Dane osobowe kandydata do pracy - wymagane dokumenty przez pracodawcę
W procesie rekrutacji i zatrudniania wymagane jest przekazanie pracodawcy określonych danych, których zakres reguluje Kodeks pracy. Wraz ze zmianami przepisów prawa pracy zmieniał się też zakres danych, jakich można wymagać od pracownika lub kandydata do pracy. To, jakie dane osobowe kandydata do pracy można pozyskać w procesie rekrutacji, przedstawiamy poniżej.
Jakie dane osobowe kandydata do pracy można uzyskać w procesie rekrutacji?
Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę.
Jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych dotyczących:
- wykształcenia;
- kwalifikacji zawodowych;
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Przykład 1.
Czy pani Klara, prowadząc w swojej firmie rekrutację na stanowisko konsultantek, może żądać od ubiegających się o zatrudnienie pani Renaty i pani Małgorzaty danych kontaktowych?
Pani Klara jako pracodawca zgodnie z prawem może żądać od kandydatów do pracy wskazania przez nich danych kontaktowych, takie uprawnienie wynika bowiem z przepisów Kodeksu pracy.
Przykład 2.
Czy pani Edyta, prowadząc w swojej firmie rekrutację na stanowisko asystentki, może żądać od ubiegających się o zatrudnienie pani Julii i pani Alicja podania numerów PESEL?
Pani Edyta nie może żądać od kandydatów do pracy wskazania przez nich numerów PESEL. Obowiązek podania takich danych dotyczy wyłącznie pracowników, a nie kandydatów ubiegających się o pracę. W przypadku zatrudnienia jednej z kandydatek będzie to możliwe.
Przykład 3.
Czy pani Sonia jako kandydatka do pracy na stanowisku nauczycielki w szkole językowej musi przedstawić pracodawcy dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia na wszystkich stanowiskach pracy, jeśli wcześniej przez 3 lata pracowała w szkole podstawowej jako nauczyciel języka francuskiego, przez 4 lata pracowała jako tłumacz języka francuskiego, a w czasie studiów podejmowała zatrudnienie jako kasjerka, hostessa i niania?
W przypadku pani Soni pracodawca na etapie procesu rekrutacji może żądać danych dotyczące wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia na stanowiskach związanych z posługiwaniem się językiem obcym. Tym samym pracodawca nie może wymagać podania we wskazanym zakresie danych związanych z pracą jako hostessa, kasjerka czy niania.
Jaki zakres danych można uzyskać od pracownika?
Pracodawca od pracownika może żądać udostępnienia następujących danych:
- imienia (imion) i nazwiska;
- daty urodzenia;
- danych kontaktowych pracownika;
- adresu zamieszkania;
- numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- innych danych osobowych pracownika;
- danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku pracodawca może żądać od pracownika danych dotyczących:
- wykształcenia;
- kwalifikacji zawodowych;
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Przykład 4.
Czy pani Lidia, zatrudniając w swoim salonie kosmetycznym panią Magdalenę, może żądać od niej następujących informacji: danych kontaktowych, numeru PESEL, wskazania numeru rachunku bankowego?
Co do zasady pani Lidia może żądać przy zatrudnieniu od pani Magdaleny wskazanych danych, z zastrzeżeniem, że żądanie wskazania numeru rachunku bankowego jest możliwe, tylko jeśli pracownica nie złożyła wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Przykład 5.
Czy pracodawca pani Soni, która jako kandydatka do pracy na stanowisku nauczycielki w szkole językowej przedstawiła pracodawcy dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia na stanowiskach związanych ze stosowaniem umiejętności językowych (pani Sonia wcześniej przez 3 lata pracowała w szkole podstawowej jako nauczyciel języka francuskiego, przez 4 lata pracowała jako tłumacz języka francuskiego, a w czasie studiów podejmowała zatrudnienie jako kasjerka, hostessa, niania), może żądać danych dotyczących zatrudnienia na stanowiskach niezwiązanych z umiejętnościami językowymi?
W przypadku pani Soni pracodawca, zatrudniając ją, może żądać danych dotyczących przebiegu zatrudnienia na stanowiskach niezwiązanych z posługiwaniem się językiem obcym, od tego zależą bowiem uprawnienia pracownicze, np. wymiar urlopu. Tym samym pracodawca może wymagać podania we wskazanym zakresie danych związanych z pracą jako hostessa, kasjerka czy niania.
Forma udostępnienia danych pracodawcy i prawo ich weryfikacji
Dane osobowe udostępniane są pracodawcy w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, z zastrzeżeniem, że pracodawca może żądać udokumentowania powyższych danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Należy mieć świadomość tego, że pracodawca w celu zweryfikowania podstawowych danych pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego i dotyczy to zarówno pracownika w związku z zatrudnieniem, jak i osoby ubiegającej się o zatrudnienie w procesie rekrutacji. Zarówno kandydat ubiegający się o zatrudnienie w procesie rekrutacji, jak i pracownik przy zatrudnieniu w celu zweryfikowania podstawowych danych przez pracodawcę może okazać tradycyjny dowód osobisty albo według swojego wyboru cyfrowy dokument dostępny w aplikacji mObywatel. Pracodawca może żądać przedstawienia oryginałów dokumentów, potwierdzających informacje zawarte w oświadczenia do wglądu lub sporządzenia ich kopii.
Przykład 6.
Czy postawa pana Antoniego, którego wątpliwość budzi okazanie cyfrowego dowodu osobistego w celu zweryfikowania podstawowych danych wskazanych przez panią Klarę, która jest przez niego zatrudniana, i żądanie od kobiety okazania dowodu tradycyjnego, jest prawidłowa?
Pracownik może okazać pracodawcy dowód osobisty w formie tradycyjnej lub dowód cyfrowy, dlatego postawa pana Antoniego nie jest prawidłowa. Okazanie dowodu cyfrowego pozwala na zweryfikowanie podstawowych danych i nie ma potrzeby wymagania przez pracownika okazania dowodu tradycyjnego.
Pozyskanie dodatkowych danych z inicjatywy pracodawcy za zgodą pracownika
Poza tym pracodawca może uzyskać dodatkowe dane, o ile zgodę na to wyrazi kandydat do pracy lub pracownik. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania wskazanych osób w zatrudnieniu, a zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Kategorie danych przekazywanych wyłącznie z inicjatywy pracownika
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik mogą także przekazać pracodawcy dodatkowe dane z własnej inicjatywy.
- dane dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego;
- dane dotyczące poglądów politycznych;
- dane dotyczące przekonań religijnych lub światopoglądowych;
- dane dotyczące przynależności do związków zawodowych;
- dane genetyczne;
- dane biometryczne;
- dane dotyczące zdrowia;
- dane dotyczące seksualności;
- dane dotyczące orientacji seksualnej.
Przykład 7.
Czy pan Marian, zatrudniając w swojej firmie panią Grażynę, może żądać od niej podania informacji o orientacji seksualnej?
Pracodawca nie może żądać od pracownicy podania danych dotyczących jej orientacji seksualnej, chyba że pani Grażyna przekaże pracodawcy te dane z własnej inicjatywy.
Przekazanie danych pracownikowi przez pracodawcę
Pracodawca jako podmiot pozyskujący dane osób ubiegających się o zatrudnienie lub pracowników ma też obciążające go względem tych osób obowiązki informacyjne obejmujące przekazanie określonych informacji.
- pełną nazwę, adres siedziby pracodawcy;
- dane kontaktowe inspektora ochrony danych, o ile jest wyznaczony;
- cel przetwarzania danych oraz wskazanie podstawy prawnej przetwarzania danych;
- znanych pracodawcy odbiorcach danych lub ich kategoriach w chwili gromadzenia danych;
- zamiarze transgranicznego przetwarzania danych, o ile taki istnieje;
- okresie, w którym dane będą przetwarzane, bądź kryteriach ustalania tego okresu;
- przysługujących pracownikowi lub kandydatowi prawie do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
- prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem w przypadku danych, które są zbierane na podstawie zgody;
- prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
- dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania.
Przechowywanie pozyskanych danych w aktach osobowych pracownika
Wskazać należy, że w przypadku pracowników pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych. Zgromadzone w toku rekrutacji dane obejmujące oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, przechowywane są w aktach osobowych pracownika w części A. Natomiast akta osobowe pracownika w części B zawierają oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.
Podsumowując, dane, które pracodawca może uzyskać obowiązkowo, określono w przepisach prawa pracy. Nie oznacza to, że inne dane nie mogą zostać przez pracownika podane z własnej inicjatywy czy też na wniosek pracodawcy za zgodą pracownika.
