- pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.  

Przepis nie odnosi się natomiast do okoliczności uzasadniających zwolnienie pracownika od pracy. W konsekwencji po powrocie z urlopu wypoczynkowego pracownikowi nie będzie przysługiwał urlop okolicznościowy. Wystąpienie okoliczności uzasadniającej zwolnienie od pracy nie powoduje przerwania urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego czy innego urlopu pracowniczego. Przyjmuje się, że pracownica - matka dziecka nie będzie uprawniona do zwolnienia od pracy w związku z urodzeniem dziecka, ponieważ w czasie, kiedy możliwe byłoby skorzystanie z tzw. urlopu okolicznościowego, będzie na urlopie macierzyńskim. Gdy wystąpi z wnioskiem o urlop okolicznościowy po powrocie z urlopu macierzyńskiego, pracodawca nie będzie miał obowiązku go udzielić, właśnie z uwagi na brak związku czasowego. 

Pracownik powinien mieć jednak świadomość, że jeżeli zachodzą ważne przyczyny może wystąpić do pracodawcy o przesunięcie urlopu wypoczynkowego (art. 164 § 1 kodeksu pracy), a następnie w związku z nabyciem prawa do urlopu okolicznościowego skierować do pracodawcy kolejny wniosek, tym razem o udzielenie dnia wolnego.  

Formalności

Udzielenie urlopu okolicznościowego może być powiązane ze zdarzeniami, które da się przewidzieć z pewnym wyprzedzeniem, np. ślub dziecka, wówczas pracownik powinien uprzedzić pracodawcę, że w 

określonym terminie zamierza skorzystać z urlopu okolicznościowego, najlepiej od razu poprzez złożenie wniosku o przyznanie urlopu okolicznościowego. Wniosek powinien zawierać:

  1. dane pracownika
  2. dane pracodawcy 
  3. wymiar urlopu okolicznościowego
  4. termin udzielenia urlopu okolicznościowego
  5. wskazanie zdarzenia uzasadniającego udzielenie urlopu

Pracownik dla wykazania faktu zdarzenia uzasadniającego przyznanie urlopu przedkłada dowód w postaci np. aktu ślubu. 

Jeśli natomiast zdarzenie jest nagłe - niedające się przewidzieć, np. śmierć rodzica czy teścia, wówczas zgodnie z § 2 rozporządzenia pracownik powinien powiadomić pracodawcę o nieobecności niezwłocznie,  jednak nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. 

Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Pracodawca zobowiązany jest rozpatrzyć pozytywnie złożony przez pracownika wniosek. Ewentualna odmowa uzasadniona jest tylko wówczas gdy skorzystania z dnia wolnego nie pozostaje w związku z wydarzeniem uprawniającym do nabycia urlopu.  

Prawo do wynagrodzenia a urlop okolicznościowy

Pracownik za czas zwolnienia od pracy w związku z ważnymi sprawami osobistymi i rodzinnymi zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1162 t.j.).
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 2014 poz. 1632 t.j.).
  • Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. 2017 poz. 927 t.j.).

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.

Strzałka