Poradnik Pracownika

Zmiana danych osobowych pracownika - wzór z omówieniem

Pracownik rozpoczynający pracę podaje pracodawcy swoje dane poprzez wypełnienie kwestionariusza osobowego. Aktualne dane są bardzo istotne, jeżeli chodzi o nawiązanie i funkcjonowanie stosunku pracy. Dowiedz się, dlaczego pracodawcy powinna być zgłaszana każda zmiana danych osobowych pracownika.

Pobierz darmowy wzór oświadczenia o zmianie danych osobowych w dwóch formatach - pdf i docx!

Do pobrania:

pdf
Zmiana danych osobowych pracownika - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Zmiana danych osobowych pracownika - wzór.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Udostępnianie danych osobowych pracodawcy

Według Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od kandydata ubiegającego się o pracę, udostępnienia następujących danych:

  • imion i nazwiska,
  • daty urodzenia,
  • danych kontaktowych,
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca ma prawo zażądać od pracownika podania dodatkowo następujących danych:

  • numeru identyfikującego PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • adresu zamieszkania,
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Dodatkowo pracownik powinien udostępnić pracodawcy, dane dotyczące:

  • urzędu skarbowego dla celów rozliczeniowych
  • osoby, z którą należy się skontaktować w razie wypadku,
  • oddziału NFZ,
  • innych kwestii (jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów).

Art. 221 § 5 kodeksu pracy
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zmiana danych osobowych pracownika

Pracownik, który zmienia dane osobowe, powinien jak najszybciej powiadomić o tym swojego pracodawcę. Jest to szczególnie ważne, szczególnie jeśli chodzi o ubezpieczenie. Pracodawca ma bowiem obowiązek zgłoszenia zmiany danych w terminie 7 dni od daty zaistnienia tej zmiany. Niepoinformowanie ZUS na przykład o zmianie nazwiska czy oddziału NFZ może być przyczyną niepotrzebnych komplikacji w razie korzystania ze świadczeń bezpłatnej służby zdrowia.

Zmiana danych osobowych pracownika takich jak adres zamieszkania czy właściwości urzędu skarbowego istotna jest przy rozliczeniu rocznym PIT-11. Podanie nieprawidłowych danych powoduje konieczność sporządzania zbędnych korekt deklaracji, przez co pracownik ma mniej czasu na rozliczenie się z fiskusem. W przypadku zmiany pracy były zakład pracy może przesłać PIT-11 na nieaktualny adres, przez co w ogóle deklaracja ta może nie trafić do pracownika. W przypadku zmiany adresu zamieszkania, która powoduje także zmianę właściwego urzędu skarbowego, należy powiadomić nie tylko aktualnego pracodawcę, ale także pozostałych płatników podatku dochodowego (byłego pracodawcę, zleceniodawcę), którzy odprowadzali zaliczkę na podatek dochodowy w danym roku.

Forma powiadomienia pracodawcy o zmianie danych osobowych

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie powinna być zgłoszona pracodawcy zmiana danych osobowych pracownika. Można zatem dokonać tego:

  • ustnie,
  • pisemnie,
  • w formie elektronicznej.

Niezaprzeczalnie najlepszą formą jest oświadczenie pracownika sporządzone na piśmie, gdyż może być ono istotnym dowodem w razie sporów pomiędzy stronami stosunku pracy.