Świadectwo pracy - czy należy podać informację o zaległym urlopie wypoczynkowym?

Ustanie stosunku pracy wiąże się z koniecznością dokonania stosownych rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem. Część z nich należy udokumentować w świadectwie pracy – m.in. w zakresie wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Czy należy podać informacje o zaległym urlopie wypoczynkowym aby wydać świadectwo pracy? O tym w poniższym artykule.

Kiedy należy wykorzystać urlop wypoczynkowy?

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę, z uwzględnieniem wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy (tzw. urlopu „na żądanie”). Jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów, termin urlopu każdego pracownika powinien zostać przez niego ustalony po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1-1¹ kp).

W określonych przypadkach może nastąpić:

• przesunięcie terminu urlopu,

• niemożność jego wykorzystania w danym terminie,

• odwołanie pracownika z urlopu (art. 164-167 kp).

Generalną zasadą jest udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w całym przysługującym mu wymiarze, w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 kp). Jeżeli to nie nastąpi, niewykorzystanego urlopu należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² kp (art. 168 kp).

Zaległy urlop wypoczynkowy

Z zaległym urlopem wypoczynkowym mamy do czynienia wówczas, gdy w danym roku kalendarzowym pracownik ma do wykorzystania więcej dni urlopu niż jego roczny wymiar, który wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,

• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat

– przy czym wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, niepełny dzień urlopu zaokrąglając w górę do pełnego dnia (art. 154 § 1-2 kp).

Przykład 1.
W 2022 roku pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w rocznym wymiarze 26 dni. Do 31 grudnia 2022 roku pracownik wykorzystał 21 dni tego urlopu. 1 stycznia 2023 roku (zgodnie z art. 153 § 2 kp) pracownik nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego (za 2023 rok). Ile urllopu mu przysługuje?

W związku z tym w 2023 roku pracownik ma prawo do 31 dni urlopu, w tym do 5 dni urlopu zaległego, który musi zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2023 roku, oraz do 26 dni urlopu bieżącego.

Świadectwo pracy a informacje o urlopie wypoczynkowym

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, w którym należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 1 i 2 kp).

Przepis § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy nakazuje zamieścić w świadectwie pracy informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku. Miejsce na podanie tych informacji znajduje się w ust. 6 pkt 1 wzoru świadectwa pracy, stanowiącym załącznik do rozporządzenia. Zawarto tam następującą treść, z polami do uzupełnienia: „6. W okresie zatrudnienia pracownik:

1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze ...................................... (urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy), w tym ...................................... (urlop wypoczynkowy wykorzystany na podstawie art. 167² Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)”.

W objaśnieniu do ust. 6 pkt 1 wzoru świadectwa wskazano, że pracodawca ma podać wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze, lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny; odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167² kp.

Udzielając odpowiedzi na pytanie o obowiązek zamieszczenia w świadectwie pracy informacji o wykorzystaniu przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego, należy najpierw wskazać na generalną zasadę podawania wyłącznie informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Podanie informacji o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył prawo w roku kalendarzowym, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy, jest niewątpliwie niezbędne, w celu ustalenia wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi u nowego pracodawcy, na zasadzie proporcjonalności.

Przykład 2.
Pracownik, który ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze rocznym 20 dni, przepracował u pracodawcy A okres od 1 stycznia do 30 czerwca, a w okresie od 1 lipca do 31 grudnia był zatrudniony u pracodawcy B. U pracodawcy A pracownik wykorzystał 12 dni urlopu wypoczynkowego, czyli o 2 więcej niż wynikałoby to z wymiaru ustalonego proporcjonalnie, który powinien wynieść 10 dni (20 dni urlopu x 6/12 roku = 10 dni). Zgodnie z art. 155¹ § 2 kp pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z obliczenia proporcjonalnego, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Skoro zatem pracownik u pracodawcy A wykorzystał urlop w wymiarze 12 dni (a nie 10 dni), to u pracodawcy B przysługuje mu urlop w wymiarze 8 dni (a nie 10 dni). Pracodawca B będzie o tym wiedział tylko wtedy, gdy taką informację pracodawca A zawrze w świadectwie pracy wydanym pracownikowi. Zatem podanie w świadectwie pracy informacji o wymiarze wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył prawo w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, jest niezbędne do prawidłowego ustalenia uprawnień ze stosunku pracy u pracodawcy B.

Informacja o wykorzystaniu urlopu zaległego, czyli urlopu, do którego pracownik nabył prawo w roku (latach) poprzedzającym rok rozwiązania stosunku pracy, nie ma znaczenia (w odróżnieniu od informacji o urlopie bieżącym) dla ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, przysługujących u kolejnych pracodawców, gdyż urlop zaległy musi być zawsze udzielony przez pracodawcę, u którego do tej zaległości dopuszczono.

Przykład 3.
Pracownik miał do wykorzystania w 2022 roku 9 dni urlopu zaległego z poprzedniego roku. Do udzielenia tego urlopu w całości – w naturze albo w postaci ekwiwalentu pieniężnego (patrz art. 171 kp) – zobowiązany był pracodawca, u którego ta zaległość powstała. Pracownikowi udzielono wspomnianego urlopu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Tak więc informowanie nowego pracodawcy pracownika o tym fakcie w świadectwie pracy nie ma dla niego znaczenia, gdyż nowy pracodawca nie ponosi w tym zakresie odpowiedzialności za wykonanie obowiązku udzielenia zaległego urlopu, ciążącego na dotychczasowym pracodawcy.

Z powyższymi ustaleniami zgodne są sformułowania zawarte we wzorze świadectwa pracy, gdzie mówi się o konieczności podania tylko wymiaru urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, tj. o obowiązku wskazania wyłącznie liczby dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w tym roku kalendarzowym, wykorzystanego w naturze, lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębne wskazanie powinno dotyczyć liczby dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167² kp (urlopu „na żądanie”), gdyż urlop udzielany w tym trybie może obejmować maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym. Dlatego też dla pracodawcy zatrudniającego pracownika w trakcie roku ma znaczenie to, ile dni urlopu udzielonego w trybie „na żądanie” pracownik już w tym roku otrzymał u poprzednich pracodawców.

Podsumowując, w świadectwie pracy nie podaje się informacji o zaległym urlopie wypoczynkowym, gdyż nie ma ona znaczenia dla kolejnych pracodawców tego pracownika.