Urlop okolicznościowy w kilku miejscach pracy

Urlopy okolicznościowe są ważnym uprawnieniem wszystkich pracowników. Co jednak w sytuacji, gdy dana osoba chciałaby z nich skorzystać i pracuje w kilku firmach? Czy urlop okolicznościowy w kilku miejscach pracy jest możliwy? Wyjaśniamy. 

Czym jest urlop okolicznościowy?

Szczegółowe zasady udzielania urlopów okolicznościowych tak naprawdę nie zostały uregulowane w Kodeksie pracy (kp), lecz w specjalnym rozporządzeniu ministerialnym. Zgodnie bowiem z treścią art. 2982 kp Minister Pracy i Polityki Socjalnej określi, w drodze rozporządzenia, sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz zakres przysługujących pracownikom zwolnień od pracy, a także przypadki, w których za czas nieobecności lub zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Obecnie właściwym aktem prawnym odnoszącym się do kwestii urlopów okolicznościowych jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z treścią § 15 powyższego rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

• 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

• 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Jak wynika z nazwy urlopu okolicznościowego oraz treści obowiązujących przepisów, urlop ten jest udzielany tylko w wyjątkowych sytuacjach, które mają związek z trzema zdarzeniami o charakterze rodzinnym – urodzeniem się dziecka, ślubem albo śmiercią bliskiej osoby pracownika. W tym miejscu warto zaznaczyć, że rozwód pracownika lub członka jego najbliższej rodziny albo unieważnienie małżeństwa nie jest okolicznością, która uzasadnia skorzystanie z omawianego urlopu.

W zależności od liczby członków rodziny oraz zdarzeń rodzinnych pracownik może korzystać z prawa do urlopu okolicznościowego wiele razy. Oczywiście jest to jego uprawnienie, a nie obowiązek, co oznacza, że nie musi w ogóle korzystać z takiego urlopu.

Pracodawcy nie są zobowiązani do uzyskiwania informacji o okolicznościach stanowiących podstawę do udzielenia urlopu okolicznościowego. Innymi słowy, jeśli pracownik chce skorzystać z takiego uprawnienia, będzie musiał o tym samodzielnie poinformować zatrudniającego i złożyć na jego ręce wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego. Pamiętajmy, że pracodawca może żądać przedłożenia dokumentów świadczących o okolicznościach stanowiących podstawę do udzielenia żądanego urlopu. W praktyce będą to najczęściej akty stanu cywilnego – urodzenia, zawarcia małżeństwa lub zgonu, rzadziej stosowne orzeczenia sądowe (np. stwierdzające czyjąś śmierć).

Urlop okolicznościowy a wymiar etatu

Prawo do urlopu okolicznościowego nie zależy w żadnym stopniu od rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska lub wymiaru etatu. Ważne jest, aby dana osoba realizowała swoje obowiązki w ramach stosunku pracy, a nie stosunku cywilnoprawnego. Tym samym praca na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia lub kontraktu B2B nie daje prawa do skorzystania z urlopu okolicznościowego, chyba że co innego będzie wynikało z treści takiej umowy. Omawiany urlop przysługuje więc wyłącznie pracownikom.

Przykład 1.

Jan pracuje na 1/2 etatu w szkole. W związku ze śmiercią swojego dziadka poprosił o udzielenie mu urlopu okolicznościowego, aby mógł uczestniczyć w pogrzebie. Dyrektor stwierdził, że pracownik ma zbyt niski wymiar etatu, aby mógł z takiego urlopu skorzystać. Pozwolił jednak, aby Jan zamienił się obowiązkami z innym nauczycielem na czas pogrzebu – ma nastąpić tzw. koleżeńska zamiana godzin pracy. Czy pracodawca słusznie odmówił udzielenia urlopu okolicznościowego? 

Nie, ponieważ wymiar etatu pracownika nie wpływa na prawo do jego wykorzystania. Jan może skorzystać z urlopu, a dyrektor nie może mu tego odmówić.

Przykład 2.

Iwona pracuje na pełny etat w korporacji w ramach umowy zlecenia. Jej kontrakt jest w pełni oskładkowany i korzysta z wielu przywilejów pracowniczych gwarantowanych osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. W umowie Iwony nie znajduje się jednak zapis o prawie do urlopu okolicznościowego. Ze względu na ślub córki kobieta poprosiła swojego przełożonego, aby udzielił jej chociaż 1 dnia wolnego, aby mogła uczestniczyć w tak ważnej uroczystości. Pracodawca odmówił, twierdząc, że kobieta może skorzystać z urlopu wypoczynkowego, którego jeszcze w pełni nie wykorzystała. Czy zatrudniający może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego w takiej sytuacji? 

Tak, ponieważ Iwona nie pracuje w ramach stosunku pracy, lecz w ramach stosunku cywilnoprawnego. Ponadto w jej umowie nie znajdują się postanowienia, które odnosiłyby się do możliwości udzielenia jej takiego urlopu. Pracodawca może więc odmówić udzielenia wnioskowanego urlopu okolicznościowego.

Urlop okolicznościowy w kilku miejscach pracy

Przepisy nie nakładają żadnych ograniczeń liczbowych, jeśli chodzi o możliwość korzystania z urlopu okolicznościowego w kilku miejscach pracy. Tym samym jedna okoliczność stanowiąca podstawę do udzielenia takiego urlopu może być wykorzystywana we wszystkich miejscach pracy uprawnionego. Wymiar zajmowanego etatu lub rodzaj wykonywanych obowiązków również nie ma tutaj znaczenia. Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego tylko z tego powodu, że jego pracownik wykorzystał już taki urlop w innej firmie. Pamiętajmy jednak, że dzień urlopu powinien przypadać możliwie jak najbliżej dnia uroczystości, która stanowiła podstawę do udzielenia urlopu okolicznościowego. Tym samym wnioskowanie o urlop np. po upływie roku od ślubu pracownika może być negatywnie przyjęte przez pracodawcę. W takim przypadku może on odmówić jego udzielenia.

Przykład 3.

Michał pracuje w dwóch firmach, X oraz Y – w każdym zakładzie pracy na 1/2 etatu. W związku z tym, że urodziło mu się dziecko, wystąpił z wnioskiem o udzielenie mu 2 dni urlopu okolicznościowego w każdym zakładzie pracy. Pracownik poprosił o różne dni urlopu – tak, aby nie pokrywały się one ze sobą w obu firmach. Pracodawca X wyraził zgodę na urlop, jednak pracodawca Y odmówił, twierdząc, że Michał otrzymał już dni wolne w firmie X. Ze względu na prośby pracownika stwierdził jednak, że może mu udzielić 1 dnia urlopu okolicznościowego, jednak pod warunkiem, że będzie to dzień pokrywający się z dniem urlopu z firmy X. Czy pracodawca Y ma prawo regulować dni urlopu okolicznościowego Michała? 

Nie, ponieważ wykorzystanie urlopu okolicznościowego przez pracownika w innej firmie nie wpływa na wymiar i zasady urlopu okolicznościowego w drugim i kolejnych zakładach pracy. W omawianej sytuacji pracodawca Y ma obowiązek udzielić Michałowi urlopu okolicznościowego w pełnym wymiarze 2 dni i w dacie wskazanej przez samego pracownika.

Przykład 4.

Aleksandra pracuje na 3/4 etatu w firmie X oraz na 1/4 etatu w firmie Y. W związku ze swoim ślubem, który odbył się 12 stycznia 2023 roku, otrzymała 2 dni urlopu okolicznościowego w firmie X, z którego skorzystała 30 i 31 stycznia 2023 roku. Pracownica nie wiedziała, że mogła skorzystać z urlopu okolicznościowego także w firmie Y, o czym 11 grudnia 2023 roku powiedziała jej koleżanka. Aleksandra złożyła więc wniosek o udzielenie 2 dni urlopu okolicznościowego na ręce pracodawcy w firmie Y, prosząc, aby dni wolne przypadły odpowiednio na dzień 21 i 22 grudnia 2023 roku – kobieta chciała w ten sposób wydłużyć sobie okres świąteczny. Pracodawca odmówił udzielenia urlopu, twierdząc, że ślub Aleksandry miał miejsce prawie rok wcześniej. Czy miał do tego prawo? 

Tak, ponieważ urlop okolicznościowy powinien być udzielony możliwie jak najbliżej daty okoliczności, która uzasadnia jego przyznanie. W związku z tym, że pracownica złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu okolicznościowego po upływie zbyt długiego czasu od ślubu, to pracodawca może odmówić jego przyznania.

Część prawników postuluje, aby dni wolne z tytułu urlopu okolicznościowego w kilku miejscach pracy pokrywały się ze sobą, tj. przypadały w te same dni. W przypadku, gdy w danym dniu zatrudniony korzystałby ze zwolnienia od pracy u jednego pracodawcy, a u drugiego musiałby przyjść do pracy, urlop okolicznościowy nie spełniałby swoich celów. Przepisy nie odnoszą się jednak do tej kwestii, stąd pracownik ma możliwość wnioskowania o przyznanie mu omawianego urlopu w różne dni – np. przed daną uroczystością, jak i po niej. Pracodawca teoretycznie może odmówić takiej prośbie, jednak ciąży na nim wówczas obowiązek uzasadnienia swojego stanowiska. W praktyce udzielenie urlopu okolicznościowego w kilku miejscach pracy w różne i niepokrywające się ze sobą dni nie jest niczym dziwnym – szczególnie gdy dwa zakłady pracy nie wiedzą, które dokładnie dni urlopowe zostały udzielone w danej firmie.

Podsumowanie

Przyznanie urlopu okolicznościowego w kilku miejscach pracy jest prawnie dopuszczalne. Wymiar etatu nie odgrywa tutaj żadnego znaczenia i nie wpływa na liczbę dni takiego urlopu. Pamiętajmy jednak, że urlop okolicznościowy powinien przypadać możliwie jak najbliżej dnia zdarzenia, które stanowi podstawę do udzielenia urlopu. Urlop okolicznościowy przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku pracy. W przypadku osób świadczących obowiązki na podstawie umów cywilnoprawnych prawo do takiego urlopu przysługuje tylko, gdy stanowi o tym zawarta umowa.