Uznawanie zagranicznych dokumentów w Polsce

Wraz z rozwojem technologicznym i gospodarczym pojawiła się możliwość swobodnej komunikacji i podróżowania w zasadzie po całym świecie. Pomaga to także w uzyskiwaniu wszelkiego rodzaju dokumentów w innych krajach. Jak wygląda uznawanie zagranicznych dokumentów w Polsce? Wyjaśniamy w tym artykule.

Jakie dokumenty można sporządzić za granicą?

Dokumenty urzędowe są sporządzane zgodnie z systemem prawnym państwa, w którym zostają wydane. Mogą dotyczyć różnych spraw, a także potwierdzać nabyte umiejętności lub określone stany faktyczne. Wśród dokumentów zagranicznych, którymi posługują się Polacy, odnajdziemy najczęściej akty małżeństwa, prawa jazdy, paszporty, dokumenty potwierdzające tożsamość i wszelkiego rodzaju decyzje o charakterze administracyjno-podatkowym. Ilość i charakter dokumentów zagranicznych jest w zasadzie taka sama jak w przypadku dokumentacji wydawanej przez polskie sądy i urzędy.

Dokumenty zagraniczne sporządzane są albo na wniosek zainteresowanej osoby, albo z mocy samego prawa, np. gdy zostaje wszczęte określone postępowanie administracyjne lub sądowe. Dokumenty pochodzące z innych krajów są ważne i skuteczne na terenie państwa ich wydania, o ile oczywiście zostały sporządzone zgodnie z tamtejszym prawem. Legalność takiego dokumentu w jednym kraju nie oznacza automatycznego uznawania go w innym, chyba że dwa państwa zawarły ze sobą odpowiednią umowę międzynarodową znoszącą wymóg legalizacji dokumentów. Takie kontrakty są bardzo często spotykane, dotyczą jednak różnego rodzaju spraw. Polska jest stroną wielu umów międzynarodowych, które pozwalają na automatyczne uznawanie dokumentów zagranicznych. W niektórych przypadkach skuteczność takiego dokumentu zależy od jego legalizacji lub nadania klauzuli apostille, szczególnie gdy dokument został w całości sporządzony w języku obcym.

Uznawanie prywatnych dokumentów zagranicznych

Jeśli dokument zagraniczny ma być wykorzystywany tylko dla celów prywatnych, to tak naprawdę jego legalizacja nie jest konieczna. Z taką sytuacją spotkamy się chociażby w przypadku umów cywilnoprawnych lub potwierdzenia posiadanych umiejętności, które zostały nabyte za granicą. Jeśli strony zamierzające zawrzeć jakąkolwiek umowę nie potrzebują tłumaczenia przysięgłego (uwierzytelnionego) ani żadnej legalizacji zagranicznych dokumentów, to można się nimi posługiwać na takich samych zasadach, jakie obowiązują w kraju ich sporządzenia.

Przykład 1.

Konrad uczestniczył w półrocznym szkoleniu informatycznym we Francji, na które został wysłany przez swojego pracodawcę. Mężczyzna otrzymał zaświadczenie w języku francuskim i angielskim, z którego wynika, że zakończył całe szkolenie i zdobył konkretne umiejętności. Czy jego pracodawca może uznać taki dokument, czy jednak konieczne byłoby jego zalegalizowanie? 

Zaświadczenie ze szkolenia może być uznane przez pracodawcę, ponieważ występuje w obrocie prywatnym, tzn. nie jest wykorzystywane w żadnym postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Pracodawca może poprosić zatrudnionego o przetłumaczenie zaświadczenia, choć wówczas nie jest wymagane tłumaczenie przysięgłe.

Przykład 2.

Iwona prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i podpisała umowę z niemiecką firmą dostawczą. Kontrakt został sporządzony w dwóch wersjach językowych – polskiej oraz niemieckiej. Czy umowa musi zostać zalegalizowana, aby była skuteczna w tych dwóch krajach? 

Nie, ponieważ kontrakt występuje w obrocie prywatnym. Jeśli umowa została sporządzona zgodnie z zasadami prawa niemieckiego albo polskiego, to ma moc obowiązującą i jest skuteczna. W tym przypadku nie trzeba przeprowadzać żadnej procedury legalizacyjnej.

Uznawanie zagranicznych dokumentów w Polsce

Uznawanie zagranicznych dokumentów wygląda nieco inaczej, gdy mają one być wykorzystane w toczącym się postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Zgodnie z treścią art. 1138, 1145 i 1146 Kodeksu postępowania cywilnego zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi. Dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej powinien być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. To samo dotyczy dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła. Orzeczenia sądów państw obcych wydane w sprawach cywilnych podlegają uznaniu z mocy prawa, chyba że dane orzeczenie:

• nie jest prawomocne w państwie, w którym zostało wydane;

• zapadło w sprawie należącej do wyłącznej jurysdykcji sądów polskich;

• pozwanemu, który nie wdał się w spór co do istoty sprawy, nie doręczono należycie i w czasie umożliwiającym podjęcie obrony pisma wszczynającego postępowanie;

• strona w toku postępowania była pozbawiona możności obrony;

• sprawa o to samo roszczenie między tymi samymi stronami zawisła w Rzeczypospolitej Polskiej wcześniej niż przed sądem państwa obcego;

• jest sprzeczne z wcześniej wydanym prawomocnym orzeczeniem sądu polskiego albo wcześniej wydanym prawomocnym orzeczeniem sądu państwa obcego, spełniającym przesłanki jego uznania w Rzeczypospolitej Polskiej, zapadłymi w sprawie o to samo roszczenie między tymi samymi stronami;

• uznanie byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej (klauzula porządku publicznego).

Praktyka pokazuje, że w zdecydowanej większości spraw sądowych i administracyjnych zagraniczne dokumenty powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego, a wcześniej zalegalizowane lub opatrzone klauzulą apostille.

Legalizacja jest w pewnym sensie poświadczeniem wystawienia dokumentu we właściwej i wiążącej formie, tj. przez właściwy organ zgodnie z prawem kraju, w którym wydany został dany dokument. Legalizacja nie potwierdza jednak autentyczności dokumentu, choć pozwala ustalić, że pieczęć i podpis, które się na nim znajdują, nie zostały sfałszowane.

Alternatywą dla procesu legalizacyjnego jest uzyskanie klauzuli apostille na zagranicznym dokumencie. W dużym skrócie jest to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie, które umożliwia jego wykorzystywanie w innym kraju. Apostille jest wydawana w jednolitym formacie – w Polsce występuje jako zadrukowana naklejka, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem. Wydawana jest zawsze na wniosek posiadacza dokumentu. Procedura uzyskania klauzuli apostille jest taka sama jak w przypadku wnioskowania o pełną legalizację dokumentu.

Prawo jazdy, dowód osobisty i paszport

O ile posługiwanie się dokumentami zagranicznymi w obrocie gospodarczym lub w postępowaniach sądowych i administracyjnych to rzadkość, o tyle istnieją dokumenty, z których korzystamy na co dzień. Mowa oczywiście o paszportach, dowodach osobistych i prawie jazdy. Takie dokumenty mogą być wydawane w innych krajach, ale czy można z nich korzystać na całym świecie bez konieczności stosowania legalizacji? 

W przypadku dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień do kierowania pojazdami najprostsza sytuacja występuje, gdy zostały one wydane przez państwo członkowskie UE albo EFTA. Takie prawo jazdy jest ważne w każdym z ww. krajów i nie ma potrzeby dokonywania żadnych dodatkowych czynności legalizacyjnych. Podobnie będzie w przypadku używania międzynarodowego prawa jazdy wydanego na podstawie Konwencji Wiedeńskiej o ruchu drogowym lub Konwencji Genewskiej o ruchu drogowym. Pamiętajmy jednak, że taki dokument jest ważny tylko przez 3 lata.

Przykład 3.

Karolina wyjechała na wakacje do Norwegii, która nie jest członkiem UE. W trakcie pobytu została zatrzymana do kontroli drogowej. Kobieta okazała prawo jazdy, które otrzymała wiele lat temu w Niemczech. Czy dokument może być uznany przez funkcjonariuszy policji norweskiej? 

Tak, ponieważ Niemcy i Norwegia należą do państw członkowskich EFTA. W tym przypadku Karolina nie musi potwierdzać legalności swojego prawa jazdy.

Wykorzystywanie prawa jazdy wydanego przez kraj trzeci, który nie jest sygnatariuszem Konwencji Wiedeńskiej ani nie należy do UE albo EFTA, wiąże się z koniecznością wymiany tego dokumentu na polski odpowiednik. Dotyczy to jednak sytuacji, w których dana osoba mieszka w Polsce co najmniej 185 dni. Po upływie tego okresu kierowca ma obowiązek wymienić prawo jazdy zgodnie z polskimi przepisami. Jeśli tego nie zrobi, ważność jego dokumentu może być zakwestionowana.

Jeśli chodzi o dokumenty tożsamości, to polskie dowody osobiste są uznawane przez kraje należące do strefy Schengen. Podróż zagraniczna do kraju spoza tej strefy wymaga jednak posługiwania się paszportami. Reguła ta znajduje zastosowanie także względem obcokrajowców, którzy przybywają na teren Polski. Jeśli pochodzą z kraju należącego do strefy Schengen, to mogą korzystać z rodzimych dokumentów tożsamości, jeśli jednak przybywają z innego państwa, to muszą legitymować się ważnym paszportem albo innym dokumentem pozwalającym im na przebywanie w RP.

Podsumowanie

Uznawanie zagranicznych dokumentów w Polsce zależy tak naprawdę od rodzaju danego dokumentu oraz od tego, w jakiej sprawie będzie on wykorzystywany. Jeśli mówimy o obrocie prywatnym, to z takiego dokumentu można korzystać w zasadzie bez potrzeby jego legalizacji. W przypadku wykorzystywania zagranicznych dokumentów w postępowaniu sądowym lub administracyjnym koniecznie może być przejście przez procedurę legalizacyjną lub nadanie klauzuli apostille, często także skorzystanie z pomocy tłumacza przysięgłego. Bezwarunkowe wykorzystywanie w Polsce zagranicznego prawa jazdy, paszportu lub dokumentu tożsamości zależy od tego, z jakiego kraju pochodzi dany dokument.