Poradnik Pracownika

Kwestionariusz osobowy - jakie dane należy w nim zawrzeć?

Zarówno kandydaci do pracy, jak i osoby, które zostały już zatrudnione na nowym stanowisku, muszą wypełnić kwestionariusz osobowy. Warto więc już przed rozpoczęciem rekrutacji wiedzieć, jakie dane będą niezbędne, czym jest ten dokument, dlaczego go wypełniamy i na jakie pytania nie musimy odpowiadać. Przeczytaj niniejszy artykuł, gdzie przybliżamy tę kwestię.

Czym jest kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, który wypełniają kandydaci na dane stanowisko oraz osoby, które już zostały zatrudnione. Zdarza się, że wypełniany jest dwukrotnie. Jeśli zawieramy z pracodawcą umowę o pracę, kwestionariusz ten jest obligatoryjny i powinien zostać złożony w aktach pracowniczych.

Osoba, która jest w trakcie rekrutacji i dopiero stara się o to, by zostać zatrudnioną, zazwyczaj wypełnia kwestionariusz osobowy w wersji uproszczonej, z kolei zatrudniony już pracownik otrzymuje wersję rozszerzoną. 

Kwestionariusz jest dokumentem, który zawiera podstawowe dane osobowe na temat pracownika. Jakie? 

Kwestionariusz osobowy – jakie dane musimy zawrzeć?

Skoro wiemy już, czym jest kwestionariusz osobowy, warto również wiedzieć, jakie dane musimy w nim podać. Dzięki temu będziemy mogli już wcześniej przygotować wszystko, co niezbędne, by wypełnić go sprawnie i przede wszystkim prawidłowo.

Warto zaznaczyć, że od 25 maja 2018 roku wchodzi w życie rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane RODO. W związku z tym zmianie ulega również zakres danych, o jakie może nas poprosić pracodawca w kwestionariuszu osobowym.

Do tej pory art. 221 § 1 miał następujące brzmienie:

§ 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) imiona rodziców,

3) datę urodzenia,

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5) wykształcenie,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Z wejściem w życie RODO jego brzmienie zmieni się, a pracodawcy w kwestionariuszu osobowym będzie mógł zapytać pracownika o:

  • nasze imię (bądź imiona) i nazwiska,

  • naszą datę urodzenia,

  • adres e-mail,

  • numer telefonu,

  • wykształcenie,

  • adres do korespondencji,

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zauważyć więc można, że pracodawca może zapytać o adres e-mail i numer telefonu, czego wcześniej podany paragraf nie obejmował. Jeśli natomiast chodzi o dane, które znikną z listy, jest to adres zamieszkania, który zastąpi jedynie adres do korespondencji, nie może on zapytać również o imiona rodziców.

Zmianie ma ulec również § 2 wspomnianego wyżej artykułu, który aktualnie brzmi:

§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Po wejściu w życie RODO pracodawca będzie mógł żądać od osoby zatrudnionej dodatkowych danych, takich jak:

  • adres zamieszkania,

  • numer PESEL (jeśli go nie posiada – rodzaj i numer dokumentu, który potwierdzi tożsamość)

  • inne dane osobowe pracownika i jego dzieci oraz innych członków rodziny, jeśli z tego tytułu będzie mógł on korzystać ze szczególnych uprawnień.

Jak widać, danych jest sporo, a kilku z nich często nie pamiętamy na co dzień, poza tym w stresie (nowa praca, rozmowa kwalifikacyjna itp.) często możemy zapomnieć naprawdę banalne informacje, więc warto przygotować sobie dane w notatniku i mieć je przy sobie podczas rekrutacji czy pierwszego dnia w pracy.

Warto również wspomnieć, że po zatrudnieniu pracownika przetwarzanie takich danych, jak adres do korespondencji, numer telefonu czy adres e-mail będą możliwe wyłącznie, jeśli pracownik złoży oświadczenie papierowe lub elektroniczne. Przetwarzanie innych danych również będzie wymagało oświadczenia w podanych wyżej formach.

Po co pracodawcy kwestionariusz osobowy?

Dla wielu pracowników zastanawiające jest, po co pracodawcy aż tak dużo danych osobowych. Czy to konieczne? A może zaspokaja własną ciekawość? Takie wątpliwości nie są niczym dziwnym.

Warto więc wiedzieć, że pracodawcy pytają o takie kwestie, które są im niezbędne, na przykład do tego, by pracownicy mogli otrzymywać i korzystać z danych świadczeń. W związku z tym podanie danych jest konieczne dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, by mogli korzystać w pełni ze swoich praw.

O co nie może zapytać pracodawca?

Wypełniając kwestionariusz osobowy, musimy również pamiętać, że pracodawca nie ma prawa pytać nas o wszystko, a niektóre z pytań są wręcz zabronione. Lista danych, których podania może wymagać, jest długa, jednakże nie zawiera w sobie wszystkiego.

I tak, pracodawca nie może nas pytać o to:

  • czy zamierzamy wziąć ślub w najbliższym czasie

  • czy kobieta zamierza zajść w ciążę lub starać się o dziecko

  • jakie mamy poglądy polityczne

  • jaka jest nasza orientacja seksualna

  • jaką religię wyznajemy

  • czy należymy do jakiegoś związku.

Kwestionariusz osobowy przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.