Dokumenty na koniec zatrudnienia dla pracownika
Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z szeregiem obowiązków występujących po stronie pracodawcy. Podobne będzie w przypadku zakończenia stosunku pracy. Obowiązujące przepisy w tym zakresie wymagają zebrania i wydania stosownej dokumentacji pracowniczej – część jest jednak wydawana wyłącznie na wniosek zainteresowanego pracownika. Sprawdź jakie dokumenty na koniec zatrudnienia należą się pracownikowi!
Formy zakończenia stosunku pracy
Obecne przepisy przewidują, że stosunek pracy może ustać na podstawie kilku różnych zdarzeń, wśród nich odnajdziemy:
- rozwiązanie stosunku pracy na podstawie zgodnych oświadczeń woli pracodawcy i pracownika – jest to stosunkowo najłagodniejsza forma zakończenia współpracy;
- upływ terminu obowiązywania umowy o pracę – dotyczy to umów o pracę na czas określony oraz umów na zastępstwo;
- rozwiązanie stosunku pracy przez jedną ze stron (pracodawcę lub pracownika) – może przybrać formę rozwiązania za wypowiedzeniem lub bez zachowania terminu wypowiedzenia;
- rozwiązanie stosunku pracy za uprzedzeniem – pojawia się w sytuacji przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę lub w sytuacji przywrócenia do pracy osoby zatrudnionej wcześniej u innego pracodawcy;
- zwolnienia grupowe;
- wygaśnięcie stosunku pracy na skutek śmierci pracownika, śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną, upływu 3-miesięcznej nieobecności pracownika z powodu jego tymczasowego aresztowania, niezgłoszenia się przez pracownika zatrudnionego na podstawie wyboru powrotu do poprzedniej pracy po rozwiązaniu stosunku pracy z wyboru lub po zakończeniu zasadniczej służby wojskowej.
Każda z ww. przyczyn prowadzi do ustania stosunku pracy – węzeł prawny pomiędzy zatrudniającym a pracownikiem przestaje istnieć. Jest to kluczowy moment, który decyduje o konieczności wypełnienia obowiązków administracyjnych względem odchodzącego pracownika.
Obowiązkowe dokumenty na koniec zatrudnienia dla pracownika
Część dokumentacji pracowniczej powinna być przekazana byłemu pracownikowi z urzędu, a więc bez konieczności składania przez daną osobę jakichkolwiek wniosków w tym zakresie. Jednym z takich dokumentów jest świadectwo pracy.
W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy – w tym przypadku pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku”.
Pracodawca jest także zobowiązany do przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenia dotyczącego zasiłku chorobowego pobieranego przez byłego pracownika w trakcie choroby lub macierzyństwa (robi to na formularzu ZUS Z-3).
Dodatkowe informacje wydawane byłemu pracownikowi
Świadectwo pracy nie jest jedynym dokumentem wydawanym byłemu pracownikowi. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mają w tym zakresie dodatkowe obowiązki.
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie”.
Co wchodzi w zakres wspomnianej dokumentacji? Będą to:
- akta osobowe pracownika,
- dokumentacja związana z danym stosunkiem pracy (ewidencjonowanie czasu pracy, wnioski urlopowe, lista wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, karta przydziału środków/narzędzi potrzebnych do wykonywania pracy).
Dokumenty na koniec zatrudnienia wydawane na wniosek pracownika
Przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość uzyskania dodatkowych dokumentów pracowniczych, pod warunkiem jednak, że zawnioskuje o to uprawniona osoba. Jakie dokumenty na koniec zatrudnienia wydaje się na wniosek pracownika?
„Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
- pracownika lub byłego pracownika albo
- dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym; przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; małżonkowi (wdowie i wdowcowi); rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym - w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika
Wniosek o wydanie przedmiotowej dokumentacji musi być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”.
Podobnie będzie w przypadku chęci uzyskania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wniosek w tym zakresie wymaga jednak stosownego uzasadnienia – były pracownik musi wykazać potrzebę otrzymania takiego dokumentu.
Wniosek będzie także potrzebny w przypadku pracownika, który wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Zatrudnienie tego rodzaju uprawnia bowiem do uzyskania wyższej emerytury, którą możemy wykazać wyłącznie stosownym zaświadczeniem od byłego pracodawcy.
Dokumenty na koniec zatrudnienia i stosunek pracy
Jak widać, obowiązek prowadzenia i wydawania dokumentacji pracowniczej pojawia się nie tylko w chwili nawiązania stosunku pracy czy w trakcie trwania zatrudnienia, lecz także po jego ustaniu.
Tak więc, jakie dokumenty na koniec zatrudnienia, należy wydać pracownikowi? Obowiązkowymi dokumentami, które muszą być wydane każdemu pracownikowi, jest świadectwo pracy oraz informacja o prowadzonej dokumentacji pracowniczej.
W przypadku chęci dokładnego wglądu do akt pracowniczych były pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek do byłego szefa. To samo dotyczy zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz PIT-11.
