Poradnik Pracownika

Dokumenty na koniec zatrudnienia dla pracownika

Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z szeregiem obowiązków występujących po stronie pracodawcy. Podobne będzie w przypadku zakończenia stosunku pracy. Obowiązujące przepisy w tym zakresie wymagają zebrania i wydania stosownej dokumentacji pracowniczej – część jest jednak wydawana wyłącznie na wniosek zainteresowanego pracownika. Sprawdź jakie dokumenty na koniec zatrudnienia należą się pracownikowi!

Formy zakończenia stosunku pracy

Obecne przepisy przewidują, że stosunek pracy może ustać na podstawie kilku różnych zdarzeń, wśród nich odnajdziemy:

  • rozwiązanie stosunku pracy na podstawie zgodnych oświadczeń woli pracodawcy i pracownika – jest to stosunkowo najłagodniejsza forma zakończenia współpracy;

  • upływ terminu obowiązywania umowy o pracę – dotyczy to umów o pracę na czas określony oraz umów na zastępstwo;

  • rozwiązanie stosunku pracy przez jedną ze stron (pracodawcę lub pracownika) – może przybrać formę rozwiązania za wypowiedzeniem lub bez zachowania terminu wypowiedzenia;

  • rozwiązanie stosunku pracy za uprzedzeniem – pojawia się w sytuacji przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę lub w sytuacji przywrócenia do pracy osoby zatrudnionej wcześniej u innego pracodawcy;

  • zwolnienia grupowe;

  • wygaśnięcie stosunku pracy na skutek śmierci pracownika, śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną, upływu 3-miesięcznej nieobecności pracownika z powodu jego tymczasowego aresztowania, niezgłoszenia się przez pracownika zatrudnionego na podstawie wyboru powrotu do poprzedniej pracy po rozwiązaniu stosunku pracy z wyboru lub po zakończeniu zasadniczej służby wojskowej.

Każda z ww. przyczyn prowadzi do ustania stosunku pracy – węzeł prawny pomiędzy zatrudniającym a pracownikiem przestaje istnieć. Jest to kluczowy moment, który decyduje o konieczności wypełnienia obowiązków administracyjnych względem odchodzącego pracownika.

Obowiązkowe dokumenty na koniec zatrudnienia dla pracownika

Część dokumentacji pracowniczej powinna być przekazana byłemu pracownikowi z urzędu, a więc bez konieczności składania przez daną osobę jakichkolwiek wniosków w tym zakresie. Jednym z takich dokumentów jest świadectwo pracy.Art. 91 §1 i 11 Kodeksu pracy „W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy – w tym przypadku pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku”.
Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od rozliczenia się byłego pracownika z pracodawcą w żadnym wypadku. Co jednak, jeśli świadectwo będzie zawierało błędy? Uprawniony do jego otrzymania ma wówczas prawo zawnioskować o sprostowanie tego dokumentu, musi to jednak zrobić w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa (po tym czasie nie będzie to już możliwe).

Pracodawca jest także zobowiązany do przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenia dotyczącego zasiłku chorobowego pobieranego przez byłego pracownika w trakcie choroby lub macierzyństwa (robi to na formularzu ZUS Z-3).  

Dodatkowe informacje wydawane byłemu pracownikowi

Świadectwo pracy nie jest jedynym dokumentem wydawanym byłemu pracownikowi. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mają w tym zakresie dodatkowe obowiązki.Art. 946 Kodeksu pracy „W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: 
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; 
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; 
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie”.
Pamiętajmy, że pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia danej osoby oraz przez 10 kolejnych lat, licząc od chwili rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Co wchodzi w zakres wspomnianej dokumentacji? Będą to:

  • akta osobowe pracownika,

  • dokumentacja związana z danym stosunkiem pracy (ewidencjonowanie czasu pracy, wnioski urlopowe, lista wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, karta przydziału środków/narzędzi potrzebnych do wykonywania pracy).

Dokumenty na koniec zatrudnienia wydawane na wniosek pracownika

Przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość uzyskania dodatkowych dokumentów pracowniczych, pod warunkiem jednak, że zawnioskuje o to uprawniona osoba. Jakie dokumenty na koniec zatrudnienia wydaje się na wniosek pracownika? Art. 9412 Kodeksu pracy
„Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek: 
- pracownika lub byłego pracownika albo 
- dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym; przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; małżonkowi (wdowie i wdowcowi); rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym - w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika
Wniosek o wydanie przedmiotowej dokumentacji musi być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”.
Kolejnym dokumentem wydawanym na pisemny wniosek byłego pracownika jest PIT-11. Pracodawca musi wydać deklarację podatkową maksymalnie w ciągu 14 dni od wpłynięcia wniosku pracownika, pod warunkiem że stosunek pracy ustał w trakcie roku podatkowego.

Podobnie będzie w przypadku chęci uzyskania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wniosek w tym zakresie wymaga jednak stosownego uzasadnienia – były pracownik musi wykazać potrzebę otrzymania takiego dokumentu.

Wniosek będzie także potrzebny w przypadku pracownika, który wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Zatrudnienie tego rodzaju uprawnia bowiem do uzyskania wyższej emerytury, którą możemy wykazać wyłącznie stosownym zaświadczeniem od byłego pracodawcy.

Dokumenty na koniec zatrudnienia i stosunek pracy

Jak widać, obowiązek prowadzenia i wydawania dokumentacji pracowniczej pojawia się nie tylko w chwili nawiązania stosunku pracy czy w trakcie trwania zatrudnienia, lecz także po jego ustaniu.

Tak więc, jakie dokumenty na koniec zatrudnienia, należy wydać pracownikowi? Obowiązkowymi dokumentami, które muszą być wydane każdemu pracownikowi, jest świadectwo pracy oraz informacja o prowadzonej dokumentacji pracowniczej.

W przypadku chęci dokładnego wglądu do akt pracowniczych były pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek do byłego szefa. To samo dotyczy zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz PIT-11.