Świadectwo pracy - kiedy należy je skorygować lub wystawić duplikat?

Świadectwo pracy to ważny dokument, który powinien zawierać informacje dotyczące okresu zatrudnienia, rodzaju pracy oraz trybu rozwiązania umowy, a także inne kwestie niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy świadectwo pracy jest niepoprawne i pracownik występuje z prośbą o jego sprostowanie. Bywa też tak, że pracownik zgubi świadectwo. Co należy wtedy zrobić?

Świadectwo pracy - jakie informacje?

W świadectwie pracy zawiera się takie informacje, jak:

• okres wykonywania pracy;
• rodzaj wykonywanej pracy;
• zajmowane przez pracownika stanowiska;
• tryb rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

W 2023 roku nastąpiły zmiany w prawie pracy, np. weszły w życie przepisy dotyczące zwolnienia z pracy z powodu działania siły wyższej, zaś modyfikacje w urlopach i pracy zdalnej spowodowały konieczność opracowania nowego wzoru świadectwa pracy, które to wszystko uwzględnia. Nowe świadectwo pracy obowiązuje od 23 maja 2023 roku. Trzy główne zmiany, o jakich warto wspomnieć, to konieczność podania w świadectwie pracy informacji o:

• urlopie opiekuńczym wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczbie dni pracy zdalnej;
• zwolnieniu od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem.

Jeśli świadectwo pracy jest wystawione niepoprawnie, to pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie.

Korekta świadectwa pracy – kiedy można jej dokonać?

Świadectwo pracy jest wydawane przez pracodawcę w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w dniu, w którym ustaje stosunek pracy, nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób. Jak już wspomniano, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik ma możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od daty jego otrzymania. W przypadku nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania dokumentu; mogą to zrobić również pracownicy, którzy nie zostali zawiadomieni przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy (kp) pracownik może również rościć sobie prawo do naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Korygowane świadectwo pracy – jak powinno wyglądać?

W przypadku kiedy pracownik występuje z wnioskiem o sprostowanie lub też sam pracodawca orientuje się, że w dokumencie jest błąd, powinien on niezwłocznie wydać nowe świadectwo.

Pojawia się jednak pytanie, czy skorygowane świadectwo pracy należy opatrzyć adnotacją „korekta” bądź „sprostowanie”. W przepisach nie ma jasnego wytłumaczenia, jak nanieść takie poprawki. W obwieszczeniu w sprawie świadectwa pracy można przeczytać: „W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy, w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie”. Nie ma więc uzasadnienia, aby w tej sytuacji zastosować adnotację „korekta” lub „sprostowanie”.

Odszkodowanie dla pracownika

Zgodnie z art. 461 § 11 Kodeksu postępowania cywilnego sprawy z zakresu prawa pracy dotyczące świadectwa pracy oraz roszczenia z tym związane należą do sądów rejonowych, bez względu na wartość przedmiotu sporu. Aby jednak pracownik mógł się skutecznie odwołać do sądu pracy, musi najpierw wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Jeśli pracodawca nie reaguje na złożony wniosek, pracownik również zgłasza swoje żądanie sprostowania do sądu pracy.

Pracodawca, który nie wydaje lub nie wydaje w terminie świadectwa pracy pracownikowi, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy z faktyczną, bieżącą datą jego wystawienia.

Świadectwo pracy – co zrobić, kiedy zostanie zgubione?

W sytuacji gdy pracownik zgubił świadectwo pracy, może zwrócić się do pracodawcy o wydanie jego kopii. Przepisy prawa nie określają, w jaki sposób powinien być złożony wniosek, dozwolona jest zatem forma ustna i pisemna. Warto jednak pamiętać, że dla celów dowodowych lepiej jest, aby wniosek o wydanie kopii świadectwa miał formę pisemną.

Papierowa kopia powinna być opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Podsumowanie

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający zatrudnienie pracownika u danego pracodawcy. Zawiera informacje o okresie zatrudnienia, rodzaju pracy, stanowisku, wynagrodzeniu i trybie rozwiązania umowy. Jeśli świadectwo pracy jest niepoprawne, pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Ma na to 14 dni od daty otrzymania świadectwa. W przypadku kiedy pracownik wystąpi z wnioskiem o sprostowanie lub też sam pracodawca orientuje się, że w dokumencie jest błąd, powinien on niezwłocznie wydać nowe świadectwo. Jeśli pracodawca odmówi sprostowania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy.