Kiedy można odebrać akta osobowe od pracodawcy?

Otrzymałam od byłego pracodawcy informacje że za 10 lat będę mogła odebrać swoje akta osobowe. Jeżeli tego nie zrobię, wówczas cała moja dokumentacja dotycząca zatrudnienia zostanie zniszczona. Czy były pracodawca ma do tego prawo? Czy nie powinien przechowywać moich dokumentów 50 lat?

Lena, Szczyrk

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku, przyznała nowe uprawnienia pracownikom, w tym na przykład możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. 

Akta osobowe – skrócenie okresu przechowywania

Wspomniana ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta osobowe 10, a nie jak do tej pory aż 50 lat. W tym zakresie rozpatrzono 3 przypadki:

1. Pracownicy zatrudnieni po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 roku. Dla tej grupy skrócono czas przechowywania dokumentów pracowniczych do 10 lat.
2. Pracownicy, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 roku.  Dla tej grupy zasadą jest prowadzenie akt przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jednak pracodawca, który złożył w ZUS-ie raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika, będzie mógł również skrócić okres przechowywania dokumentacji do 10 lat.
3. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku. W ich przypadku nie nastąpią żadne zmiany, czyli pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat.

Informacja o możliwości odbioru dokumentacji

Pracodawca w chwili ustania stosunku pracy ma obowiązek przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania jego dokumentacji, o możliwości jej odbioru oraz o jej zniszczeniu. Przekazuje się ją często razem ze świadectwem pracy.

W informacji powinny zostać podane takie informacje jak:

• Data zakończenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Według przepisów jest to 10 lat od zakończenia zatrudnienia.
• Okres, w jakim można odebrać dokumentację pracowniczą. Przepisy zakładają że pracownik ma możliwości jej odbioru w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.
• Zapis o tym że dokumentacja zostanie zniszczona. Były pracodawca ma obowiązek zniszczyć ją w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu, w którym pracownik może odebrać archiwalną dokumentację pracowniczą, a tego nie zrobi.

Obecne przepisy dają możliwość na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat. Przewidują też, że akta osobowe mogą zostać odebrane przez pracownika po tym okresie. Jeżeli pracownik nie odbierze ich w przewidzianym czasie, zostaną one zniszczone.