Poradnik Pracownika

Świadectwo pracy - kiedy należy je skorygować lub wystawić duplikat?

Świadectwo pracy to ważny dokument, który powinien zawierać informacje dotyczące okresu zatrudnienia, rodzaju pracy oraz trybu rozwiązania umowy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy świadectwo pracy jest niepoprawne i pracownik występuje z prośbą o jego sprostowanie. Bywa też tak, że pracownik zgubi świadectwo. Co należy wtedy zrobić?

Korekta świadectwa pracy – kiedy można jej dokonać?

Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. W sytuacji, kiedy pracodawca nie uwzględni wniosku, pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie wystąpić z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy (kp) może również rościć prawo do naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. 

Art. 97 § 1  k.p
„W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek”.

Korygowane świadectwo pracy – jak powinno wyglądać?

W przypadku, kiedy pracownik występuje z wnioskiem o sprostowanie lub też sam pracodawca orientuje się, że w dokumencie jest błąd, powinien on niezwłocznie wydać nowe świadectwo z pierwotną datą jego wystawienia. Pojawia się jednak pytanie, czy skorygowane świadectwo pracy, należy opatrzyć adnotacją korekta bądź sprostowanie. W Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej  z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa przewidziano tylko dwie formy wydawania dokumentu: świadectwo pracy i odpis świadectwa pracy. Nie ma więc uzasadnienia, aby w tej sytuacji zastosować adnotację korekta lub sprostowanie.

Kodeks pracy wskazuje konsekwencje w razie nie wystawienia świadectwa pracy przez pracodawcę. Reguluje to artykuł 282 kp. Pracodawca, który nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. 

Pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy z faktyczną, bieżącą datą jego wystawienia.  Dodatkowo, co bardzo ważne, pracodawca do korekty świadectwa pracy powinien załączyć pismo, w którym podaje informacje dotyczące tej korekty – należy wykazać konkretne punkty, które były korygowane oraz odnotować prośbę o zwrot pierwotnego świadectwa pracy. Oczywiście to, czy pracownik zwróci pierwotne świadectwo, zależy tylko od jego dobrej woli. Fakt niezwrócenia świadectwa może natomiast zostać odnotowany w jego aktach pracowniczych

Świadectwo pracy – co zrobić, kiedy zostanie zgubione?

W sytuacji, kiedy pracownik zgubił świadectwo, może zwrócić się do pracodawcy o wydanie duplikatu (odpisu świadectwa pracy). Przepisy jasno precyzują, że kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika, natomiast w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracy pracownikowi (tak wynika z  § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa). Na dokumencie powinna znaleźć się adnotacja, że jest to odpis świadectwa pracy – przepisy nie regulują jednak terminu wydania odpisu świadectwa pracy. Można więc przyjąć, że wydanie odpisu nastąpi tak szybko, jak to tylko możliwe. Odpis powinien zawierać wszystkie pierwotne daty i informacje oraz –  jeśli to możliwe – być podpisany przez tę samą osobę, która wystawiała oryginał świadectwa.