Jakie dane od pracodawcy podczas rekrutacji powinien uzyskać pracownik?

Każdego dnia prowadzone są w różnych podmiotach procesy rekrutacyjne. Nie ulega wątpliwości, że w toku każdego procesu rekrutacyjnego pracodawca ma prawo pozyskiwać dane od kandydatów do pracy lub pracowników, ale też ma obowiązek udostępnić im określone dane i informacje. Niniejszy tekst wyjaśni, jakie dane od pracodawcy podczas rekrutacji powinien uzyskać pracownik.

Dane od pracodawcy podczas rekrutacji, które powinien uzyskać pracownik

Pracodawca w toku rekrutacji pozyskuje dane osób ubiegających się o zatrudnienie lub pracowników, ale ma względem tych osób obowiązki informacyjne obejmujące przekazanie następujących informacji:

1. pełnej nazw oraz adresu siedziby pracodawcy;

2. dane kontaktowe inspektora ochrony danych, o ile jest wyznaczony;

3. cel przetwarzania danych oraz wskazanie podstawy prawnej przetwarzania danych;

4. znanych pracodawcy odbiorcach danych lub ich kategoriach w chwili gromadzenia danych;

5. zamiarze transgranicznego przetwarzania danych, o ile taki istnieje;

6. okresie, w którym dane będą przetwarzane, bądź kryteriach ustalania tego okresu;

7. przysługującym pracownikowi lub kandydatowi prawie do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;

8. prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem w przypadku danych, które są zbierane na podstawie zgody;

9. prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

10. dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania.

Przykład 1. 

Czy postawa pracodawcy, który na jednym z popularnych portali ogłoszeniowych zamieścił ofertę pracy, nie wskazując informacji dotyczących tego, kto jest podmiotem rekrutującym (ze wskazaniem pełnej nazwy i siedziby, informacji o podstawie prawnej i celu przetwarzania danych) jest prawidłowa? 

Takie zachowanie pracodawcy nie jest prawidłowe, jak zostało bowiem wcześniej wskazane, obowiązkiem pracodawcy jest wskazanie pełnej nazwy i adresu siedziby, celu przetwarzania danych oraz wskazanie podstawy prawnej ich przetwarzania. Wszystko to powinno nastąpić już na etapie ogłoszenia o pracę. 

Wyznaczenie inspektora ochrony danych osobowych

Wyznaczenie inspektora ochrony danych osobowych jest obowiązkowe w przypadku podmiotów publicznych z wyjątkiem sądów w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości. 

Poza tym wyznaczenie inspektora ochrony danych osobowych jest obowiązkowe, gdy główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę, lub główna działalność administratora bądź podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Przykład 2. 

Czy postawa pracodawcy, który umieszczając ofertę pracy, nie wskazał danych inspektora ochrony danych osobowych, który w jego firmie nie został wyznaczony, jest sprzeczna z prawem w zakresie obowiązków informacyjnych pracodawcy na etapie rekrutacji? 

Jeśli w danej firmie nie wyznaczono inspektora ochrony danych osobowych, nie można mówić o nieprawidłowym zachowaniu pracodawcy i zarzucać mu naruszenia obowiązków informacyjnych.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Cel przetwarzania danych osobowych pracodawca podaje, wskazując, że przekazane dane są niezbędne w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, a podstawa prawna jego przetwarzania to odpowiednie przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych. 

Wskazanie danych osobowych, jakie gromadzone są w procesie rekrutacji, okresu ich przetwarzania i odbiorców

Pracodawca wskazuje, jakie dane osobowe pracownik lub kandydat w procesie rekrutacji podaje dobrowolnie, a jakie ma obowiązek podać, oraz informuje o konsekwencjach ich niepodania.

Pracodawca musi wskazać na przysługujące pracownikowi lub kandydatowi prawo do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, jak też poinformować o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem w przypadku danych, które są zbierane na podstawie zgody. Ponadto powinien informować o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wskazanie odbiorcy danych osobowych następuje poprzez zawarcie formuły dotyczącej tego, kto jest odbiorcą danych osobowych.

Transgraniczne przekazanie danych

W przypadku transgranicznego przekazania danych pracodawca ma obowiązek poinformować osobę, której dane będą w ten sposób przetwarzane, o takim zamiarze. Transgraniczne przetwarzanie danych osobowych oznacza przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się w Unii Europejskiej w ramach działalności jednostek organizacyjnych w więcej niż jednym państwie członkowskim administratora lub podmiotu przetwarzającego w UE posiadającego jednostki organizacyjne w więcej niż jednym państwie członkowskim albo przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się w UE w ramach działalności pojedynczej jednostki organizacyjnej administratora lub podmiotu przetwarzającego w UE, ale które znacznie wpływa lub może znacznie wpłynąć na osoby, których dane dotyczą, w więcej niż jednym państwie członkowskim.

Informacje, jakie pracodawca będzie zobowiązany wskazać w procesie rekrutacji po wdrożeniu dyrektywy w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet 

Wspomnieć należy, że Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 roku w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania nakazuje wprowadzić do krajowych porządków prawnych państw członkowskich przejrzystość wynagrodzeń przed zatrudnieniem, oznaczającą, że każdy kandydat na etapie rekrutacji ma mieć prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy informacji na temat początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału opartego na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, przewidzianego w odniesieniu do danego stanowiska oraz w stosownych przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska. Pracodawca powinien udostępnić te informacje, aby negocjacje dotyczące wynagrodzenia prowadzone mogły być świadomie i przejrzyście. Informacja w szczególności może zostać zamieszczona ogłoszeniu o pracę, przekazana przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny sposób. 

Skutki naruszenia ochrony danych osobowych

Naruszenie przez pracodawcę przepisów dotyczących ochrony danych osobowych może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi. Ponadto osobom, w stosunku do których doszło do naruszenia przepisów dotyczących ochrony, przysługuje prawo do dochodzenia roszczeń odszkodowawczych w przypadku naruszenia ich praw związanych z ochroną danych osobowych.

Informacje, jakie należy wskazać pracownikowi po zatrudnieniu

W przypadku zatrudnienia pracownika po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca informuje go w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;

2. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;

3. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;

4. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;

5. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;

6. w przypadku pracy zmianowej o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;

7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;

8. innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;

9. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;

10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;

11. prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;

12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;

13. w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poza tym nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca w ten sam sposób informuje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy, oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Podsumowując, w procesie rekrutacji zarówno w przypadku kandydatów, jak i osób przyjmowanych do pracy pracodawca powinien dopełnić obowiązków informacyjnych, które w głównej mierze koncentrują się wokół ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.