Zgłoszenie pracownika do ZUS w ciągu 7 dni

Podpisałem umowę o pracę na czas określony. Kiedy powinno mieć miejsce zgłoszenie pracownika do ZUS? Z tego co wiem odpowiedzialny jest za to pracodawca. W jaki sposób mogę dowiedzieć się, czy to zrobił?

Marek, Szczecin

Pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę, czy też np. zleceniobiorców, zobowiązany jest do terminowego zgłaszania ich do ubezpieczeń ZUS.

Podstawowe obowiązki pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika

Przedsiębiorca decydujący się na nawiązanie współpracy z osobą na podstawie umowy o pracę zobowiązany jest do dopełnienia kilku podstawowych obowiązków, zaczynając od:

• wysłania przyszłego pracownika na wstępne badania lekarskie w celu sprawdzenia jego zdolności do pracy,
• podpisania umowy o pracę,
• zgłoszenia pracownika do ZUS-u,
• przeprowadzenia szkolenia BHP pracownikowi,
• zapoznania pracownika z obowiązującym w miejscu pracy regulaminem, ryzykiem zawodowym etc.,
• założenia akt osobowych.

Obowiązek ubezpieczeniowy

Zgodnie z przepisami każda osoba powinna zostać zgłoszona do ZUS-u od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Obligatoryjnie należy również dokonać wyrejestrowania takiej osoby z ubezpieczeń od dnia, w którym przestała im podlegać.

Moment powstania obowiązku ubezpieczeniowego jest uzależniony od tytułu, z jakiego dana osoba będzie podlegać ubezpieczeniom. Najczęściej jest to dzień, w którym dana osoba zaczyna świadczyć pracę lub usługi dla określonego podmiotu.

Przykład 1.

Pani Anna podpisała umowę o pracę 1 lipca 2022 roku, ale wedle zapisów zawartych w umowie nawiązanie stosunku pracy oraz rozpoczęcie świadczenia pracy przypadnie na 1 sierpnia 2022 roku. W tej sytuacji datą powstania obowiązku ubezpieczeniowego będzie 1 sierpnia 2022 roku.

Zgłoszenie pracownika do ZUS-u

Obowiązkiem pracodawcy związanym z zatrudnieniem jest zgłoszenie pracownika do ZUS-u oraz comiesięczne naliczanie i odprowadzanie składek ubezpieczeniowych, których wysokość jest uzależniona od wypłacanego wynagrodzenia.

Pracownik z tytułu umowy o pracę obowiązkowo podlega ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. W związku z powyższym zgłoszenie pracownika do ZUS-u odbywa się poprzez złożenie formularza ZUS ZUA.

Deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA pracodawca powinien dostarczyć do ZUS-u w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia przez pracownika pracy.

Pracodawca ma możliwość dostarczyć do ZUS-u deklarację zgłoszeniową:

• osobiście, poprzez dostarczenie druku do placówki ZUS,
• listownie,
• elektronicznie:
• za pomocą platformy PUE ZUS,
• z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego i dedykowanych do tego systemów.

Co w praktyce oznacza, że pracownik jest zgłoszony w ZUS-ie?

Zgłoszony w ZUS-ie pracownik, za którego odprowadzane są składki, zostaje objęty ochroną ubezpieczyciela. Zgłoszenie do ubezpieczeń:

• emerytalnego – oznacza, że od wynagrodzenia pracownika co miesiąc jest odprowadzana kwota na rzecz przyszłej emerytury. Wysokość odprowadzanych kwot wpływa na wysokość przyznanego pracownikowi świadczenia;
• rentowego – gwarantuje pracownikowi prawo do renty w przypadku utracenia zdolności częściowej lub całkowitej do wykonywania pracy zarobkowej;
• wypadkowego – gwarantuje otrzymanie zasiłku chorobowego, w przypadku gdy pracownikowi przydarzy się wypadek w miejscu pracy bądź w drodze do lub z pracy;
• chorobowego – gwarantuje prawo do wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego bądź świadczenia rehabilitacyjnego w przypadku przebywania przez pracownika na zwolnieniu lekarskim;
• zdrowotnego – gwarantuje prawo do korzystania z darmowej opieki zdrowotnej finansowanej przez NFZ.

Fundusz Pracy jest państwowym funduszem celowym, finansowanym wyłącznie przez pracodawcę. Jego środki przeznaczane są m.in. na zasiłki dla bezrobotnych, szkolenia dla bezrobotnych, rozwój pośrednictwa zawodowego, badania rynku pracy itp.

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (dalej FGŚP) to fundusz mający na celu ochronę pracowników przed utratą wynagrodzenia spowodowaną niewypłacalnością pracodawcy. Składki na FP i FGŚP finansowane są wyłącznie przez pracodawcę.

Jak sprawdzić, czy pracownik został zgłoszony do ZUS-u?

Jeżeli zatrudniony ma wątpliwości, czy pracodawca zarejestrował go w ZUS-ie oraz czy opłaca należne składki, ma prawo zwrócić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z zapytaniem, czy pracodawca dopełnił tych obowiązków. Pracownik może też zapoznać się z danymi dotyczącymi swoich składek poprzez indywidualne konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, czyli na PUE ZUS.

Podsumowując, pracodawca po nawiązaniu stosunku pracy z daną osobą zobowiązany jest do zgłoszenia jej w ZUS-ie za pomocą deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA w ciągu 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Zweryfikować tę kwestię może pracownik osobiście, kontaktując się z ZUS-em bądź z wykorzystaniem konta na portalu PUE ZUS.