Poradnik Pracownika

Świadectwo pracy - kiedy należy je skorygować lub wystawić duplikat?

Świadectwo pracy to ważny dokument, który powinien zawierać informacje dotyczące okresu zatrudnienia, rodzaju pracy oraz trybu rozwiązania umowy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy świadectwo pracy jest niepoprawne i pracownik występuje z prośbą o jego sprostowanie. Bywa też tak, że pracownik zgubi świadectwo. Co należy wtedy zrobić?

Korekta świadectwa pracy – kiedy można jej dokonać?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik ma możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od daty jego otrzymania. W przypadku nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku, pracownik ma możliwość wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do Sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania dokumentu. Do Sądu pracy w celu sprostowania świadectwa pracy mają możliwość zgłosić się również pracownicy, którzy nie zostali zawiadomieni przez pracodawcę o odmowie jego sprostowania. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy (kp) pracownik może również rościć sobie prawo do naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. 

Art. 97 § 1  k.p
„W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek”.

Korygowane świadectwo pracy – jak powinno wyglądać?

W przypadku, kiedy pracownik występuje z wnioskiem o sprostowanie lub też sam pracodawca orientuje się, że w dokumencie jest błąd, powinien on niezwłocznie wydać nowe świadectwo z pierwotną datą jego wystawienia. Pojawia się jednak pytanie, czy skorygowane świadectwo pracy, należy opatrzyć adnotacją korekta bądź sprostowanie. W Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej  z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa przewidziano tylko dwie formy wydawania dokumentu: świadectwo pracy i odpis świadectwa pracy. Nie ma więc uzasadnienia, aby w tej sytuacji zastosować adnotację korekta lub sprostowanie.

Kodeks pracy oraz rozporządzenia MRPiPS wskazują konsekwencje w razie nie wystawienia, bądź nieterminowego wystawienia, świadectwa pracy przez pracodawcę. Pracodawca, który nie wydaje lub nie wydaje w terminie pracownikowi świadectwa pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. 

Pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy z faktyczną, bieżącą datą jego wystawienia.  Dodatkowo, co bardzo ważne, pracodawca do korekty świadectwa pracy powinien załączyć pismo, w którym podaje informacje dotyczące tej korekty – należy wykazać konkretne punkty, które były korygowane oraz odnotować prośbę o zwrot pierwotnego świadectwa pracy. Oczywiście to, czy pracownik zwróci pierwotne świadectwo, zależy tylko od jego dobrej woli. Fakt niezwrócenia świadectwa może natomiast zostać odnotowany w jego aktach pracowniczych

Świadectwo pracy – co zrobić, kiedy zostanie zgubione?

W sytuacji, kiedy pracownik zgubił świadectwo, może zwrócić się do pracodawcy o wydanie duplikatu (odpisu świadectwa pracy). Przepisy jasno precyzują, że kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika, natomiast w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracy pracownikowi (tak wynika z  § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa). Na dokumencie powinna znaleźć się adnotacja, że jest to odpis świadectwa pracy – przepisy nie regulują jednak terminu wydania odpisu świadectwa pracy. Można więc przyjąć, że wydanie odpisu nastąpi tak szybko, jak to tylko możliwe. Odpis powinien zawierać wszystkie pierwotne daty i informacje oraz –  jeśli to możliwe – być podpisany przez tę samą osobę, która wystawiała oryginał świadectwa.